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ESTABLECER por este medio el Manual del Supervisor, que será utilizado por la Dirección de Supervisión de Empresas de Seguros y por el Departamento de Prevención de BC/FT/FPADM, en el desarrollo de sus supervisiones a los sujetos regulados.
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**Artículo 1.** *Objeto.* ESTABLECER por este medio el Manual del Supervisor, que será utilizado por la Dirección de Supervisión de Empresas de Seguros y por el Departamento de Prevención de BC/FT/FPADM, en el desarrollo de sus supervisiones a los sujetos regulados.
**Artículo 2.** *Actividades supervisadas.* Ley 60 de 29 de julio de 1996
**Artículo 3.** *Supervisión consolidada.*
**Artículo 4.** *Supervisión extra situ.*
**Artículo 5.** *Supervisión in situ.* Es la supervisión que la Superintendencia de Seguros y Reaseguros desarrolla de forma presencial en las oficinas del sujeto obligado del sector de seguro y reaseguro. Esta supervisión puede realizarse bajo los siguientes supuestos: -Como consecuencia del Programa Anual de Supervisiones aprobado por cada de una de las áreas responsables y, consecuentemente, aprobado por el Superintendente de Seguros y Reaseguros. -A razón de que la Superintendencia de Seguros y Reaseguros reciba solicitud de autoridad competente de obtener información específica de un sujeto regulado. -Como consecuencia de un aspecto de la supervisión extra situ que necesite ampliarse. -Como una supervisión de seguimiento, que el sujeto obligado reporte que ha culminado su Plan de Acción, para verificar que esto sea cierto. -Como una supervisión especial, enfocada al examen de una situación de posible incumplimiento que sea detectada en el sujeto regulado de oficio. -Como consecuencia de los resultados del Plan de Supervisiones del Consejo de Coordinación Financiera.
**Artículo 6.** *Supervisión de gobierno corporativo.* Durante las supervisiones in situ se revisará que el sujeto regulado cumpla con las disposiciones referentes al Gobierno Corporativo, establecidas por el Acuerdo 2 de 21 de junio de 2016.
**Artículo 7.** *Registros contables y documentación de respaldo.* Durante una supervisión in situ consolidada, entre el Departamento de Prevención de BC/FT/FPADM y la Dirección de Supervisión de Empresas, se revisar los siguientes documentos, sin un orden particular: 1\. Expedientes de los consumidores del servicio de seguros, colaboradores, proveedores y cualquier sujeto, sea regulado o no, con el que mantenga una relación comercial. (Ejem. Copia de identificación personal o cédula para corroborar la identificación personal que en el formulario de debida diligencia). 2\. Base de datos de todo el portafolio de los consumidores del servicio de seguros. El supervisor debe revisar que exista una correlación con el expediente físico o digital de cada personal, por lo que, tanto la base de datos como el expediente deben estar actualizados. 3\. Matriz y metodología que le permite categorizar el riesgo de cada consumidor del servicio de seguros. 4\. Matriz y metodología que le permite categorizar el riesgo de cada proveedor y empleado. 5\. Matriz y metodología de evaluación de productos. 6\. 7\. Metodología para el monitoreo del consumidor de los servicios de seguros contra listas de riesgos locales e internacionales. 8\. Metodología para el monitoreo de los proveedores y empleados contra listas de riesgos locales e internacionales. 9\. Sistemas o herramientas de control proporcional a los riesgos inherentes que hayan identificado. 10\. Herramientas tecnológicas que permitan egresar efectividad al control y monitoreo de las operaciones efectuadas por los consumidores del servicio de seguros. 11\. Manual de Prevención de BC/FT/FPADM 12\. Políticas de prevención de BC/FT/FPADM 13\. Programa de Cumplimiento. 14\. Informe Final del Programa de Cumplimiento (el último que se haya realizado previo a la supervisión) 15\. Evaluación de Riesgo realizada por el sujeto regulado a sí mismo, conforme lo establecido en el del Acuerdo 3 de 2022. 16\. Evaluación Independiente realizada por un auditor externo, en cumplimiento con lo establecido en el del Acuerdo 3-2022. 17\. 18\. Registros contables o auxiliares relacionados a compromisos adquiridos. 19\. Registros contables o auxiliares relacionadas a operaciones fuera de balance. 20\. 21\. Reporte que detalle las pólizas canceladas anticipadamente y el beneficiario final de la devolución de las primas acumuladas. 22\. Reporte de los contratos de pólizas cedidas de Reaseguradoras, su modalidad de cesión y país de estas Reaseguradoras. 23\. Reporte de los contratos de pólizas cedidas a otras Aseguradoras y país de estas Aseguradoras. 24\. Registro contable o auxiliar de las cuentas de ahorros o de inversión relacionadas a pólizas, con detalle complementario de las facilidades de crédito otorgadas al consumidor de los servicios de seguros y reaseguros. 25\. Registro contable o auxiliar de los pagos realizados a las facilidades de crédito otorgadas al consumidor de los servicios de seguros y reaseguros. 26\. Registro contable o auxiliar de los contratos de pólizas con primas pendientes de cobro. 27\. Registro contable o auxiliar de otras cuentas por cobrar. 28\. Registro contable o auxiliar de los Financiamientos Recibidos por el sujeto obligado del sector de seguros y reaseguros: a. Emisores de deuda y obligaciones. b. Préstamos. c. Obligaciones subordinadas. 29\. Registro contable o auxiliar de Otros Pasivos y su documentación de respaldo. 30\. Registro contable o auxiliar de cuentas por pagar varias y su documentación de respaldo. 31\. Registro contable o auxiliar de Otros Activos y su documentación de respaldo. 32\. Registro contable o auxiliar de los Reaseguros por pagar. 33\. Registro o Auxiliar contable de los reembolsos y rescates con su respectiva documentación de respaldo. 34\. Registro o Auxiliar contable de las transacciones con compañías relacionadas y afiliadas y su respectiva documentación de respaldo. 35\. Registro o Auxiliar contable de los siniestros pagados que permita ver el beneficiario final del pago. 36\. Registro Auxiliar contable de los siniestros en trámite. 37\. Registro o auxiliar de los reclamos de pólizas bajo subrogación. 38\. Registro o Auxiliar contable de las fianzas bajo subrogación por cambio de fiado/ solicitante, beneficiario, Fiador o por sustitución del objeto del contrato. 40\. Registro o Auxiliar contable de pagos recibidos en concepto de fianzas emitidas. 41\. Registro o Auxiliar de los detalles correspondiente a las pólizas de transporte (Unimodal, Multimodal, Segmentado). 42\. Registro o Auxiliar contable de los pagos recibidos en concepto de inventario de salvamento/ recupero. 43\. Registro o Auxiliar contable de las primas pendientes de aplicar. 44\. Registro o Auxiliar contable de las primas pendientes de cobrar. 45\. Cualquier otro documento o información que sea necesario para verificar el funcionamiento y el nivel de cumplimiento de prevención de BC/FT/FPADM, así cómo para verificar el correcto cumplimiento de la norma contable aplicable vigente.
**Artículo 8.** *Alcance de inspección.*
**Artículo 9.** *Procesos de supervisión.* Los procesos de Supervisión In Situ quedan estructurados así: 1. Presentación de Información mediante la Supervisión Extra Situ: El Departamento de Prevención de BC/FT/FPADM solicita la presentación semestral de información referente a Factores de Riesgo que mantiene el sujeto regulado (Ejem. Factor Cliente, Factor Geográfico, etc.). Esta información es suministrada a través de una plantilla de llenado en formato de Excel. En el caso de la Dirección de Supervisión, las supervisiones in situ se realizan en base a un Plan Anual de Supervisión realizado por la jefatura de la Dirección todos los años y aprobados por el Superintendente. 2. Inicio de la Supervisión: En el caso de la Dirección de Supervisión de Empresas, el primer paso es elaborar el Plan de Supervisión de la Empresa, donde todo lo que requerirá el regulado durante la inspección. Este tipo de supervisión es la que permite determinar el Plan de Supervisión del Departamento de Prevención de BC/FT/FPADM, indicando cuál será la frecuencia de supervisiones in situ necesarias para los sujetos regulados, considerando el enfoque basado en riesgo. Este documento debe contener, como mínimo, lo siguiente: a) Fecha de inicio de la supervisión b) Número de supervisores que participarán c) Número de personal técnico de la Superintendencia que pudiera asistir a la supervisión con los supervisores, indicando los departamentos a los cuales pertenecen. De forma adjunta a la nota de Inicio de Supervisión, se debe enviar la nota de Solicitud de Información, donde se dará el detalle de la información que se requerirá a disposición de los supervisores y personal técnico durante la supervisión. La nota de Inicio de Supervisión se entregará el día de la supervisión, en conjunto con la nota de Solicitud de Información. 3. Entrevistas: La primera entrevista que solicitará el supervisor de prevención es con el/la Oficial de Cumplimiento o Enlace Responsable del sujeto regulado, a fin de que se proporcione la información solicitada mediante la Solicitud de Información. Para tales fines, los supervisores indicarán a los sujetos obligados del sector de seguros el detalle de los adicional de la información o documentos y la fecha específica en que ser entregados. Para la Dirección de Supervisión, la primera reunión será con el Gerente General o el encargado del Departamento de Contabilidad y Finanzas, y de esta reunión de definirá que otras entrevistas son necesarias para obtener la información requerida. 4. En esta reunión deben discutirse los aspectos principales de la supervisión, así como aclarar cualquier duda que pueda quedarle al supervisor con respecto a toda la información recolectada. Recordar, como supervisores, que el fin principal de la supervisión in situ es conocer la realidad del sujeto regulado. 5. Informe de Supervisión: Posterior a la finalización de la visita de supervisión in situ, los supervisores contarán con un término de máximo dos (2) meses para emitir un Informe de Supervisión respecto a . En este informe se contemplarán todos los aspectos revisados durante la supervisión, resaltando los posibles hallazgos de incumplimiento, observaciones de los supervisores y recomendaciones, también sobre posibles mejoras. Este informe mantendrá un formato estandarizado, que será desarrollado de forma individual por el Departamento de Prevención de BC/FT/FPADM y por la Dirección de Supervisión de Empresas de Seguros. 6. Plan de Acción: En el Informe de Supervisión el supervisor establecerá el plazo para que el sujeto regulado presente su Plan de Acción respecto a lo que se haya recomendado. 7. Monitoreo (Reportes): El Plan de Acción presentado seguirá un formato estandarizado creado por el Departamento de Prevención de BC/FT/FPADM y este tendrá la obligación de hacérselo llegar a los sujetos regulados, además de explicarles con claridad cómo procese el llenado de este. Los períodos de actualización del Plan de Acción ser fijados también por el supervisor.
**Artículo 10.** *Multas.* El incumplimiento por parte de los supervisores de las disposiciones establecidas en la presente Resolución conllevará la imposición de sanciones, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de la Superintendencia de Seguros y Reaseguros.
**Artículo 11.** *Aplicación.* Esta Resolución se emite con intención de ser para uso exclusivo y aplicación a los supervisores del Departamento de Prevención de BC/FT/FPADM y para los supervisores de la Dirección de Supervisión de Empresas de Seguros.
**Artículo 12.** *Derogación.* La presente resolución deroga la Resolución DG-SSRP-007 de 19 de mayo de 2022, “por la cual se establecen parámetros a seguir internamente para las Inspecciones”.
**Artículo 13.** *Vigencia.* Esta Resolución empezará a aplicarse a partir de su publicación en Gaceta Oficial y en la página web de la Superintendencia de Seguros y Reaseguros. **