Por el cual se aprueban los “procedimientos para la administración, regulación y control de flota vehicular”, en la Secretaría Nacional de Discapacidad (SENADIS).

Artículo 4. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº25824 de 28 de junio de 2007.  Ley 67 de 14 de noviembre de 2008, “Que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República”. Artículo 90. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº26169 de 20 de noviembre de 2008.  Ley 21 de 28 de Mayo de 2010, “Que dicta medidas sobre accidentes de tránsito menores en vías públicas del país”. Artículo 1. Publicado en Gaceta Oficial N°26546 de 2 de junio de 2010.  Ley 68 de 13 de diciembre de 2016, “Que regula el uso obligatorio básico de accidentes de tránsito”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°28177-B de 13 diciembre de 2016.  Decreto de Gabinete No.46 de 24 de febrero de 1972, “Por medio del cual se regula el Movimiento de vehículos de propiedad del Estado”. Artículos del 1 al 7. Publicado en Gaceta Oficial N°17056 de 13 de marzo de 1972.  Decreto Ejecutivo No.640 de 27 de diciembre de 2006, “Por el cual se expide el Reglamento de Tránsito Vehicular de la República de Panamá”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°25701 de 29 de diciembre de 2006.  Decreto Ejecutivo No.8 de 3 de marzo de 2008, "Que reglamenta la Ley 23 de 28 de junio de 2007, que crea la Secretaría Nacional de Discapacidad". Numeral 1.5 Departamento de Servicios Generales, ítems g, h, i, j, k, l, m del Artículo 20. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº26051 de 30 de mayo de 2008.  Decreto Ejecutivo No.124 de 27 de noviembre de 1996, “Por el cual se reglamenta el Decreto de Gabinete No.46 de 24 de febrero de 1972”. Artículos 1 al 12. Publicado en Gaceta Oficial N°23176 de 27 de noviembre de 1996.  Decreto Ejecutivo No.126-A de 2 de marzo de 2011, “Que reglamenta la Ley 21 de 28 de mayo de 2010, que dicta medidas sobre accidentes de tránsito menores en las vías públicas del país, modifica y adiciona el Reglamento de Tránsito Vehicular de la República de Panamá”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°26738 de 4 de marzo de 2011.  Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Punto 3.4. Norma de Control Interno para el Área de Materiales, Suministros y Activos; 3.4.5. Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo; 3.4.6. Acceso, Uso y Custodia de los Bienes; 3.4.7. Control Sobre Vehículos Oficiales del Estado; 3.4.8. Protección de Bienes de Activo Fijo. Publicado en la Gaceta Oficial Nº24380 de 4 de septiembre de 2001.  Decreto N°.420-2005 DM y SC de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial Nº25424 de 14 de noviembre de 2005.  Decreto No.156-2007 DMySC de 4 de mayo de 2007, “Por el cual se aprueba el documento titulado “Procedimientos para Incluir y Excluir Vehículos de las Pólizas de Seguros”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°25816 de 19 de junio de 2007.  Decreto Número 247-2007 DMySC de 23 de julio de 2007, “Por el cual se aprueba el documento titulado “Procedimientos para la Regulación en el Uso y Manejo de Matriculas para Vehículos Oficiales”. Artículo 2. Publicado en la Gaceta Oficial N°25906 de 25 de octubre de 2007.  Decreto Número 455-2010 DMySC de 14 de diciembre de 2010, “Por el cual se aprueba el documento titulado “Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de los Fondos de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Quinta Versión”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°26709-A de 26 de enero de 2011.  Decreto Núm.715-2011-DMySC de 8 de noviembre de 2011, “Por lo cual se aprueba y formaliza el documento titulado “Guía de Formularios Estandarizados para la Gestión Administrativa de las Placas Oficiales”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°26934-A de 19 de diciembre de 2011.  Decreto Núm.288-2014-DMySC de 30 de septiembre de 2014, “Por el cual se aprueba el Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP)”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº27676-A de 9 de diciembre de 2014”.  Decreto Número 80-2017-DMySC de 21 de diciembre de 2017, “Por el cual se modifica el documento denominado “Manual de Procedimientos para el Manejo y Control de las Placas Oficiales de Vehículos Propiedad del Estado, en la Contraloría General de la República”, aprobado mediante Decreto Núm.9-2017-DMySC de 12 de enero de 2017 y promulgado en la Gaceta Oficial 28211-A de 7 de febrero de 2017 y se genera la segunda versión”. Artículo 2. Publicado en la Gaceta Oficial Nº28451-A de 24 de enero de 2018.  Decreto Número 10-2019-DNMySC de 18 de febrero de 2019, “Por el cual se modifica en algunas de sus partes, el documento titulado “Manual de Procedimientos Para el Uso y Manejo de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Quinta Versión”, oficializado mediante Decreto Núm.455-2010-DMySC de 14 de diciembre de 2010 y modificado mediante Decreto Núm.791-2011-DMySC de 20 de diciembre de 2011, Decreto Número 3442014-DMySC de 12 de diciembre de 2014 y Decreto Número 05-2019-DNMySC de 7 de febrero de 2019. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°28722-A de 26 de febrero de 2019.  Decreto Número 60-2018-DNMySC de 19 de octubre de 2018, “Por el cual se actualiza la Estructura Organizativa de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se aprueba el Manual de Organización y Funciones de esa Dirección”. Publicada en Gaceta Oficial Digital N°.28652-A de 12 de noviembre de 2018.  Decreto Número 32-2017-DMySC de 5 de mayo de 2017, “Por el cual se aprueba el Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Patrimoniales (Activos Fijos e Intangibles y Bienes no Depreciables) en el Sector Público, Tomos I y II”, Segunda Versión. Publicado en la Gaceta Oficial Nº28331-C de 27 de julio de 2017.  Fe de Errata Para corregir error involuntario en el Decreto No.32-2017-DMYSC de 5 de mayo de 2017 emitido por la Contraloría General de la República y publicado en la Gaceta Oficial Digital No.28331-C de 27 de julio de 2017. Publicado en la Gaceta Oficial N°.28344-B de 16 de agosto de 2017.  Decreto Número 36-2017-DMySC de 26 de mayo de 2017, “Por el cual se aprueba el Codificador Financiero para el Registro de Activos Fijos, Intangibles y Bienes No Amortizables en el Sector Público”. Publicado en la Gaceta Oficial Nº28335-B de 2 de agosto de 2017.  Resolución No.09 RUVM de 19 de marzo de 2012, “Por la cual se crea la Placa Única y Definitiva Especial para Vehículos Oficiales Propiedad del Estado”. Artículo1. Publicado en la Gaceta Oficial N°27007-C de 3 de abril de 2012.  Resolución Núm. MEF-RES-2018-235 de 30 de enero de 2018, “Por la cual se adopta el Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Patrimoniales (Activos Fijos e Intangibles y Bienes no Amortizables) en el Sector Público, Segunda Versión; y el Codificador Financiero para el Registro de Activos Fijos, Intangibles y Bienes No Amortizables en el Sector Público”, aprobados por la Contraloría General de la República. Publicado en la Gaceta Oficial N°28469 de 21 de febrero de 2018. C. Alcance Aplica para la Sección de Transporte en la sede, oficinas regionales que mantengan vehículos oficiales a su cargo y a todas las unidades administrativas involucradas en los procedimientos en la SENADIS. II. CONTROLES INTERNOS A. Generales 1. Le corresponde al titular de la SENADIS, instruir lo pertinente para que todos los funcionarios, independientemente del nivel jerárquico que ocupen, conozcan las normas de control gubernamental vigentes en la materia. 2. Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que puedan ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos. 3. Para ejecutar las acciones pertinentes a la toma de inventario, traslados, descartes y donación de vehículos de la SENADIS, la Dirección de Administración y Finanzas aplicará el Manual de Bienes Patrimoniales vigente; además, coordinará con el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República para tales actividades, por ser el ente normador y fiscalizador sobre todos los bienes del Estado. B. Específicos B.1. Placas 1. Todos los vehículos oficiales propiedad de la SENADIS, deben portar la placa única y definitiva especial con la identificación alfanumérica exclusiva, compuesta por la letra G y cinco dígitos consecutivos por inscripción, la cual será intransferible. 2. La placa oficial de los vehículos, propiedad del Estado, es intransferible, en los casos particulares (encubiertos), solo se podrán transferir, cuando se realicen los registros correspondientes y la transferencia sea modificada dentro de la SENADIS, previa autorización de la Contraloría General de la República. 3. Durante el período de renovación de las placas oficiales y actualización de la flota vehicular del Estado, todas las instituciones del Estado deberán enviar a la Contraloría General de la República, las solicitudes de renovación de la flota vehicular; sin embargo, solo se podrá renovar en el mes que le corresponda, según lo establezca la Contraloría General de la República. De no solicitar las placas oficiales en la fecha establecida, se les efectuará un recargo por placa. 4. La SENADIS, a través de la Dirección de Administración y Finanzas, comunicará la pérdida de la placa única oficial de los vehículos de la institución a la Contraloría General de la República. 5. Para realizar las solicitudes de los diferentes trámites, deben ceñirse a lo establecido en la “Guía de Formularios Estandarizados para la Gestión Administrativa de las Placas Oficiales” oficializado mediante el Decreto Núm.715-2011-DMySC de 8 de noviembre de 2015. Esta guía está disponible en la página web de la Contraloría General de la República (www.contraloria.gob.pa), lo que permitirá que cada entidad, conozca los requisitos de los trámites a realizar. Además, que de manera rápida y clara pueda elevar sus solicitudes a la Contraloría General de la República. No se aceptará ninguna solicitud sin el formulario correspondiente. 6. La SENADIS, comunicará cuando un vehículo oficial deje de prestar servicio en la institución por condiciones mecánicas irreparables o accidentes de tránsito que lo haya dejado fuera de servicio permanente, al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República. Además, le será devuelta la placa correspondiente al vehículo descartado a la Contraloría General de la República. 7. Para los nuevos vehículos adquiridos, el jefe de la Sección de Transporte, debe solicitar la asignación de las placas vehiculares, a la Oficina de Placas de la Contraloría General de la República, a través del buzón de correo electrónico [email protected], incluyendo el documento Asignación de Número de Placas a Vehículos Oficiales (Anexo Núm.5). Una vez recibida la comunicación de las placa(s) oficial(es) asignada(s), deberá informar por escrito a la empresa aseguradora, solicitando la inclusión de la(s) unidad(es) en la póliza de automóvil o la suscripción de la nueva póliza de ser el caso. La empresa aseguradora, deberá entregar a la entidad, la póliza o endoso donde conste que el vehículo ha sido asegurado con la respectiva placa oficial asignada. Concluido este trámite, se puede proceder con la inscripción de la placa oficial. 8. Para realizar los trámites de inscripción de placa oficial para vehículos nuevos, renovación de placa oficial, liberación de placas oficiales por remate, subasta pública, permuta o por donación a entidades no gubernamentales, cambio de generales por traspaso o donación a otras entidades gubernamentales, cambio de placa particular a placa oficial del Estado, liberación por pérdida total del vehículo oficial (traspaso a la aseguradora), liberación de placas oficial por descarte, devolución de placa oficial vencida (vigencia expirada), duplicado de placa oficial (extraviada, robada o hurtada) y duplicado del Registro Único de Propiedad Vehicular, se aplicará lo estipulado en el Decreto Núm.80-2017-DMySC de 21 de diciembre de 2017. 9. Requisitos para la Solicitud de Inscripción de Placas Oficiales: a. Solicitud de la entidad. b. Memorando del jefe de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la Republica en la entidad que solicita la inscripción. c. Copia del pre-revisado de vigente actual. d. Fiel copia de su original de la Liquidación de Aduanas (firmado por el servidor público autorizado). e. Copia de la Póliza de Seguro del vehículo oficial vigente hasta el 31 de diciembre del año fiscal en curso (la póliza se debe especificar la placa del vehículo). 10. Es responsabilidad de la SENADIS a través de la Sección de Transporte, llevar el control de los siguientes aspectos: a. b. c. La cantidad de vehículos y las placas con que cuenta. Los vehículos que se encuentran en circulación, con sus números de placas. Los vehículos fuera de circulación (señala el motivo por el cual están fuera de circulación) y sus placas. d. Solicitar el trámite correspondiente de los vehículos que no renovarán placa oficial (liberación por: descarte, pérdida total, subasta o donación). 11. Requisitos para Solicitud de Renovación de Placas Oficiales: a. b. c. d. e. Solicitud de la entidad. Memorando del jefe de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la Republica en la entidad, que solicita el trámite de renovación. Copia del revisado del año vigente. Copia del Registro Único Vehicular del vehículo oficial que se desea renovar. Copia de la Póliza de Seguro vigente hasta el 31 de diciembre del año fiscal en curso (la póliza debe especificar la placa del vehículo). B.2. Pólizas de Seguro 1. Queda bajo responsabilidad de la SENADIS, a través de la Dirección de Administración y Finanzas, comunicar y coordinar con las Compañías de Seguros, la actualización mediante un endoso nominal del número de placa oficial asignado, una vez culmine con el trámite de inscripción. 2. El responsable del seguro de la Dirección de Administración y Finanzas, debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de contratar las pólizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir. Estas se deben verificar periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan vigencia. 3. El jefe de la Sección de Transporte encargado de llevar el control de la flota vehicular y el responsable de manejar los seguros vehiculares, deben optimizar y garantizar que los vehículos oficiales gocen de las coberturas de seguros establecidas para el Estado, que suministren a la Oficina de Placas y Seguros del Estado de la Contraloría General de la República, copia de la Póliza o nota de solicitud de aseguramiento, debidamente firmada por la Aseguradora, mediante un sello que indique el número de póliza que habilita dicha cobertura para los vehículos de nueva adquisición, al momento que se soliciten los trámites de inscripción con placas oficiales. Es importante señalar que, al momento de remitir a la Compañía de Seguros la nota de solicitud de aseguramientos para vehículos nuevos, deben adjuntar la información del año, marca, modelo, número de motor, chasis, valor del vehículo con su factura de compra y certificado de inspección vehicular vigente. 4. Cuando los vehículos sean excluidos de la Póliza por reparaciones, deben remitir la Placa Oficial a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República (CGR) que atiende a la SENADIS para su custodia. Una vez sea reparado el vehículo, deberá ser incluido en la póliza y posteriormente, solicitar a la Oficina de Fiscalización de la CGR, la colocación de la placa oficial en la unidad reparada, esta solicitud debe estar respaldada con la copia del Endoso de Inclusión de la Póliza de dicha unidad. 5. La Sección de Transporte, coordinará con el responsable de los seguros institucionales, con el fin de resolver aquellos casos en que se suscitase un accidente vehicular. B.3. Multas 1. Cualquier servidor público que utilice un vehículo del Estado para un propósito que no sea oficial o que infrinja alguna norma establecida legalmente, será sancionado con una multa la primera vez; en caso de reincidencia, con la destitución del cargo, independientemente de la responsabilidad civil, penal o disciplinaria establecida en el Reglamento Interno de la SENADIS, tal como lo dispone el Decreto Ejecutivo Núm.124 de 27 de febrero de 1996. B.4. Control Sobre Vehículos 1. Sólo podrán conducir los vehículos oficiales, los conductores de la Sección de Transporte designados por la SENADIS, cuando no hay conductores disponibles y se requiera que un servidor público conduzca un vehículo, lo podrá hacer con la previa autorización por escrito de la Dirección de Administración y Finanzas, además deberá contar con la licencia apropiada para conducir. 2. La Dirección de Administración y Finanzas, a través de la Sección de Transporte, le corresponde llevar la administración, regulación y el control de los vehículos, para cumplir con las actividades propias de la SENADIS. 3. Las compras de repuestos para los vehículos, deben realizarse a través de una Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), debidamente aprobadas y justificadas por el jefe de la Sección de Transporte ante la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Los vehículos adquiridos con fondos de la SENADIS, no pueden circular, sin que se les haya pintado una franja amarilla, con un ancho de no menos de 4 pulgadas en los laterales, que lo identifique como propiedad del Estado (PARA USO OFICIAL) y el logo oficial de la institución (SENADIS). A los vehículos de color amarillo, se le pintarán bordes negros paralelos sobre la franja amarilla. Con excepción del vehículo de propiedad del Estado que use el titular de la Secretaría Nacional de Discapacidad. 5. El jefe de la Sección de Transporte, debe velar para que las llaves de los vehículos reposen en un casillero con los números de placas o identificación correspondiente de cada vehículo. 6. El jefe de la Sección de Transporte, debe mantener un estricto control sobre la permanencia de los vehículos en el recinto designado para ellos, en horas no laborales. 7. El jefe de la Sección de Transporte, remitirá mensualmente los formularios, informes y anexos para su correspondiente conocimiento al Departamento de Servicios Generales, Dirección de Administración y Finanzas y a la Oficina de Auditoría Interna. 8. Cuando se efectúe la contratación de algún conductor, para la conducción de un vehículo de la SENADIS, se debe comprobar que este tenga el tipo de licencia de conducir adecuado al vehículo, que esté vigente, estar paz y salvo con la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre e igualmente evaluar la responsabilidad, madurez emocional, conocimiento del área y destreza mínima que debe poseer el individuo para desarrollar la actividad designada. 9. El conductor responsable de la conducción de un vehículo, debe hacerlo en forma ordenada y a la defensiva, con el propósito de protegerlo y de dar buen ejemplo ante la sociedad. 10. El vehículo nuevo, debe contar con copia de la Liquidación de Aduanas, la cual debe estar archivada para llevar un control y registro aduanero de la flota vehicular que se va adquiriendo. 11. El jefe de la Sección de Transporte, debe mantener un listado actualizado, que le permita controlar toda la flota vehicular, incluyendo los asignados fuera del área metropolitana (Direcciones Regionales). Debe preparar un listado de las pólizas institucionales donde conste la información siguiente: número de placa, fecha de ingreso, tipo, marca, modelo, año, color, número de motor, tipo de combustible, código de inventario, valor en los libros, estado mecánico, depreciación, etc. 12. El jefe de la Sección de Transporte, debe llevar el kilometraje recorrido por cada vehículo. Esta información se toma del Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3). Copia de esta información, se debe enviar semanalmente al Departamento de Servicios Generales. 13. La Sección de Transporte del Departamento de Servicios Generales y la Sección de Bienes Patrimoniales del Departamento de Contabilidad, deben mantener el listado de los vehículos “Fuera de Servicio”, actualizado a más tardar el día 25 de cada mes. 14. El jefe y los conductores de la Sección de Transporte, son responsable de la información que completen en los formularios, cuando aplique a cada uno. 15. Cuando una unidad administrativa de cualquier Dirección Regional, requiera de utilizar un vehículo, deberá cumplir con los controles establecidos en este documento. 16. Las Direcciones Regionales, deben velar por el cumplimiento de lo establecido en este documento para el uso de los vehículos, cuando aplique. 17. Para que se efectúe el traspaso de un vehículo de la sede central a una regional, debe completarse el Traspaso Interno de Vehículo (Formulario Núm. 8), el cual debe tener la autorización del Director de Administración y Finanzas, quien dará las instrucciones pertinentes para el debido control y ubicación del vehículo; además, la Sección de Transporte o Dirección Regional debe revisar el vehículo ocularmente y mecánicamente, a fin de determinar las condiciones en que se encuentra. 18. Aquellas Direcciones Regionales que tengan a su cargo equipo rodante, les corresponde el cuidado de los mismos y el envío mensualmente, o cuando sea requerido, de los formularios e informes de control al jefe de la Sección de Transporte. 19. La Direcciones de la sede, que tengan vehículos asignados por sus funciones, serán responsables de ordenar al servidor público, que asuma la responsabilidad de efectuar la administración, regulación y control de los vehículos asignados a su área; además, debe remitir al jefe de la Sección de Transporte, para revisión y archivo, de los mismos, la documentación siguiente: Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3) y Control Semanal de Kilometraje y del Consumo de Combustible (Informe Núm.4). 20. Cuando la Sección de Transporte requiera cambiar o modificar alguna de las características del vehículo de la institución, deberá solicitar autorización a la Dirección de Administración y Finanzas. Una vez se realice el cambio o modificación, deberá notificar al Departamento de Servicios Generales, Dirección de Administración y Finanzas, Oficina de Bienes Patrimoniales, Auditoría Interna y a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República en la SENADIS. 21. Si se cambia el color o motor de algún vehículo de la institución, deben registrarlo ante la Unidad de Registro Único Vehicular de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre, ubicado en la Oficina de Placas de la Contraloría General de la República, para el registro en el sistema. B.5. Accidentes 1. El conductor tiene la obligación de informar, lo más pronto posible al superior jerárquico, sobre cualquier accidente de tránsito en que se vea involucrado. Igualmente, el conductor deberá presentar el Reporte de Accidente de Tránsito (Formulario Núm.7), explicando las causas del accidente, daños, la misión que realizaba y enviar copia a la Dirección de Administración y Finanzas, además del Parte Policivo, dentro de las siguientes 24 horas laborables, para que el responsable de los seguros institucionales, realice los trámites correspondientes. 2. El servidor público que conduzca un vehículo oficial que tuviese un accidente de tránsito, será responsable de los daños ocasionados, siempre que se demuestre su responsabilidad, mediante fallo del Juez de Tránsito o de autoridad judicial; la SENADIS le imputará al responsable, los gastos incurridos y derivados del accidente (deducible del seguro); independientemente de las responsabilidades civiles que correspondan. 3. Los conductores de la SENADIS, deben seguir las siguientes normas, en caso de accidentes: a. Notificar del accidente o colisión, con la mayor brevedad posible, vía telefónica o radio al jefe, la Aseguradora y al servidor público de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre o de la Policía Nacional. b. Solicitar asistencia médica, si fuese necesario. c. No mover el vehículo, hasta tanto llegue el inspector de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre y la persona, por parte de la aseguradora, para el levantamiento del parte policivo. d. En caso de caso de colisión menor, completar el Formato Único y Definitivo para Accidentes de Tránsito Menor (Anexo Núm.1), el nombre del conductor, teléfono, dirección, número de licencia y matrícula del vehículo, y esperar a las autoridades competentes (de ser necesario). e. Una vez llegue el conductor a la oficina, debe presentar copia de la boleta o del parte policivo. 4. El jefe de la Sección de Transporte debe informar al Departamento de Servicios Generales, Dirección de Administración y Finanzas, Oficina de Auditoría Interna, de cualquier accidente de tránsito que estuviese involucrado conductores, mediante memorando y el formulario del Reporte de Accidente de Tránsito (Formulario Núm.7). B.6. Misiones Oficiales 1. Las misiones oficiales, se indicarán en un tablero situado en la Sección de Transporte; para tal efecto, se utilizará la Solicitud de Transporte (Formulario Núm.1), donde se detallará la misión, la unidad administrativa que requiere o efectúa la misión, nombre del conductor, placa del vehículo, fecha de salida y de regreso, lugar de la misión. 2. Los vehículos de la SENADIS, solamente podrán transitar durante el horario de trabajo establecido. 3. Cuando se haga necesario el tránsito del vehículo oficial fuera del horario regular de la SENADIS, requerirá, para su circulación, portar el Salvoconducto (Formulario Núm.2) autorizado por el director de Administración y Finanzas. 4. Queda prohibido la expedición de Salvoconducto (Formulario Núm.2), con duración indefinida o que no señalen el término de la misión. 5. El Salvoconducto (Formulario Núm.2), se emite en duplicado y se remite una copia a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República, asignada a la SENADIS, para su control. 6. Los vehículos propiedad del Estado, son de uso estrictamente oficial; por lo tanto, queda prohibido transportar personal y objetos ajenos a las labores propias de la SENADIS a la que pertenece. Excepto autorizaciones especiales. 7. Podrán transportarse en los vehículos de la SENADIS, los servidores públicos de la institución o de otra entidad, debidamente autorizados, que tengan necesidad del servicio, además deberán portar visiblemente el carné de identificación de su institución. 8. Cuando el vehículo se entrega fuera de horario regular, es responsabilidad del jefe de la Sección de Transporte, revisar el vehículo conjuntamente con el conductor, al siguiente día laborable. 9. Si el vehículo regresa a las instalaciones o estacionamientos de la SENADIS, posterior al horario regular de trabajo, la custodia recae sobre la Sección de Seguridad del Departamento de Seguridad y Radio Comunicación. El conductor, al día siguiente, entregará las llaves al jefe de la Sección de Transporte. 10. Todo vehículo de la SENADIS, debe pernoctar en el área signada para estacionamientos de la institución. 11. El vehículo de la SENADIS, que durante el ejercicio de misiones oficiales fuera del área habitual de trabajo, tenga que pernoctar en sitios distintos al acostumbrado, debe estacionarse en las instalaciones de la Policía Nacional, del lugar más cercano o en la institución estatal más cercana al lugar donde pernocta el encargado de la misión oficial, siempre y cuanto cuente con seguridad para el vehículo. 12. La Contraloría General de la República ha solicitado al director general de la Policía Nacional, para que imparta las instrucciones pertinentes, para que no acepte que los vehículos oficiales sean estacionados en los entornos de las Estaciones y Subestaciones de Policía a nivel nacional, fuera del horario regular de trabajo, sin el respectivo Salvoconducto (Formulario Núm.2) por parte de los conductores, por lo que el vehículo oficial será retenido y puesto a órdenes de la Contraloría General de la República. Esto aplicará a los vehículos que estacionen en Cuarteles de Bomberos e instalaciones de otras entidades. B.7. Mantenimiento de los Vehículos Oficiales 1. Los vehículos pertenecientes a la flota de la SENADIS, deben ser controlados por la Sección de Transporte, revisados antes de su salida diaria. El conductor del vehículo, velará por el mantenimiento y buen funcionamiento mecánico y aseo del vehículo, que la institución le ha confiado. 2. Cada vehículo debe tener un expediente, donde se registre por fecha, la información de su mantenimiento, cambio de piezas, reparaciones, compra de piezas, consumo de combustible, lubricantes y otros. Se adjuntarán las copias de las facturas, para sustentar los gastos que ocasione y programar las fechas de mantenimiento y costos operacionales; para tal efecto, se utilizará el Control de la Condición del Equipo Rodante (Informe Núm.1). 3. Para la obtención de bienes y servicios de mantenimiento y reparación de vehículos en la sede o en las oficinas regionales, debe contarse con la autorización del jefe del Departamento de Servicios Generales, a través de memorando. 4. Los vehículos que se le asignen a los funcionarios a nivel nacional, serán entregados previa revisión del mismo, para lo cual el conductor efectuará una inspección de las condiciones mecánicas y de las herramientas en conjunto con el jefe de la Sección de Transporte. 5. El Departamento de Servicios Generales, a través de la Sección de Transporte, debe preocuparse en forma constante, por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida útil. 6. La Sección de Transporte, debe efectuar un programa de mantenimiento de todos los vehículos en uso de la SENADIS, el cual contará con la anuencia del Departamento de Servicios Generales; este programa incluye lo siguiente: afinamiento del motor, revisión de frenos, lubricante de las articulaciones de la transmisión, revisión de luces y otros, que se registran en la Tarjeta de Control del Mantenimiento Preventivo. 7. Los revisados deben ser confeccionados en los talleres autorizados por la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre con la opción alfanumérica, el tipo de uso oficial y el tipo de placa oficial, de manera que puedan ser ingresados al sistema del Registro Único Vehicular Motorizado, permitiendo así generar el Registro Único de Propiedad Vehicular. 8. Cuando la unidad responsable del vehículo, requiera cambiar llantas, baterías, bujías u otros o reparar daños de vehículos asignados a la SENADIS, se debe solicitar a través de la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2) y enviarla al jefe de la Sección de Transporte. 9. Cuando la SENADIS adquiera gatos hidráulicos, llaves de cruz, herramientas u otros, deberán ser registrados en el expediente del vehículo para el cual fueron adquiridas; cuando adquiera llantas y baterías, se debe completar el Control de Llantas y Baterías para Vehículos (Formularios Núm.6). El conductor, cuando reciba estas piezas y accesorios, debe firmar como constancia de recibido, cuya documentación reposará en los archivos de la Sección de Transporte y en la unidad vehicular que se designe en las oficinas regionales. 10. De ser necesario llevar el vehículo al Taller, deberá completarse la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), la cual deberá estar autorizada por el jefe del Departamento de Servicios Generales. 11. Se revisará el vehículo antes de llevarse a un servicio privado de reparación o mantenimiento, para dejar constancia del estado del mismo mediante el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3), sus componentes y accesorios; éstos se registrarán para verificarlos cuando el vehículo esté de vuelta. 12. Si se compran piezas para los vehículos con el Fondo de Caja Menuda (en la sede o en las Direcciones Regionales), el comprobante debe estar acompañado con la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2). 13. La Sección de Transporte, debe comprobar y certificar a través del Recibido Conforme (Formulario Núm.9) que los trabajos solicitados a través de la Orden de Compra a Crédito (Anexo Núm.4), han sido cumplidos en su totalidad, para que la SENADIS proceda a realizar el trámite de pago. 14. De haber algún daño en el vehículo o algún faltante en los accesorios y/o pieza, se hará un informe escrito indicando el asunto el cual debe estar firmado por el conductor y el jefe y se remite a la Dirección de Administración y Finanzas, con visto bueno del Departamento de Servicios Generales, para que determine el caso. 15. El jefe de las Sección de Transporte, debe entregar el acta de recibido conforme al proveedor una vez se haya recibido el servicio, el cual deberá estar firmado por el jefe; en caso de ser en la Direcciones Regionales, el responsable de la firma será el director regional responsable. 16. El jefe de la Sección de Transporte, debe llevar un control de las estadísticas de consumo de la flota vehicular y entregarlo mensualmente al jefe del Departamento de Servicios Generales. III. PROCEDIMIENTOS A. Solicitud de Vehículos para Misiones Oficiales 1. Unidad Solicitante Completa la Solicitud de Transporte (Formulario Núm.1), ya sea para misiones que estén o no programadas; el formulario debe contar con la firma del responsable de la unidad administrativa. Remite al Departamento de Servicios Generales a la Sección de Transporte. 2. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Jefe Recibe y verifica la Solicitud de Transporte (Formulario Núm.1), anota en la Lista de Programación para la fecha determinada, considerando el tipo de vehículo que cumpla con las condiciones para realizar la actividad, además asigna el conductor. De ser la solicitud en el horario regular y en el área metropolitana, pasar al punto 6. Completa el Salvoconducto (Formulario Núm.2), cuando se trate de misiones oficiales que se realicen en otras provincias o fuera del horario laboral regular, el cual debe llevar el visto bueno del jefe de Servicios Generales y la firma del director de Administración y Finanzas. Mantiene en un expediente, las giras que están por realizarse y archiva el formulario como constancia de la posible gira programada. Revisa el vehículo con el conductor asignado y completa el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3) con los datos básicos de la situación mecánica, así como de accesorios, que tenga el vehículo. Entrega la llave del vehículo y el Salvoconducto (Formulario Núm.2) correspondiente, al conductor. Custodia el formulario de Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3), hasta que el vehículo regrese de la misión. Conductor Cumple con la misión asignada y los controles correspondientes para el cuidado del vehículo. Entrega la llave y el vehículo al jefe de la Sección de Transporte, una vez termine la misión. Jefe Revisa el vehículo, verifica y completa, con el conductor, la información que hace falta en el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3) y se archiva en el expediente del vehículo. Notas: 1. De no contar con un conductor en la Unidad de Transporte, se le comunica a la unidad solicitante, para que tome las previsiones del caso. La designación del responsable de conducir el vehículo para la misión, debe ser por escrito. 2. De asignársele un mismo vehículo al conductor todo el día, se completará el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3), cuando inicia la primera misión y cuando termia la última misión del día. 3. De haber algún daño en el vehículo o algún faltante en los accesorios y/o pieza, se describirá en la observación del formulario Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3). 4. De haber algún accidente de tránsito, se debe cumplir con el Procedimiento D. Responsabilidad en caso de Accidente de Tránsito. MAPA DE PROCESO SOLICITUD DE VEHÍCULOS PARA MISIONES OFICIALES SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección/Jefatura DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Unidad Solicitante COMPLETA LA SOLICITUD DE TRANSPORTE, LO FIRMA LA JEFATURA O DIRECCIÓN APROBANDO LA SOLICITUD, SEGÚN SEA EL CASO. JEFE, VERIFICA LA SOLICITUD DE TRANSPORTE, ANOTA EN LA LISTA DE PROGRAMACIÓN PARA LA FECHA DETERMINADA, COMPLETA EL SALVOCONDUCTO, EL CUAL DEBE LLEVAR EL VISTO BUENO DEL JEFE DE SERVICIOS GENERALES Y LA FIRMA DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. MANTIENE EN UN EXPEDIENTE, LAS GIRAS QUE ESTÁN POR REALIZARSE Y ARCHIVA EL FORMULARIO. REVISA EL VEHÍCULO Y COMPLETA EL CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS. ENTREGA EL SALVOCONDUCTO Y LA LLAVE DEL VEHÍCULO. CUSTODIA EL FORMULARIO DE CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS. CONDUCTOR, ENTREGA LA LLAVE Y EL VEHÍCULO A LA, UNA VEZ TERMINE LA MISIÓN A LA JEFATURA. JEFE, REVISA EL VEHÍCULO, VERIFICA Y COMPLETA CON EL CONDUCTOR Y ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE. B. Entrega del Vehículo Fuera del Horario Regular 1. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Conductor Regresa a la entidad luego del horario regular, cumplida la misión asignada y los controles correspondientes para el cuidado del vehículo, entrega el Salvoconducto (Formulario Núm.2) en la Unidad de Seguridad en la SENADIS. 2. Unidad de Seguridad Agente de Seguridad Recibe el Salvoconducto (Formulario Núm.2), verifica la información en el documento, indica la ubicación donde debe estacionar el vehículo, completa la Utilización de Vehículo en Horas no Laborables (Formulario Núm.4), el cual debe estar firmado por el conductor y el agente de seguridad, archiva los documentos hasta el próximo día laboral. Entrega los documentos de Utilización de Vehículo en Horas no Laborables (Formulario Núm.4) y el Salvoconducto (Formulario Núm.2), a la jefe de la Sección de Transporte. 3. Sección de Transporte Jefe Recibe los documentos de Utilización de Vehículo en Horas no Laborables (Formulario Núm.4) y el Salvoconducto (Formulario Núm.2) de parte del agente de seguridad. La llave la entrega el conductor. Revisa el vehículo en conjunto con el conductor y termina de completar la información que hace falta en el formulario de Control de Salida y Entrada de Vehículos y archiva los documentos en el expediente del vehículo. Cuando existan daños al vehículo o se dé algún faltante en los accesorios y/o piezas, se describirá en el espacio de observación del formulario Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3). MAPA DE PROCESO ENTREGA DEL VEHÍCULO FUERA DEL HORARIO REGULAR SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Departamento de Servicios Generales Unidad de Seguridad Sección de Transporte CUMPLE CON LA MISIÓN ASIGNADA Y LOS CONTROLES CORRESPONDIENTES. ENTREGA EL SALVOCONDUCTO EN LA UNIDAD DE SEGURIDAD EN LA SENADIS. INDICA LA UBICACIÓN DONDE DEBE ESTACIONAR EL VEHÍCULO, COMPLETA LA UTILIZACIÓN DE VEHÍCULO EN HORAS NO LABORABLES, EL CUAL DEBE ESTAR FIRMADO POR EL CONDUCTOR Y EL AGENTE. ENTREGA EL INFORME DE UTILIZACIÓN DE VEHÍCULO EN HORAS NO LABORABLES Y EL SALVOCONDUCTO A LA JEFATURA DE TRANSPORTE. RECIBE LA UTILIZACIÓN DE VEHÍCULO EN HORAS NO LABORABLES Y EL SALVOCONDUCTO. LA LLAVE LA ENTREGA EL CONDUCTOR. REVISA EL VEHÍCULO EN CONJUNTO CON EL CONDUCTOR Y TERMINA DE COMPLETAR LA INFORMACIÓN QUE HACE FALTA EN EL CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS Y ARCHIVA LOS DOCUMENTOS EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO. C. Servicio de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Vehículos 1. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Verifica el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3), Control del Mantenimiento Preventivo de Vehículos (Formulario Núm.5), Control de Llantas y Baterías para Vehículos (Formulario Núm.6), para conocer las condiciones y si se requiere, para reemplazo, la adquisición de llantas, baterías, accesorios o de algún otro servicio para los vehículos. Completa, de requerirlo, la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), firma remite al Departamento de Servicios Generales. 2. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Servicios Generales Despacho del Jefe Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), revisa el documento, verifica la situación; de todo estar en orden, aprueba a través de firma y remite a la Dirección de Administración y Finanzas 3. Dirección de Administración y Finanzas Despacho de la Dirección Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), revisa el documento; de no existir objeción, firma el director o a quien delegue, autorizando la adquisición, conforme a las normas presupuestarias y a la Ley de Contrataciones Públicas vigentes, además de cumplir con todos los trámites administrativos que correspondan. Entrega la Orden de Compra a través del Departamento de Compras, al jefe de la Sección de Transporte. Nota: Se podrá adquirir el servicio o el bien, en efectivo, a través de la caja menuda, si la misma fuese una urgencia o un imprevisto. 4. Sección de Transporte Recibe la Orden de Compra, designa al conductor, para que traslade el vehículo al taller externo/proveedor, para el mantenimiento preventivo o para la reparación del daño o al proveedor, para adquirir el bien para el vehículo. Completa con el conductor el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3) y entrega la llave al conductor. Nota: De ser mantenimiento preventivo, por garantía se enviará al proveedor, según lo establezca la Orden de Compra. 5. Taller Externo / Proveedor Recibe la Orden de Compra, realiza el (los) servicio(s) solicitado(s) al vehículo, una vez terminado, entrega la factura comercial y fiscal (copias). El conductor verifica que el servicio se haya realizado. De ser un bien, recibe y verifica contra la Orden de Compra, según las especificaciones indicadas en ella. 6. SENADIS Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Recibe la copia de la factura comercial y fiscal por parte del conductor, revisa y lo archiva en el expediente del vehículo. Completa el Recibido Conforme (Formulario Núm.9) y lo entrega al taller externo/proveedor y archiva copia. MAPA DE PROCESO SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE VEHÍCULOS SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Despacho del Jefe Despacho de la Dirección TALLER EXTERNO VERIFICA EL CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS, CONTROL DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS, CONTROL DE LLANTAS Y BATERÍAS PARA VEHÍCULOS, PARA CONOCER LAS CONDICIONES Y SI SE REQUIERE LA ADQUISICIÓN PARA REEMPLAZAR YA SEA LLANTAS Y DE LA BATERÍA, ACCESORIO O DE ALGÚN OTRO SERVICIO PARA LOS VEHÍCULOS. REVISA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, VERIFICA LA SITUACIÓN Y APRUEBA FIRMANDO EL DOCUMENTO LA JEFATURA. REVISA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Y DE NO EXISTIR OBJECIÓN, FIRMA AUTORIZANDO LA ADQUISICIÓN. ENTREGA LA ORDEN DE COMPRA A LA JEFATURA DE LA SECCIÓN DE TRANSPORTE, A TRAVÉS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. DESIGNA AL CONDUCTOR PARA QUE TRASLADE EL VEHÍCULO AL TALLER EXTERNO/PROVEEDOR PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO O PARA LA REPARACIÓN DEL DAÑO O AL PROVEEDOR PARA ADQUIRIR EL BIEN PARA EL VEHÍCULO, CON LA ORDEN DE COMPRA. COMPLETA CON EL CONDUCTOR, EL CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS Y ENTREGA LA LLAVE AL CONDUCTOR. REALIZA EL (LOS) SERVICIO(S) SOLICITADOS AL VEHÍCULO, UNA VEZ TERMINADO, ENTREGA FACTURA COMERCIAL Y FISCAL (COPIAS). EL CONDUCTOR VERIFICA QUE EL SERVICIO. DE SER UN BIEN, RECIBE SEGÚN LAS ESPECIFICACIONES INDICADAS EN LA ORDEN DE COMPRA. RECIBE LA COPIA DE LA FACTURA COMERCIAL Y FISCAL, REVISA Y LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO. COMPLETA EL RECIBIDO CONFORME Y LO ENTREGA AL TALLER EXTERNO / PROVEEDOR Y ARCHIVA COPIA. D. Responsabilidad en caso de Accidentes de Tránsito D.1. Cuando es Inocente el Conductor 1. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Conductor Informa al jefe inmediatamente al ocurrir algún accidente. El conductor del vehículo debe esperar a la Aseguradora y a la unidad del tránsito, para que se levante el Parte Policivo, además se debe completar el Formato Único y Definitivo para Accidentes de Tránsito Menor (Anexo Núm.1). Completa y firma el Reporte de Accidente de Tránsito (Formulario Núm.7) y remite los documentos al jefe. Jefe Recibe el Reporte de Accidente de Tránsito (Formulario Núm.7), Parte Policivo y el Formato Único y Definitivo para Accidentes de Tránsito Menor (Anexo Núm.1), verifica la información. Registra en el sistema, la información para el control estadístico y los remite al responsable del seguro de los vehículos de la Dirección; de ser inocente, continua con el punto 2 de este Procedimiento. De ser culpable, pasa al Procedimiento D.2. 2. Dirección Responsable del Seguro de Vehículos Recibe los documentos, revisa la información y realiza el trámite respectivo y archiva los documentos, hasta que se emita la Resolución de la Audiencia de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre. Recibe de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre, la Resolución de la Audiencia y adjunta a la misma la cotización del taller externo que realizará el arreglo del vehículo y le entrega estos documentos a la Aseguradora; comunica por escrito de lo acontecido a la Dirección y a la Sección de Transporte del Departamento de Servicios Generales. 3. Aseguradora Instruye al responsable del seguro en la SENADIS, que lleve el vehículo al taller externo seleccionado para la reparación del mismo. 4. Secretaría Nacional de Discapacidad Dirección de Administración y Finanzas Responsable del Seguro de Vehículos Recibe la instrucción de la Aseguradora para que lleve el vehículo al taller externo/proveedor seleccionado, para la reparación. Comunica a la Sección de Transporte, para que lleve el vehículo al taller. 5. Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Jefe Completa con el conductor el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3) y le entrega la llave para que lleve el vehículo al taller externo para la reparación del mismo. Cuando regresa el vehículo termina de completar el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3). Nota: De ser un accidente en el que el conductor del otro vehículo se hiciera responsable del mismo, ambos deberán completar el Formato Único y Definitivo para Accidentes de Tránsito Menor (Anexo Núm.1) se contactará con el jefe para indicar lo sucedido y la magnitud del daño al vehículo, de autorizar al jefe, el cobro del dinero para el arreglo del vehículo, se buscará un taller para cotizar el arreglo de la parte afectada del vehículo. El conductor responsable del daño, deberá entregar el dinero en efectivo por el daño causado al vehículo de la SENADIS. El conductor recibirá el dinero y lo entregará adjuntando el Formato Único y Definitivo para Accidentes de Tránsito Menor (Anexo Núm.1) y la factura comercial y fiscal al jefe. MAPA DE PROCESO RESPONSABILIDAD EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO CUANDO ES INOCENTE EL CONDUCTOR SECRETARIA NACIONAL DE DISCAPACIDAD DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES ASEGURADORA DIRECCIÓN Sección de Transporte INFORMA INMEDIATAMENTE A LA JEFATURA DE OCURRIR ALGÚN ACCIDENTE. DEBE ESPERAR A LA ASEGURADORA Y A LA UNIDAD DEL TRÁNSITO PARA QUE SE LEVANTE EL PARTE POLICIVO, ADEMÁS SE DEBE COMPLETAR EL FORMATO ÚNICO Y DEFINITIVO PARA ACCIDENTES DE TRÁNSITO MENOR. COMPLETA EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO. LA JEFATURA VERIFICA LA INFORMACIÓN. REGISTRA LA INFORMACIÓN PARA EL CONTROL ESTADÍSTICO. REVISA LA INFORMACIÓN Y REALIZA EL TRÁMITE RESPECTIVO. RECIBE LA RESOLUCIÓN DE LA AUDIENCIA Y ADJUNTA A LA MISMA LA COTIZACIÓN DEL TALLER EXTERNO QUE REALIZARÁ EL ARREGLO DEL VEHÍCULO Y LE ENTREGA ESTOS DOCUMENTOS A LA ASEGURADORA; COMUNICA POR ESCRITO DE LO ACONTECIDO A LA DIRECCIÓN Y A LA SECCIÓN DE TRANSPORTE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES. INSTRUYE A LA RESPONSABLE DEL SEGURO EN LA SENADIS, QUE LLEVE EL VEHÍCULO AL TALLER EXTERNO/PROVEEDOR SELECCIONADO PARA LA REPARACIÓN DEL MISMO. COMUNICA A LA JEFATURA DE LA SECCIÓN DE TRANSPORTE PARA QUE LLEVE EL VEHÍCULO AL TALLER SELECCIONADO PARA LA REPARACIÓN. COMPLETA CON EL CONDUCTOR EL CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS Y LE ENTREGA LA LLAVE PARA QUE LLEVE EL VEHÍCULO AL TALLER EXTERNO PARA LA REPARACIÓN DEL MISMO. CUANDO REGRESA EL VEHÍCULO, TERMINA DE COMPLETAR EL CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS. D.2. Cuando es Culpable el Conductor 1. Dirección de Administración y Finanzas Responsable del Seguro de Vehículos Recibe los documentos, revisa la información y realiza el trámite respectivo y archiva los documentos hasta que se emita la Resolución de la Audiencia de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre. Recibe de la Audiencia de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre la Resolución, donde indica que el conductor de la SENDIS es culpable del accidente. Solicita a la Aseguradora el monto a pagar del deducible; una vez recibida la información del monto a pagar del deducible, completa nota para el pago del deducible a la Aseguradora y lo remite al director. Director Recibe la nota y los documentos sustentadores, revisa y coloca visto bueno en la nota y lo remite a la Dirección General. Nota: De requerir algún documento del vehículo, lo solicitará a la Sección de Transporte. 2. Dirección General Recibe la nota para el pago del deducible a la Aseguradora y los documentos sustentadores, verifica los documentos. Sella y firma el director, autorizando el pago del deducible. Remite los documentos sustentadores al responsable del seguro de vehículos de la Dirección de Finanzas. 3. Dirección de Administración y Finanzas Responsable del seguro de vehículos Recibe la nota para el pago del deducible a la Aseguradora y los documentos sustentadores, verifica que contenga el sello y firma. Entrega al director la nota para el pago del deducible a la Aseguradora, la póliza del seguro, Registro Único Vehicular, Resolución de Audiencia de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre. Director Recibe los documentos, los analiza y autoriza el trámite del desembolso (transferencia / cheque) a la Aseguradora, a través de las unidades administrativas respectivas, conforme a las normas presupuestarias vigentes, además de cumplir con todos los trámites administrativos que correspondan. Responsable del seguro de vehículos Remite a la Oficina Institucional de Recursos Humanos copias de la nota para el pago del deducible a la Aseguradora, Resolución de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre y Reporte de Accidentes de Tránsito (Formulario Núm.7) (original). 4. Oficina Institucional de Recursos Humanos Recibe copia de la nota para el pago del deducible a la Aseguradora, Resolución de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre y Reporte de Accidentes de Tránsito, verifica la información, presenta al conductor, las alternativas de los gastos que conlleva la reparación del vehículo. Completa la Resolución de Descuento por Accidentes, de estar de acuerdo con el mismo. La resolución debe estar firmada por el conductor. Remite la Resolución de Descuento por Accidentes y los documentos sustentadores a la Dirección General. Nota: Si el conductor se hace responsable de la reparación del vehículo de la SENADIS, una vez realizada las reparaciones, debe presentar un Recibido Conforme (Formulario Núm.9), el cual debe estar firmado por el jefe de la Sección de Transporte o el jefe del departamento de servicios generales. 5. Dirección General Recibe la Resolución de Descuento por Accidentes y los documentos sustentadores, revisa la información y de estar de acuerdo, sella y firma la Resolución. Devuelve la Resolución y los documentos sustentadores a la Oficina Institucional de Recursos Humanos. 6. Oficina Institucional de Recursos Humanos Recibe la Resolución de descuento por accidentes y los documentos sustentadores, verifica que contenga el sello y la firma e inicia el trámite respectivo. Archiva los documentos. Remite copia de los documentos a la Sección de Transporte del Departamento de Servicios Generales de la Dirección de Administración y Finanzas, para que se realice el trámite correctivo al vehículo. Ver Procedimiento C. Servicio de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Vehículos. MAPA DE PROCESO RESPONSABILIDAD EN CASO ACCIDENTES DE TRÁNSITO CUANDO ES CULPABLE EL CONDUCTOR SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN GENERAL OFICINA INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS RESPONSABLE DEL SEGURO DE VEHÍCULOS, RECIBE LA RESOLUCIÓN DE LA AUDIENCIA. COMPLETA NOTA PARA EL PAGO DEL DEDUCIBLE A LA ASEGURADORA. DIRECTOR (A), REVISA NOTA Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES Y COLOCA VISTO BUENO EN LA NOTA. VERIFICA LA NOTA PARA EL PAGO DEL DEDUCIBLE A LA ASEGURADORA Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES. SELLA Y FIRMA EL (LA) DIRECTOR(A) AUTORIZANDO EL PAGO DEL DEDUCIBLE. RESPONSABLE DEL SEGURO DE VEHÍCULOS, VERIFICA LA NOTA PARA EL PAGO DEL DEDUCIBLE A LA ASEGURADORA, EL SELLO Y FIRMA. DIRECTOR, RECIBE LOS DOCUMENTOS, LO ANALIZA Y AUTORIZA EL TRÁMITE DEL DESEMBOLSO (TRANSFERENCIA / CHEQUE) . VERIFICA QUE LA COPIA DE LA NOTA PARA EL PAGO DEL DEDUCIBLE A LA ASEGURADORA, RESOLUCIÓN DE LA ATTT, PRESENTA AL CONDUCTOR, LAS ALTERNATIVAS DE LOS GASTOS QUE CONLLEVA LA REPARACIÓN DEL VEHÍCULO. COMPLETA LA RESOLUCIÓN DE DESCUENTO POR ACCIDENTES, Y LO FIRMA EL CONDUCTOR. REVISA LA RESOLUCIÓN DE DESCUENTO POR ACCIDENTES Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, LA INFORMACIÓN Y DE ESTAR DE ACUERDO, SELLA Y FIRMA LA RESOLUCIÓN. VERIFICA QUE LA RESOLUCIÓN DE DESCUENTO CONTENGA EL SELLO Y LA FIRMA DE LA RESOLUCIÓN DE DESCUENTO POR ACCIDENTES. ARCHIVA LOS DOCUMENTOS. E. Adquisición del Registro Vehicular para la Renovación de la Placa 1. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Confecciona el listado de los vehículos que requieren la renovación de la placa vehicular, completa la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2) para solicitar el revisado vehicular, adjunta el listado de los vehículos, el Registro Único Vehicular y la póliza de seguro. Remite al Departamento de Servicios Generales. Nota: Debe solicitar al Departamento de Compras, los talleres externos (proveedores) que están habilitados en “PanamaCompra”, para poder solicitar la cotización del costo del servicio. De no contar con mecánico en la institución. 2. Departamento de Servicios Generales Despacho de la Jefe Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), para los vehículos que requieren revisado y la placa vehicular y los documentos sustentadores. Revisa la información y firma aprobando la solicitud y lo remite a la Dirección. 3. Dirección Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2) y los documentos sustentadores, verifica la información, analiza la disponibilidad presupuestaria, autoriza el trámite para la adquisición de servicio a través del sello y la firma. Realiza el trámite de adquisición, conforme a lo señalado en el Texto Único Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, “Que regula la Contratación Pública” y demás procedimientos administrativos exigidos por la ley para la adquisición de bienes y servicios, genera la Orden de Compra y se realiza los registros institucionales pertinentes (registro presupuestario). Nota: De ser el trámite a través de la caja menuda, se deberá cumplir con el manual de caja menuda vigente. 4. Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Recibe la Orden de Compra, la póliza y el registro único vehicular, asigna al conductor para que lleve el vehículo al taller autorizado. 5. Taller Externo Recibe el vehículo, la orden de compra y los documentos sustentadores, verifica que el vehículo cumpla con lo estipulado en la Ley. Completa la factura comercial y fiscal y el revisado vehicular. Entrega el revisado con el registro único vehicular, copia de la factura y la póliza de seguro al conductor de la SENADIS. 6. Secretaría Nacional de Discapacidad Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Conductor Recibe la copia de la factura comercial y fiscal, revisado vehicular, Registro Único Vehicular y la póliza de seguro, entrega los documentos al jefe. Jefe Recibe los documentos y completa el documento para el Trámite de Renovación (Anexo) Núm.3), que se encuentra en www.contraloría.gob.pa y le adjunta copia del revisado (vigencia actual), copia del Registro Único Vehicular oficial que desea renovar y copia de la póliza de seguro vigente hasta el 31 de diciembre del año fiscal en curso. Archiva los originales. Remite los documentos a la Dirección de Administración y Finanzas. 7. Dirección Recibe el Trámite de Renovación (Anexo) Núm.3) y los documentos sustentadores para la renovación de la placa, revisa, sella y firma. Remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República en la SENADIS. 8. Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización Recibe el Trámite de Renovación (Anexo) Núm.3) de placa y los documentos sustentadores. Revisa y de estar todo bien, realiza el trámite respectivo en la Sede de la Contraloría General de la República. Comunica a la Sección de Transporte de la SENADIS para el reemplazo de la(s) placa(s) de los vehículos. MAPA DE PROCESO ADQUISICIÓN DEL REGISTRO VEHICULAR PARA LA RENOVACIÓN DE LA PLACA SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD TALLER EXTERNO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte Despacho del Jefe Dirección CONFECCIONA LISTADO DE LOS VEHÍCULOS QUE REQUIEREN LA RENOVACIÓN DE LA PLACA VEHICULAR, COMPLETA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, ADJUNTA LISTADO, EL REGISTRO ÚNICO VEHICULAR Y LA PÓLIZA DE SEGURO. REVISA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Y FIRMA APROBANDO LA SOLICITUD. VERIFICA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, LA INFORMACIÓN ANALIZA LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA, AUTORIZA EL TRÁMITE PARA LA ADQUISICIÓN DE SERVICIO A TRAVÉS DEL SELLO Y LA FIRMA. ASIGNA AL CONDUCTOR PARA QUE LLEVE LA ORDEN DE COMPRA, LA PÓLIZA, EL REGISTRO ÚNICO VEHICULAR Y EL VEHÍCULO AL TALLER AUTORIZADO. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Oficina de Fiscalización VERIFICA QUE EL VEHÍCULO CUMPLA CON LO ESTIPULADO EN LA LEY. COMPLETA Y ENTREGA REVISADO VEHICULAR, ADEMÁS DEL REGISTRO ÚNICO VEHICULAR Y LA PÓLIZA DE SEGURO AL CONDUCTOR DE LA DE LA SENADIS. COMPLETA EL DOCUMENTO PARA EL TRÁMITE DE RENOVACIÓN, QUE SE ENCUENTRA EN WWW.CONTRALORÍA.GOB.PA Y LE ADJUNTA LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES. ARCHIVA LOS ORIGINALES. REVISA, SELLA Y FIRMA EL TRÁMITE DE RENOVACIÓN. REVISA Y DE ESTAR TODO BIEN, REALIZA EL TRÁMITE RESPECTIVO EN LA SEDE DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. COMUNICA A LA SECCIÓN DE TRANSPORTE DE LA SENADIS, PARA EL REEMPLAZO DE LAS PLACAS DE LOS VEHÍCULOS.. RÉGIMEN DE FORMULARIOS FORMULARIO NÚM.1 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas SOLICITUD DE TRANSPORTE Fecha: /__/// Dirección: _____ Departamento: ______ Sección: ____ Agradece se sirva autorizar el servicio de transporte para atender la siguiente misión: __________________ __________ ____________ __________________ Hora de: Salida: __ Regreso: _ Fecha y Destino Fecha: De: _____ Hasta: _______ Área: Metropolitana Otra Provincia Tipo de Vehículo     Destino:  _____  _____  _____   4 X4 Sedan Camioneta Panel Bus Pick-up Personal que asistirá _____ _____  _____  _____  _____  _____  _____  _____   Observación: ________________ _________ Jefe / Director de la unidad solicitante __________ Jefe de la Sección de Transporte FORMULARIO NÚM.1 SOLICITUD DE TRANSPORTE A. OBJETIVO: Solicitar vehículo para realizar la misión oficial. B. ORIGEN: Dirección, departamento, sección o unidades administrativas que solicitan el servicio de transporte para cumplir con misiones oficiales. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Dirección: Dirección a la que pertenece la unidad solicitante. 3. Departamento: Departamento que pertenece la unidad solicitante (de ser necesario). 4. Sección: Sección a la que pertenece la unidad solicitante (de ser necesario). 5. Misión: Detalla el objetivo de la misión o el propósito de la misma. 6. Hora de: Salida y regreso de la misión. 7. Área: Metropolitana u otra provincia. 8. Fecha y Destino: Colocar la fecha de salida y de entrada de la misión y los lugares donde estarán en la misión. 9. Tipo de Vehículo: Escoger el vehículo que según el solicitante se requiere. 10. Personal que asistirá: Nombre de las personas que asistirán a la misión. 11. Observación: Escribir información adicional necesaria para la misión. 12. Jefe / Director: Firma del responsable de la unidad solicitante. 13. Jefe: Firma del jefe de la Sección de Transporte. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia: Sección de Transporte Unidad administrativa que solicitó el servicio de transporte FORMULARIO NÚM.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas SALVOCONDUCTO DECRETO EJECUTIVO 124 DE 27 DE NOVIEMBRE DE 1996 FECHA: /__//__/ Núm. de Control: ______ Conductor: ______ Licencia de conducir Núm.: ____ Unidad Administrativa: ____________ Placa: _____ Modelo: _______ Marca: _______ Color: ________ Área de Movilización: ____________ Durante los días: ____________ Objetivo de la Misión: ____________ Participante(s): ____________ ____________ ____________ ____________ Hora de Salida: _____ _________ Departamento de Servicios Generales Hora de Llegada: ______ __________ Dirección de Administración y Finanzas _______ Sello de la DAF FORMULARIO NÚM.2 SALVOCONDUCTO A. OBJETIVO: Controlar el uso de vehículos en horas no laborables y/o fuera de la provincia. B. ORIGEN: Sección de Transporte. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Núm. de Control: Secuencia numérica del formulario. 3. Conductor: El funcionario responsable de conducir el vehículo. 4. Licencia de Conducir Núm.: Tipo de licencia que posee el conductor designado. 5. Unidad Administrativa: La unidad que solicita el salvoconducto. 6. Placa: Número de placa correspondiente del vehículo a utilizar en la misión. 7. Marca: Nombre de la compañía de fabricación del vehículo. 8. Modelo: Detalla específicamente el tipo de vehículo. 9. Color: Indica el color que posee el vehículo en tu totalidad. 10. Área de Movilización: Lugar(es) donde se realizará(n) la(s) misión(es). 11. Durante los días: Cantidad de días que tomará la misión. 12. Objetivo de la Misión: Propósito de la misión a realizar. 13. Participante(s): Funcionarios que asistirán a la misión. 14. Hora de Salida: Tiempo de salida de la misión a la institución. 15. Hora de Llegada: Tiempo de llegada de la misión a la institución. 16. Depto. de Servicios Generales: Firma de la jefe. 17. Dirección de Administración y Finanzas: Firma de la directora. 18. Sello de la DAF: D. DISTRIBUCIÓN: Original: 1ra. copia: 2da. copia: Sello de la Dirección de Administración y Finanzas. Conductor Sección de Transporte Oficina de Fiscalización en la SENADIS FORMULARIO NÚM.3 Formulario Núm.3 SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte Control de Salida y Entrada de Vehículos Unidad Solicitante:________ Solicitud Núm.: ___ MARCA Y MODELO UNIDAD NÚMERO PLACA NÚMERO CONDICIÓN DEL AUTO COLOR COMBUSTIBLE: DIESEL GASOLINA KILOMETRAJE INICIAL KILOMETRAJE FINAL SALIDA EN: BUEN ESTADO MAL ESTADO ENTRADA EN: BUEN ESTADO MAL ESTADO Observaciones Mecánicas CONDICIONES DEL AUTO (Marque con un gacho la condición del vehículo en salida y entrada) REVISIÓN EXTERIOR OBSERVACIONES: REVISIÓN INTERIOR Golpes Rayas Abolladuras Tapicería Ventanilla Asientos Pintura Alfombras Limpieza Exterior Limpia Parabrisas Luces (En General) Guantera Instrumento/Radio Copas Antena Limpieza Interior Libro de Tránsito Extintor Ceniceros Vicera de Sol Tanque Gasolina Herramientas REVISIÓN GENERAL Líquido de Frenos Bocinas Aire Acondicionado Espejos Puerta Aceite-Agua-Batería Vidrio Frontal Vidrio Trasero Líquido de Aceite Dirección Mata Burro Silenciador Motor Embrague Tapa de Aceite Papel Ahumado Papel ahumado FECHA DE SALIDA: /__/// _____ Nombre del Conductor HORA: _ FECHA DE ENTRADA: /__//__/ ______ Firma del Conductor HORA: ____ ________ Licencia del Conductor Revisado por:________ Jefe de la Sección de Transporte FORMULARIO NÚM 3 CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS A. OBJETIVO: Conocer las condiciones y la ubicación de los vehículos. B. ORIGEN: Se origina en la Sección de Transporte. C. CONTENIDO: 1. Unidad Solicitante: Unidad que solicita el servicio de transporte. 2. Solicitud Núm.: Control secuencial de solicitud de transporte. 3. Marca y Modelo: Marca y modelo del vehículo a utilizar en la misión. 4. Unidad Número: Número de control del vehículo. 5. Placa Número: Número de identificación del vehículo. 6. Color: Color del vehículo que se utilizará. 7. Odómetro: Marcar la cantidad de combustible que registra el medidor en el tablero del vehículo, al momento de iniciar la misión oficial. Vale aclarar que los odómetros vienen en diseños que indican la cantidad de combustible, sea esta en cuartos de tanque, en octavos, o cualquiera otra forma de presentación en el tablero. 8. Combustible: Marque el tipo de combustible que utiliza el vehículo, ya sea diesel o gasolina. 9. Kilometraje Inicial: Kilometraje que registra el auto antes de salir. 10. Kilometraje Final: Kilometraje que registra el auto al regresar de la misión. 11. Salida en: Condición del vehículo antes de salir a la misión. 12. Entrada en: Condición del vehículo al regresar de la misión. 13. Observaciones: Observaciones mecánicas presentadas en la revisión del auto. 14. Condiciones del Auto: Marque con un gancho la condición del auto en la salida y entrada. 15. Fecha de Salida: Fecha cuando se realiza la salida a la misión. 16. Fecha de Entrada: Fecha cuando se realiza la entrada de la misión. 17. Hora: Hora de salida y entrada del vehículo de la misión. 18. Nombre del conductor: Nombre del funcionario encargado de conducir el auto. 19. Firma del conductor: Firma del conductor responsable. 20. Licencia del conductor: Licencia del funcionario responsable. 21. Revisado por: Firma de la jefe de la Sección de Transporte. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Transporte FORMULARIO NÚM.4 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas UTILIZACIÓN DE VEHÍCULO EN HORAS NO LABORABLES Fecha: _______ Hora de Entrada: __ Núm. de Salvoconducto: ____Conductor: _____ Placa: _______ Modelo: _______ Marca: ______ Color: _______ Motivo de la llegada: ____________ Observaciones: ________________ Responsable de la Seguridad: ______ Nombre Conductor: _______ Nombre _____ Firma _____ Firma FORMULARIO NÚM.4 UTILIZACIÓN DE VEHÍCULO EN HORAS NO LABORABLES A. OBJETIVO: Recibir los vehículos en horas no laborables. B. ORIGEN: Sección de Seguridad. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Hora de Entrada: Hora en que llega el vehículo a la institución. 3. Núm. de Salvoconducto: Número del salvoconducto de la misión. 4. Conductor: El funcionario responsable de conducir el vehículo. 5. Placa: Número de placa correspondiente del vehículo. 6. Marca: Nombre de la compañía de fabricación del vehículo. 7. Modelo: Detalla específicamente el tipo de vehículo. 8. Color: Indica el color que posee el vehículo en tu totalidad. 9. Motivo de la llegada: Razón por la que se entrega el vehículo a esa hora. 10. Observaciones: Cualquier dato adicional referente al vehículo o al conductor. 11. Responsable de la Seguridad: Nombre y firma del responsable de la recepción. 12. Conductor: Nombre y firma del conductor responsable del vehículo. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia: Sección de Transporte Unidad de Seguridad FORMULARIO NÚM.5 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte CONTROL DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS Fecha: /__//__ Año: _____ Placa: ___ Marca: _____ Tipo de Combustible: Diesel Modelo: __Color: ____ Gasolina PROGRAMACIÓN DE LA ACTIVIDAD Colocar en la casilla el kilometraje en el cual se le realizó el mantenimiento, además el gancho de la actividad realizada. Km-mes Descripción Engrase General Cambio de Filtro Cambio de Aceite Afinamiento Alineamiento Lavado de Motor Cambio de Llantas Batería Refrigerante Otros Observaciones: ______________________ FORMULARIO NÚM.5 CONTROL DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS A. OBJETIVO: Llevar control del mantenimiento por vehículo. B. ORIGEN: Sección de Transporte. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Placa: Número de control del vehículo. 3. Marca: Marca de fábrica del automóvil. 4. Modelo: Modelo del automóvil. 5. Color: Color que tiene el automóvil. 6. Año: Año cuando adquirió el vehículo. 7. Tipo de Combustible: Seleccionar si es gasolina o diesel. 8. Km-mes: Se debe colocar el kilometraje y la fecha cuando se realizó. 9. Descripción: Se describe los diferentes trabajos que se pueden realizar en el mantenimiento que a continuación se detallan. 10. Engrase General: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 2. Cambio de Filtro: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 3. Cambio de Aceite: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 4. Afinamiento: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 5. Alineamiento: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 6. Lavado de Motor: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 7. Cambio de Llantas: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 8. Batería: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 9. Refrigerante: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 10. Otros: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 11. Observaciones: Una breve explicación o detalle del tipo de trabajo que se le hizo al vehículo no contemplado en los puntos anteriores. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Transporte FORMULARIO NÚM.6 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte CONTROL DE LLANTAS Y BATERÍAS PARA VEHÍCULOS Dirección: Departamento o Unidad: ________ Conductor Responsable: _____ Regional: _____ Placa: _____ Modelo: ____Marca: ____ Año: _____ Número de Motor: _________ Núm. de Llanta: ____ Tipo de Batería: _________ ENTREGA DE LLANTAS Fecha Cantidad Entregado a: ENTREGA DE BATERÍAS Fecha Cantidad Nota: Dependerá del kilometraje recorrido para el cambio de las llantas. La vida útil de las baterías dependerá del uso que se le dé al vehículo. Entregado a: FORMULARIO NÚM.6 CONTROL DE LLANTAS Y BATERÍAS PARA VEHÍCULOS A. OBJETIVO: Controlar la entrega de llantas y baterías para los vehículos de la SENADIS. B. ORIGEN: Sección de Transporte. C. CONTENIDO: 1. Dirección: Nombre de la dirección responsable. 2. Departamento o Unidad: Nombre del departamento o unidad responsable del vehículo. 3. Conductor Responsable: Nombre completo del funcionario responsable del auto. 4. Regional: Lugar al cual pertenece el auto. 5. Placa: Número de la placa oficial del vehículo. 6. Modelo: Modelo del vehículo. 7. Marca: Marca del vehículo. 8. Año: Año del vehículo. 9. Número de Motor: Número del motor del vehículo. 10. Núm. de Llanta: Número de llanta que utiliza el vehículo. 11. Tipo de Batería: Clase de batería que se le va a poner al vehículo. 12. Entrega de llantas: a. Fecha: Día, mes y año cuando que se entregaron las llantas. b. Cantidad: Cantidad de llantas entregadas. c. Entregado a: Nombre de la persona que recibió las llantas. 13. Entrega de Baterías: a. Fecha: Día, mes y año cuando se le entregó la batería. b. Cantidad: Cantidad de baterías entregadas. c. Entregado a: Nombre de la persona que recibió la(s) batería(s). D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia: Sección de Transporte Dirección de Administración y Finanzas FORMULARIO NÚM.7 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte REPORTE DE ACCIDENTE DE TRÁNSITO Fecha: /__//__/ Formulario Núm.: __ Yo __________ con cédula de identidad personal ____, declaro que el vehículo oficial del Estado con placa ___; de tipo _______ modelo ______ y de color _________; ha sufrido un accidente automovilístico destruyendo parte de la carrocería del vehículo que a continuación se detalla. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. _______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ _______________ ______________ Observaciones: _________________ _______________ _____ Conductor _________ Jefe _______ Dirección - DAF _______ Sello - DAF FORMULARIO NÚM.7 REPORTE DE ACCIDENTE DE TRÁNSITO A. OBJETIVO: Registrar los accidentes de tránsito de los vehículos de la institución. B. ORIGEN: Sección de Transporte. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se prepara el documento. 2. Formulario Núm.: Numeración de control. 3. Yo: Nombre del conductor responsable. 4. Cédula: Número de identidad personal. 5. Placa: Indicar el número de placa del vehículo. 6. Tipo: Indica el tipo de vehículo. 7. Modelo: Indica el modelo de vehículo. 8. Color: Indica el color del vehículo. 9. Descripción del daño: Detalla las partes destruidas del vehículo. 10. Observaciones: Observaciones presentadas por el conductor. 11. Conductor: Firma del conductor implicado. 12. Jefe: Firma del jefe del Sección de Transporte. 13. Dirección - DAF: Firma del director o subdirector de la DAF. 14. Sello - DAF: Dirección de Administración y Finanzas. D. DISTRIBUCIÓN: Original: 1ra. Copia: 2da. Copia: Unidad responsable del seguro Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte FORMULARIO NÚM.8 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte TRASPASO INTERNO DE VEHÍCULO Fecha: /__//__/ Formulario Núm.:______ La SENADIS hace el traspaso del siguiente bien patrimonial del Estado, de la unidad ______ en la Dirección (regional o sede) ______ a la Unidad ___, de la Dirección (regional o sede) _____. Dicho bien presenta las siguientes características: Placa Núm.: _____ Marca: ____ Modelo: _____ Color: _____ La condición del vehículo que se está traspasando es la siguiente: Descripción 1. Estado Mecánico 2. Estado de Carrocería Bueno Regular Malo Descarte Observaciones: _________________ _________________ _______ Sección de Transporte __________ Departamento de Servicios Generales ______ Unidad de Bienes Patrimoniales ________ Dirección de Administración y Finanzas ____ Dirección Regional _____ Sello de la DAF FORMULARIO NÚM.8 TRASPASO INTERNO DE VEHÍCULO A. OBJETIVO: Controlar todos los traspasos internos de la flota vehicular de la institución. B. ORIGEN: Unidad responsable. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Formulario Núm.: Número de control del formulario. 3. Unidad: Unidad que envía el bien patrimonial. 4. Dirección (regional o sede): Dirección regional o sede central que remite. 5. Unidad: Unidad que recibe el vehículo. 6. Dirección (regional o sede): Dirección regional o la sede que recibe el vehículo. 7. Placa Núm.: Número de placa del vehículo. 8. Marca: Marca del vehículo. 9. Modelo: Modelo del vehículo. 10. Color: Color que posee el vehículo. 11. Estado Mecánico: Se marca si el estado del vehículo es bueno, regular, malo o dañado/descarte. 12. Estado Carrocería: Se marca si el estado es bueno, regular o malo, si tiene alguna abolladura o falta de alguna pieza. 13. Observaciones: Se anotan todas las observaciones encontradas en el vehículo. 14. Sección de Transporte: Firma del jefe. 15. Departamento de Servicios Generales: Firma del jefe. Unidad de Bienes Patrimoniales: Firma del jefe. Dirección de Administración y Finanzas: Firma del director. 18. Dirección Regional: Firma del director que recibe el vehículo. 19. Sellos: Dirección de Administración y Finanzas. D. DISTRIBUCIÓN: 16. 17. Original: 1ra Copia: 2da Copia: Sección de Bienes Patrimoniales Unidad receptora Oficina de Fiscalización en la SENADIS FORMULARIO NÚM.9 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte RECIBIDO CONFORME Fecha: _____ La SENADIS a través de la Sección de Transporte del Departamento de Servicios Generales, hace constar que el servicio recibido fue recibido a satisfacción, según orden de compra núm. ___, factura comercial núm. __ por el valor de B/. __. _____ Nombre del Responsable _______ Firma FORMULARIO NÚM.9 RECIBIDO CONFORME A. OBJETIVO: Confirmar la recepción del bien o servicio recibido. B. ORIGEN: Sección de Transporte. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se completa el documento. 2. Orden de compra núm.: Número de control de la orden de compra. 3. Factura núm.: Número de control de la factura. 4. Valor de la compra: Monto del servicio o bien recibido. 5. Nombre del Responsable: Nombre completo del director regional o jefe de Transporte. 6. Firma: Rúbrica del responsable. 7. Sello: Sello de la Dirección Regional o Sección de Transporte. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Proveedor. Copia Dirección Regional/Sección de Transporte. INFORMES INFORME NÚM.1 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte / Dirección Regional CONTROL DE LA CONDICIÓN DEL EQUIPO RODANTE NÚMERO DE PLACA NÚM. DE CONTROL MARCA MODELO TIPO AÑO COLOR MOTOR ASIGNADO A DIRECCIÓN PROVINCIA CAPACIDAD ÁREA _________ Unidad Responsable EN GLS. CONDICIÓN DEL VEHÍCULO FUNCIONANDO DAÑADO IRREPARABLE ____________ Sección de Transporte INFORME NÚM.1 CONTROL DE LA CONDICIÓN DEL EQUIPO RODANTE A. OBJETIVO: Controlar la cantidad y el estado de los vehículos de la institución a nivel nacional. B. ORIGEN: Unidad responsable en la Dirección Regional. C. CONTENIDO: 1. Número de Placa: Número de la placa del vehículo oficial. 2. Número de Control: Numeración de control de Bienes Patrimoniales. 3. Marca: Marca del vehículo. 4. Modelo: Modelo del vehículo. 5. Tipo: Tipo del vehículo. 6. Año: Año cuando se adquirió el vehículo. 7. Color: Color del vehículo. 8. Motor: Numeración del motor del vehículo. 9. Asignado a Dirección: Dirección encargada de los vehículos 10. Provincia o Área: Lugar donde se encuentra el vehículo asignado. 11. Capacidad en Galones: Capacidad de galones en el tanque del vehículo. 12. Condición del Vehículo: Condición en la que se encuentra el vehículo funcionado, dañado o irreparable 13. Unidad Responsable: Firma del jefe de la unidad responsable. 14. Depto. de Transporte: Firma del jefe. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia Sección de Transporte Dirección Regional INFORME NÚM.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte / Dirección Regional MANTENIMIENTO CORRECTIVO AÑO 20___ NÚMERO DE PLACA NÚM. DE CONTROL AÑO DE ADQUISICIÓN UBICACIÓN _________ Dirección Regional TALLER FECHA DE INGRESO FECHA DE SALIDA DAÑO _________ Sección de Transporte COSTO DE LA REPARACIÓN INFORME NÚM.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO A. OBJETIVO: Registrar el mantenimiento correctivo realizado a la flota vehicular. B. ORIGEN: Dirección Regional / Sección de Transporte. C. CONTENIDO: 1. Número de Placa: Número de la placa del vehículo oficial. 2. Núm. de Control: Numeración de control. 3. Año de Adquisición: Fecha en la cual se adquirió el vehículo. 4. Ubicación: Lugar donde está ubicado el vehículo. 5. Taller: Nombre del taller donde fue llevado el vehículo. 6. Fecha de Ingreso: Día, mes y año cuando ingresó al taller. 7. Fecha de Salida: Día, mes y año cuando sale del taller. 8. Daño: El daño por el cual el vehículo fue llevado al taller. 9. Costo de la Reparación: Costo en balboas de la reparación del daño en el vehículo. 10. Dirección Regional: Firma de la Dirección Regional. 11. Sección de Transporte: Firma del jefe. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia Sección de Transporte Dirección Regional INFORME NÚM.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte CONTROL DEL USO SEMANAL DEL VEHÍCULO Semana del _ al ___ del mes de ____ de 20_ Fecha Nombre del Conductor Lugar de la Misión Confeccionado por: ______ Inicio Número de Placa Recorrido en km Final Diferencia Revisado por: _______ Combustible Cantidad Valor INFORME NÚM.3 CONTROL DE USO SEMANAL DEL VEHÍCULO A. OBJETIVO: Controlar el uso semanal del vehículo de la institución. B. ORIGEN: Sección de Transporte o Dirección Regional. C. CONTENIDO: 1. Semana del__: Colocar la fecha inicio y final de la semana, mes y año. 2. Número de Placa: Número de identificación del vehículo. 3. Fecha: Día, mes y año del uso del Vehículo. 4. Nombre del conductor: Nombre de la persona que conduce el vehículo. 5. Firma: Rúbrica del conductor. 6. Lugar de la Misión: Ubicación del vehículo. 7. Recorrido en Kilómetros: Inicio, final y diferencia de los kilómetros recorrido. 8. Combustible: Cantidad y costo del combustible utilizado en la misión. 9. Confeccionado por: Nombre del responsable de levantar la información. 10. Revisado por: Firma del jefe de la Sección de Transporte/Dirección Regional. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Transporte / Dirección Regional INFORME NÚM.4 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas Sección de Transporte CONTROL SEMANAL DE KILOMETRAJE Y DEL CONSUMO DE COMBUSTIBLE Mes: _____ de 20 ____ Auto Placa Unidad Responsable Kilometraje Recorrido Consumo de Combustible Total: __________ Dirección Regional / Departamento de Servicios Generales _______ Sección de Transporte INFORME NÚM.4 CONTROL SEMANAL DE KILOMETRAJE Y DEL CONSUMO DE COMBUSTIBLE POR AUTO A. OBJETIVO: Controlar el consumo de combustible según el kilometraje de la flota vehicular. B. ORIGEN: Sección de Transporte o Dirección Regional. C. CONTENIDO: 1. Mes____: Mes y año de la confección del formulario. 2. Auto: Marca y modelo del auto. 3. Placa: Número de la placa del auto. 4. Unidad Responsable: Lugar al cual pertenece el auto y si está designado a una dirección. 5. Kilometraje Recorrido: Recorrido total del vehículo en el mes. 6. Consumo de Combustible: Consumo mensual por vehículo. 7. Total: Sumatoria del kilometraje recorrido y del consumo de combustible. 8. Sección de Pool de Autos Livianos/Dirección Regional: 9. Sección de Transporte: Firma del responsable de levantar la información. Firma del jefe. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Transporte / Dirección Regional ANEXOS ANEXO NÚM.1 ANEXO NÚM.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD Dirección de Administración y Finanzas SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Fecha: ______ Código: ____ Control: ____ Unidad: _______, solicitamos se proceda a tramitar la siguiente Solicitud de Bienes y Servicios. Renglón Cantidad Unidad Código Artículo Descripción Importe Unitario Total OBSERVACIÓN: Preparado por: _____ Autorizado por: ________ Visto Bueno DAF: _____ Fecha: /__//__/ COMPRA AL CONTADO Recibido en Compras por: ______ COMPRA AL CRÉDITO Fecha: /__//__/ Partida Presupuestaria: Total Recibido en Presupuesto por: _____ Fecha: /__//__/ ANEXO NÚM.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ OFICINA DE PLACAS Y SEGUROS DEL ESTADO TRÁMITE DE RENOVACIÓN (SÓLO PARA USO DE LA CGR) Por cada formulario colocar un Control Núm. De Control: Formulario Núm. 3 SECCIÓN A DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD SOLICITANTE NÚMERO DE SOLICITUD DE LA ENTIDAD: ENTIDAD SOLICITANTE: Provincia: CÓDIGO D-1 D-2 D-3 Ubicación: Fecha de la Solicitud: SECCIÓN B DATOS GENERALES DEL TRÁMITE DOCUMENTO REQUERIDO COPIA DEL REVISADO DE VIGENCIA ACTUAL. COPIA DEL REGISTRO ÚNICO VEHICULAR OFICIAL QUE DESEA RENOVAR. COPIA DE LA POLIZA DE SEGURO VIGENTE HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL AÑO FISCAL EN CURSO.