Por el cual se aprueban los “procedimientos para la reposición y entrega de cheques a proveedores del Metro de Panamá, S.A.”.

Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº27646 de 20 de octubre de 2014.  Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, “Por el cual se aprueba Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP)-Versión II”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº28198-A de 17 de enero de 2017.  Decreto Núm.60-2018-DMySC de 19 de octubre de 2018, “Por el cual se actualiza la Estructura Organizativa de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se aprueba el Manual de Organización y Funciones de esta Dirección”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº28652A de 12 de noviembre de 2018. C. Alcance Aplica en todas las áreas de Finanzas del MPSA involucradas en la ejecución de los procesos descritos en el presente procedimiento. II. CONTROLES INTERNOS A. Generales 1. La máxima autoridad del MPSA, es responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. 2. La máxima autoridad podrá sancionar administrativamente a cualquier empleado del MPSA, cuando éste haya actuado en contra de lo establecido en este procedimiento, según el reglamento interno de la institución o por cualquier otra disposición. 3. Las jefaturas de las áreas que intervienen en estos procedimientos, deben revisar el mismo a intervalos planificados, para asegurarse que continúa siendo apropiado, adecuado y eficaz. Esta evaluación debe incluir la identificación de oportunidades para la mejora continua, la necesidad de realizar cambios y la identificación de áreas de riesgos que puedan afectar sus objetivos. Los resultados de estas evaluaciones se reportarán a la Oficina de Desarrollo Institucional. 4. Las jefaturas de los departamentos de la Dirección de Finanzas, involucradas en la ejecución de los procedimientos, son responsables de solicitar la revisión y actualización oficial del mismo, a las Oficinas de Desarrollo Institucional y Auditoría Interna, al menos una vez cada tres años contados a partir de la aprobación de estos procedimientos o antes de este período, si existiesen elementos que exijan su actualización con antelación al período señalado. De no producirse ninguna solicitud de revisión después de tres años, se entenderá que el documento mantiene vigencia. 5. Es responsabilidad de los involucrados del procedimiento y de los entes de control, advertir inmediatamente por escrito, a las Oficinas de Desarrollo Institucional y Auditoría Interna sobre cualquier omisión, error o deficiencia detectada en los mismos, que afecte o pudiera afectar las operaciones que estén reguladas en este documento, cualquier otra operación que pueda exponer al Metro de Panamá, S. A., a riesgo de lesiones a su patrimonio, de manera que se puedan efectuar los correctivos oportunamente. 6. La aplicación de este documento no exime al trabajador del Metro de Panamá, S.A., del cumplimiento de cualquier otra disposición o regulación vigente o que entre en vigencia posterior a su implementación, que se relacione con la materia tratada y desarrollada en este documento. 7. La Contraloría General de la República, podrá fiscalizar y realizar audito, según sus funciones a través de las Direcciones respectivas. 8. La Oficina de Auditoría Interna, es responsable de realizar las auditorías en cualquier momento de la ejecución de los procedimientos, sin menoscabo de las que realice la Contraloría General de la República. B. Específicos 1. El Departamento de Tesorería, tiene la responsabilidad debe implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianzas y otros, así como respecto a la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia. 2. El Departamento de Tesorería, tiene la responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, cartas - fianzas y valores negociables; por ello, es conveniente que las instalaciones físicas de la Tesorería tengan ambientes con llaves, muebles especiales, caja fuerte, bóvedas, etc., según la necesidad de cada situación. 3. El Departamento de Tesorería, es responsable de agotar todos los recursos para cumplir con la entrega de un cheque, a fin de localizar a los beneficiarios correspondientes. 4. Los control aplicables para la seguridad y custodia de Cheques, incluyen:  Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en blanco, para operaciones futuras.  Utilización de cinta adhesiva, que impidan la adulteración de los montos consignados.  Empleo de muebles con cerraduras, adecuados para resguardar los cheques en cartera y cheques no utilizados.  Mecanismos de comunicación rápida para suspender el pago del o los cheques extraviados, robados o hurtados  Uso del sello “ANULADO” en los cheques emitidos que deben anularse y perforarse. Por lo anterior, se debe incorporar una copia del cheque en el expediente consecutivo, una copia en el expediente de comprobante de cheques y el cheque original en el expediente de cheques anulados. 5. Requisitos cuando se tenga sólo porciones del cheque o el mismo haya expirado:  Cédula de identidad personal vigente del beneficiario del cheque.  Porciones del cheque o el cheque caduco y el talonario del cheque.  Completar la Solicitud Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco (Anexo Núm.1), debidamente completo en hoja 8 ½ x 11. 6. Requisitos para la reposición de cheque extraviado, hurtado o robado (en posesión del beneficiario):  Cédula de identidad personal vigente del beneficiario del cheque.  Presentar denuncia confeccionada ante la autoridad competente, dependiendo de los montos: Casa de Justicia Comunitaria de Paz, Dirección de Investigación Judicial (DIJ), (denuncia de robo).  Entregar a la dirección de finanzas del Metro de Panamá, S.A. el original de la denuncia emitida por la Casa de Justicia Comunitaria de Paz o Dirección de Investigación Judicial (DIJ).  Formulario para la Solicitud de Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado (Anexo Núm.2), debidamente completo en hoja 8 ½ x 11. 7. El responsable de la entrega de cheque (ventanilla) en la Dirección de Finanzas, debe custodiar los mismos hasta por un máximo de 180 días calendario, por instrucciones de la Dirección de Finanzas y de no ser retirado, debe remitirlo al Departamento de Tesorería para su custodia. 8. El Departamento de Tesorería, debe comunicar telefónicamente y por correo electrónico de inmediato, al personal del Banco Nacional, para la suspensión del cheque extraviado o robado y posteriormente remitir nota, debidamente firmada por el jefe del Departamento de Tesorería, con las generales del cheque y documentos sustentadores. 9. En los casos de cheques reportados como extraviados, hurtado o robado, para su reposición, se estimará una duración de dos meses aproximadamente, a partir de la fecha de suspensión en el Banco Nacional; este tiempo se utilizará para investigar si el cheque ha sido pagado. 10. En los casos que el beneficiario recupere el cheque original, posterior a los dos meses de presentada la denuncia y ya ha sido confeccionado el nuevo cheque, el afectado deberá entregar el cheque original al Departamento de Tesorería, para la anulación del mismo y entrega del nuevo. 11. Para los casos en que el cheque haya sido canjeado sin ser reportado a tiempo al banco por el beneficiario, el Metro de Panamá, S. A., no se hará responsable de la reposición del cheque. 12. Para rehacer un cheque que se ha deteriorado en custodia de algún empleado del Departamento de Tesorería Metro de Panamá, S. A., la jefatura debe confeccionar una nota al Director de Finanzas, justificando las razones de lo sucedido y adjuntando los restos del cheque deteriorado. 13. En los casos que surjan cheques dañados por producción o firma, quedarán registrados en el sistema de administración de Metro de Panamá, S. A., el nombre del trabajador responsable de la ejecución, esto con la intención de deslindar responsabilidades. 14. El Departamento de Tesorería, debe llevar un registro de todos los cheques dañados y anulados, que permita visualizarlos en el consecutivo de cheques. 15. Cuando en el trámite de confección, firma, refrendo o entrega del cheque, el mismo fuere afectado (escritura, limpieza), se realizará la anulación y se deberá rehacer a través de nota explicativa por la unidad administrativa responsable del trámite en el momento del suceso indicando las razones. 16. De ser extraviado, hurtado o robado el cheque en custodia del colaborador del Metro de Panamá, S. A., responsable de su manejo o entrega, este debe reportar dicha pérdida a la jefatura de inmediato y a la Oficina de Auditoría Interna para que realice un audito del mismo, además de poner la denuncia formal ante las autoridades competentes (Casa de Justicia Comunitaria de Paz / la Dirección Investigación Judicial); para posteriormente rehacer el cheque. 17. Cuando existan situaciones de deterioro y caducidad del cheque y el mismo esté en poder del beneficiario, el trámite de reposición tendrá una duración entre 15 a 30 días laborables, contados a partir del día que se reciba la nota de esta solicitud en el Departamento de Tesorería. 18. El beneficiario, dueño del cheque, debe presentar cédula de identidad personal o pasaporte (en caso de ser extranjero), además de una fotocopia de la misma, al momento del retiro del cheque. 19. De retirar el cheque otra persona distinta al representante legal o al beneficiario, debe presentar nota 8 ½ X 11 en membrete de la empresa de Autorización para el Retiro de Cheques (s) (Anexo Núm.5) del beneficiario dueño del cheque, fotocopia de la cédula de identidad personal o pasaporte (de ser extranjero) del beneficiario y del que retira, además copia del certificado de registro público de la empresa vigente. III. PROCEDIMIENTOS A. Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco 1. Beneficiario/Representante Legal Completa original y copia de la Solicitud de Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco (Anexo Núm.1) y adjunta los demás requisitos. Presenta los documentos en la Recepción de la Dirección de Finanzas. 2. Metro de Panamá, S.A. Dirección de Finanzas Recepción Recibe la Solicitud de Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco (Anexo Núm.1) y los demás requisitos. Revisa los documentos. De no cumplir, devuelve para que subsane el mismo. De cumplir sella y firma como constancia de recibido y devuelve la copia al Beneficiario. Remite el original y los documentos sustentadores al Departamento de Tesorería. 3. Departamento de Tesorería Recibe la Solicitud de Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco (Anexo Núm.1) y los demás requisitos; revisa la información. Anula en el sistema el cheque a reemplazar. Perfora el cheque original lo incorpora en el expediente de cheques anulados, se incorpora una copia del cheque en el expediente consecutivo y una copia del cheque en el expediente de comprobante. Remite al Departamento de Contabilidad la Solicitud de Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco (Anexo Núm.1) y el expediente. Continúa el Procedimiento D. Confección de Cheque. MAPA DE PROCESO REPOSICIÓN DE CHEQUE DETERIORADO O CADUCO DIRECCIÓN DE FINANZAS BENEFICIARIO Departamento de Tesorería Recepción DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMPLETA ORIGINAL Y COPIA DE LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE DETERIORADO O CADUCO Y ADJUNTA LOS DEMÁS REQUISITOS. PRESENTA LOS DOCUMENTOS EN LA RECEPCIÓN DE LA DIRECCIÓN. REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE DETERIORADO O CADUCO Y LOS DEMÁS REQUISITOS. DE CUMPLIR SELLA Y FIRMA COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO Y DEVUELVE LA COPIA AL BENEFICIARIO. REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE DETERIORADO O CADUCO Y DEMÁS REQUISITOS. ANULA EN EL SISTEMA EL CHEQUE, PERFORA EL CHEQUE, GUARDAR EN EL CONSECUTIVO Y UNA COPIA EN EL EXPEDIENTE CON LA QUE SE DIO ORIGEN A LA EMISIÓN DEL CHEQUE. B. Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado 1. Beneficiario / Representante Legal Completa y firma en original y copia de la Solicitud de Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado (Anexo Núm.) y los demás requisitos. Presenta los documentos ante la Recepción de la Dirección de Finanzas. 2. Metro de Panamá, S.A. Dirección de Finanzas Recepción Recibe la Solicitud de Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado (Anexo Núm.2) en original y copia, con los demás requisitos. Revisa la información y de no estar en orden, devuelve al beneficiario para que subsane la documentación. De estar todo en orden, sella, firma la original y copia, entrega copia al beneficiario. Remite el original con los documentos sustentadores al Departamento de Tesorería. 3. Departamento de Tesorería Recibe la Solicitud de Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado (Anexo Núm.2) y los documentos sustentadores. Revisa la información y la jefatura comunica de inmediato, al personal de relaciones con instituciones públicas del Banco Nacional de Panamá, de manera telefónica y luego a través de correo electrónico, para que se proceda con el bloqueo del cheque reportado. 4. Banco Nacional de Panamá Departamento de Relaciones con Instituciones Públicas Recibe correo, realiza las acciones pertinentes al caso y responde a la jefatura del Departamento de Tesorería de Metro de Panamá, sobre el bloqueo del cheque reportado. 5. Departamento de Tesorería Anula en el sistema y guarda la denuncia ante la Casa de Justicia Comunitaria de Paz y la Dirección Investigación Judicial (DIJ), en el expediente del cheque y copia del correo electrónico al Banco Nacional de Panamá, de confirmación del bloqueo del cheque en el Banco Nacional de Panamá. Continúa en el Procedimiento D. Confección de Cheque. MAPA DEL PROCESO REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO BENEFICIARIO/ REPRESENTANTE LEGAL Recepción Departamento de Tesorería BANCO NACIONAL DE PANAMÁ Departamento de Relaciones con Instituciones Públicas DIRECCIÓN DE FINANZAS DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMPLETA Y FIRMA EN ORIGINAL Y COPIA DE LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO Y DEMÁS REQUISITOS. PRESENTA LOS DOCUMENTOS ANTE LA RECEPCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS. REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO Y LOS DEMÁS REQUISITOS. DE ESTAR TODO EN ORDEN SELLA, FIRMA LA ORIGINAL Y COPIA; ENTREGA COPIA AL BENEFICIARIO. RECIBE, REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO Y SE COMUNICA DE INMEDIATO AL PERSONAL DE RELACIONES CON INSTITUCIONES PÚBLICAS DEL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, TELEFÓNICAMENTE Y LUEGO A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO PARA QUE SE PROCEDA CON EL BLOQUEO DEL CHEQUE REPORTADO. REALIZA LAS ACCIONES PERTINENTE AL CASO Y RESPONDE SOBRE EL BLOQUEO DEL CHEQUE REPORTADO. ANULA EN EL SISTEMA Y GUARDA LA DENUNCIA EN EL EXPEDIENTE DEL CHEQUE Y COPIA DEL CORREO ELECTRÓNICO AL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ DE CONFIRMACIÓN DEL BLOQUEO DEL CHEQUE. C. Anulación de Cheque 1. Metro de Panamá, S.A. Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería Asistente de Tesorería Notifica al superior sobre las razones de la anulación del cheque. Registra en el sistema la anulación y selecciona la justificación del caso, coloca sello de anulado, perfora el cheque, archiva el cheque en el expediente consecutivo de anulados de fondo de inversión o fondo general y, de igual manera, adjunta copia en el consecutivo de cheques. Completa el nuevo cheque y el Formulario de Anulación de Cheques (Anexo Núm.3) con su firma. Remite a la jefatura, adjuntando el expediente con copia del cheque anulado. Jefatura Recibe el Formulario de Anulación de Cheques (Anexo Núm.3) y el expediente del cheque, valida la información suministrada y firma el formulario. Coloca visto bueno en el comprobante y lo remite a la Dirección de Finanzas. 2. Dirección de Finanzas Director Recibe el Formulario de Anulación de Cheques (Anexo Núm.3) y el expediente del cheque, valida la información suministrada y se remite para confección de cheque, ver Procedimiento D. Confección de Cheque. MAPA DE PROCESO ANULACIÓN DE CHEQUE DIRECCIÓN DE FINANZAS Departamento de Tesorería Despacho de la Dirección DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ASISTENTE DE TESORERÍA NOTIFICA AL SUPERIOR DE MANERA SOBRE LAS RAZONES DE LA ANULACIÓN DEL CHEQUE. REGISTRA EN EL SISTEMA LA ANULACIÓN, COLOCA SELLO DE ANULADO, PERFORA EL CHEQUE, ARCHIVA EL CHEQUE EN EL EXPEDIENTE CONSECUTIVO DE ANULADOS DE FONDO DE INVERSIÓN O FONDO GENERAL, Y DE IGUAL MANERA ADJUNTAR COPIA EN EL CONSECUTIVO DE CHEQUES. COMPLETA EL NUEVO CHEQUE Y EL FORMULARIO DE ANULACIÓN DE CHEQUES CON SU FIRMA. JEFATURA VALIDA LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA Y FIRMA EL FORMULARIO. COLOCA VISTO BUENO EN EL COMPROBANTE. DIRECTOR RECIBE EL FORMULARIO DE ANULACIÓN DE CHEQUES Y EL EXPEDIENTE DEL CHEQUE, VALIDA LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA. D. Confección de Cheque 1. Dirección de Finanzas Departamento de Contabilidad Recibe y revisa la Solicitud de Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco (Anexo Núm.1) o Solicitud de Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado (Anexo Núm.2) o Formulario de Anulación de Cheque (Anexo Núm.3) y el expediente, registra la información en el sistema. Confecciona el comprobante de diario como constancia del registro en el sistema y archiva el documento. Remite los documentos al Departamento de Tesorería. 2. Departamento de Tesorería Recibe la solicitud, el expediente, registra el pago, según el tipo. La jefatura sella y firma la solicitud. Autoriza emisión del Cheque, emite y actualiza estatus. Firma comprobante de cheque y registra el mismo en el sistema. Remite el cheque y los documentos sustentadores y el expediente al Departamento de Contabilidad. 3. Departamento de Contabilidad Recibe el Cheque, el expediente, verifica la información en el sistema; de estar correcta la información, firma el comprobante del cheque. Remite los documentos al Despacho de la Dirección. 4. Despacho de la Dirección Director Recibe el Cheque, el expediente, revisa la información y de estar de acuerdo firma el cheque y lo remite al Departamento de Tesorería. 5. Departamento de Tesorería Recibe el Cheque, el expediente, revisa las firmas y de estar todo correcto, remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República. 6. Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización Recibe el Cheque, el expediente, realiza el examen previo de fiscalización a los documentos, en base a los requerimientos exigidos en la Guía de Fiscalización y a este documento y cualquier otra normativa vigente. De haber inconsistencias en el expediente, se devuelve al Departamento de Tesorería para subsanación. De estar todo correcto, sella los documentos y refrenda el cheque, según la delegación de firma de la Contraloría General de la República vigente. Remite el cheque con los documentos y el expediente al Departamento de Tesorería. 7. Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería Recibe el Cheque, el expediente, revisa las firmas e ingresa los documentos dentro del expediente. Comunica al beneficiario, para que se apersone a retirar el mismo. Entrega el cheque al afectado, una vez firme el libro de cheque se archiva el expediente. Nota: En el caso que el cheque sea retirado por otra persona distinta al beneficiario, debe suministrar una autorización firmada en original debidamente acompañada de ambas cédulas o pasaportes. MAPA DEL PROCESO CONFECCIÓN DE CHEQUE DIRECCIÓN DE FINANZAS CGR Departamento de Contabilidad Departamento de Tesorería Despacho de la Dirección Oficina de Fiscalización DESCRIPCIÓN DEL PROCESO REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE DETERIORADO O CADUCO /SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO / FORMULARIO DE ANULACIÓN DE CHEQUE Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, REGISTRA LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. CONFECCIONA EL COMPROBANTE DE DIARIO COMO CONSTANCIA DEL REGISTRO EN EL SISTEMA Y ARCHIVA EL DOCUMENTO. REGISTRA EL PAGO. LA JEFATURA SELLA Y FIRMA LA SOLICITUD. AUTORIZA EMISIÓN DEL CHEQUE, EMITE Y ACTUALIZA ESTATUS. FIRMA COMPROBANTE DE CHEQUE Y REGISTRA EL MISMO EN EL SISTEMA. RECIBE EL CHEQUE, EL EXPEDIENTE, VERIFICA LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA, DE ESTAR CORRECTA LA INFORMACIÓN FIRMA EL COMPROBANTE DEL CHEQUE. REVISA LA INFORMACIÓN DEL CHEQUE, EL EXPEDIENTE Y DE ESTAR DE ACUERDO FIRMA EL CHEQUE. REVISA LAS FIRMAS EL CHEQUE. REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN AL EL CHEQUE Y EL EXPEDIENTE. DE ESTAR TODO CORRECTO, SELLA LOS DOCUMENTOS Y REFRENDA EL CHEQUE Y LA GESTIÓN DE COBRO, SEGÚN LA DELEGACIÓN DE FIRMA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA VIGENTE. REVISA LA FIRMAS DEL CHEQUE Y COMUNICA AL BENEFICIARIO PARA QUE SE APERSONE A RETIRAR EL MISMO. ENTREGA EL CHEQUE AL BENEFICIARIO, UNA VEZ FIRME EL LIBRO DE CHEQUE SE ARCHIVA LOS DOCUMENTO EN EL EXPEDIENTE. E. Entrega de Cheque 1. Beneficiario Entrega la Autorización para el Retiro de Cheques (s) (Anexo Núm.5) adjuntado los documentos para la entrega de cheque en la recepción de la Dirección de Finanzas. 2. Metro de Panamá, S.A. Dirección de Finanzas Recepción Recibe la Autorización para el Retiro de Cheques (s) (Anexo Núm.5) y los documentos sustentadores, revisa la información y de estar todo correcto entrega el cheque al beneficiario una vez firme el libro de entrega de cheques. MAPA DE PROCESO ENTREGA DE CHEQUE DIRECCIÓN DE FINANZAS BENEFICIARIO RECEPCIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ENTREGA LA AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE CHEQUES (S) ADJUNTADO LOS DOCUMENTOS PARA LA ENTREGA DE CHEQUE EN LA RECEPCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS. RECIBE LA AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE CHEQUES (S) Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, REVISA LA INFORMACIÓN Y DE ESTAR TODO CORRECTO ENTREGA EL CHEQUE AL BENEFICIARIO UNA VEZ FIRME EL LIBRO DE ENTREGA DE CHEQUES. GLOSARIO GLOSARIO 1. Beneficiario: Persona natural o jurídica que recibe el beneficio de la reposición del cheque. 2. Cheque: Documento firmado por el titular de una cuenta bancaria y que constituye una orden de pago nominativa o al portador, que autoriza a retirar de dicha cuenta la cantidad de dinero registrada. 3. Cheques Caducos: Cheques que exceden la fecha de vigencia, perdiendo validez. 4. Cheques Caduco en manos del proveedor: Cheques retirados por beneficiario y expiro (vigencia de 1 año). 5. Cheques Deteriorados: Cheques que se estropearon, rompieron, mancharon o destruyeron parcialmente o totalmente. 6. Cheques extraviados: Cheques que fueron perdidos, que no se pueden ubicar o encontrar. 7. Cheques con Inconsistencias: Cheques con error, que no contiene lo correcto. 8. Reposición de Cheques: Reemplazo, sustitución de cheque(s). 9. Representante Legal: Persona que actúa en nombre de esa empresa (proveedor o contratista) para realizar diversos trámites. Puede asumir compromisos y tomar decisiones que serán atribuidas a la empresa como persona jurídica. ACRÓNIMOS ACRÓNIMOS 1. CGR: Contraloría General de la República. 2. DIJ: Dirección de Investigación Judicial. 3. MPSA: Metro de Panamá, S.A. ANEXOS ANEXO NÚM.1 SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE DETERIORADO O CADUCO Panamá __de _____de 20__. Director (a) de Finanzas Metro de Panamá, S.A. E. S. D. Estimado (a) Director (a): Yo ___________, con cédula o pasaporte N°___ en mi condición de Dueño o Representante Legal de la empresa _________, con N° RUC. _____ D.V.__. Solicito a usted autorice la reposición del o los cheques detallados a continuación: BENEFICIARIO CHEQUE MONTO 1-_________ N°____ B/. ____. 2-_________ N°____ B/. ____. 3-_________ N°____ B/. ____. Esta solicitud se debe a que el, o los cheque (s), fueron deteriorados o caducos estando en nuestro poder. Agradeciendo de antemano su aceptación. Atentamente. ______. Firma del Beneficiario o Representante Legal Tel.: o Cel.: _____. Adjuntar: Copia de cédula legible, del Beneficiario o Representante Legal, Según sea el caso, en caso de ser extranjero copia del pasaporte. Copia del Certificado de Registro Público de la Empresa vigente Cheque (s) Original (es) o deteriorado. ANEXO NÚM.2 SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO Panamá __de _____de 20__. Director (a) de Finanzas Metro de Panamá, S.A. E. S. D. Estimado (a) Director (a): Yo ___________, con cédula o pasaporte N°___ en mi condición de Dueño o Representante Legal de la empresa _________, con N° RUC. _____ D.V.____. Solicito a usted autorice la reposición del o los cheques detallados a continuación: BENEFICIARIO CHEQUE MONTO 1-_________ N°__ B/. ____. 2-_________ N°____ B/. ____. 3-_________ N°____ B/. ____. Esta solicitud se debe a que el, o los cheque (s), fueron extraviados, hurtados o robados para lo cual adjunto copia de la denuncia interpuesta en la D.I.J. Agradeciendo de antemano su aceptación. Atentamente. ______. Firma del Beneficiario o Representante Legal Tel.: o Cel.: _____. Adjuntar: Copia de cédula legible, del Beneficiario o Representante Legal, Según sea el caso, en caso de ser extranjero copia del pasaporte. Copia del Certificado de Registro Público de la Empresa vigente ANEXO NÚM.3 FORMULARIO DE ANULACIÓN DE CHEQUE ANEXO NÚM.4 METRO DE PANAMÁ, S.A. DIRECCIÓN DE FINANZAS SOLICITUD DE ANULACIÓN N° __- 20____. Para: Oficina de Fiscalización en el Metro de Panamá, S.A. Solicitado por: ____, Fecha: _______. Autorizado por: _______ , Firma: ______. Cheque N° __. Emitido a favor de: ______. Valor: B/.__. Referencia: Motivo de la Anulación: Se solicita la anulación del SCAFID del cheque _, girado a favor del proveedor _______, por la suma de B/._, del fondo: _______. Por motivos de: _____________ ________________ ______________ ______________ Trámite: Se realizó la anulación del cheque N°___, en físico y en sistema. ANEXO NÚM.5 Autorización para el Retiro de Cheques (s) Panamá _de ____de 20. Licenciado ____ Subdirección de Finanzas Metro de Panamá, S.A. Señor Subdirector: Yo _______, con cédula de identidad personal número ____ en mi condición de Representante Legal de la empresa ________, con número de RUC. _____ y D.V. __, autorizo el retiro del cheque a nombre de nuestra empresa, a el (los) siguiente(s) colaborador(es) designados a continuación: 1. __________ C.I.P. Nº _____ 2. __________ C.I.P. Nº _____ 3. __________ C.I.P. Nº _______ Autorización por una sola vez Autorización por seis meses. Por lo antes expuesto queda establecido que de existir el cambio de algunos de los autorizados, queda bajo nuestra responsabilidad comunicarles de inmediato mediante nota dirigida a la Dirección de Finanzas del Metro de Panamá, S.A. Atentamente. ______ Representante Legal C.I.P. número ____ Teléfono fijo: ____ Celular: _______ Adjuntar: Copia de cédula legible, del representante legal. Copia de cédula legible, de los autorizados. Copia del certificado de registro público de la empresa vigente. Debe presentarse en hoja membretada de la empresa, en hoja 8 ½ X 11. Esta autorización tendrá vigencia de seis meses una vez se registre en la Dirección de Finanzas.