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República de Panamá
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Texto
República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
Texto
METRO DE PANAMÁ, S.A.
PROCEDIMIENTOS PARA LA REPOSICIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES A
PROVEEDORES
Texto
Junio de 2019
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Texto
DIRECCIÓN SUPERIOR
Texto
FEDERICO A. HUMBERT
Contralor General
Texto
NITZIA R. DE VILLARREAL
Subcontralora General
Texto
CARLOS A. GARCÍA MOLINO
Secretario General
Texto
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Texto
ELY BROKAMP I.
Directora
Texto
FELIPE ALMANZA
Subdirector
Texto
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚLICOS
PRÓSPERO ROSAS C.
Jefe
Texto
LETICIA R. DE RODRÍGUEZ
Supervisora
Texto
ABRAHAM MUÑIZ
Analista
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
Texto
JAMES E. BERNARD V.
Director
Texto
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL
Texto
OLDEMAR GUERRA ESPINOZA
Director
Texto
DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL
Texto
LUTZIA FISTONIC B.
Directora
METRO DE PANAMÁ S.A.
Texto
DIRECCIÓN GENERAL
ROBERTO ROY
Director y Presidente de la Junta Directiva
Texto
OFICINA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
OMAR CASTILLO
Jefe
Texto
DIRECCIÓN DE FINANZAS
EIBAR CABALLERO
Subdirector
Texto
MIGUEL ÁNGEL OLMOS R.
Analista Financiero
Texto
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
TAMITZI DONATO
Jefa
Texto
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
LUIS SANTOS
Jefe
ÍNDICE
Texto
INTRODUCCIÓN
I.
Texto
ASPECTOS GENERALES
A. Objetivo de los Procedimientos
B. Base Legal
C. Alcance
Texto
II.
Texto
CONTROLES INTERNOS
A. Generales
B. Específicos
Texto
III.
Texto
PROCEDIMIENTOS
A. Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco
B. Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado
C. Anulación de Cheque
D. Confección de Cheque
E. Entrega de Cheque
GLOSARIO
ACRÓNIMOS
ANEXOS
INTRODUCCIÓN
Texto
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas
de Contabilidad, en coordinación con la Dirección Administrativa del Metro de Panamá, S. A., ha
desarrollado el documento “Procedimientos para la Reposición y Entrega de Cheques a
Proveedores”.
Los controles y procedimientos incluidos en este documento, constituyen una herramienta de apoyo
para que la administración del Metro de Panamá, S.A., en adelante MPSA, defina y regule los aspectos
relativos a la reposición de cheques.
El mismo contiene tres capítulos y un apéndice referente al glosario, acrónimos de términos y anexos,
los cuales serán de uso obligatorio. El primer capítulo, se refiere a los aspectos generales que incluyen
el Objetivo de los Procedimientos, Base Legal y el Alcance. El segundo capítulo, trata sobre los
Controles Internos, generales y específicos. El tercer capítulo, incluye los Procedimientos para la
reposición de cheque deteriorado o caduco, la confección de cheque extraviado, hurtado o robado y la
anulación de cheque y la entrega de cheque a proveedores.
Como práctica establecida en los aspectos contemplados en el presente documento, no se pretenden
fijar pautas inflexibles, por consiguiente, se deja plasmado que los cambios que a futuro se presenten
en el quehacer del Metro de Panamá, S. A., obligará a que se realicen ajustes constantes, a los que no
escapan las normas, procesos, procedimientos y controles contenidos en este producto; por lo tanto,
estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación.
Texto
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
I.
Texto
ASPECTOS GENERALES
A.
Texto
Objetivo de los Procedimientos
Texto
Regular y controlar las acciones pertinentes a la confección, reposición de cheques
(deteriorados o caducados, extraviados, hurtados, robados, anulados) y entrega a los
Proveedores del Metro de Panamá, S.A.
Texto
B.
Texto
Base Legal
Texto
Texto
Constitución Política de la República de Panamá. Publicada en Gaceta Oficial
Nº25176 del 15 de noviembre de 2004.
Texto
Texto
Ley Núm.8 de 27 de enero de 1956 “Código Fiscal”. , 1080 y 1086).
Publicada en la Gaceta Oficial N°12995 de 29 de junio de 1956.
Texto
Texto
, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República”. Publicada en la Gaceta Oficial N°20188 de 20 de noviembre de
1984.
Texto
Texto
Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría
de la Administración, que regula el Procedimiento Administrativo General y dicta
Disposiciones Especiales”. . Publicada en la Gaceta Oficial Nº24109 de 2 de
agosto de 2000.
Texto
Texto
Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002, “Que dicta normas para la transparencia en la gestión
pública, establece la acción de Hábeas Data y dicta otras disposiciones”. .
Publicada en la Gaceta Oficial Nº24476 de 23 de enero de 2002.
Texto
Texto
Ley Núm.69 de 27 de diciembre de 2007, “Que crea la Dirección de Investigación Judicial
en la Policía Nacional, adscribe los Servicios de Criminalística al Instituto de Medicina
Legal y Ciencias Forenses y dicta otras disposiciones”. . Publicada en la Gaceta
Oficial Nº25949 de 27 de diciembre de 2007.
Texto
Texto
Ley Núm.109 de 25 de noviembre de 2013, “Que dicta el marco regulatorio relativo al
Sistema Metro de Transporte de Personas”. . Publicada en la Gaceta Oficial
N°27421 de 25 de noviembre de 2013.
Texto
Texto
Ley Núm.16 de 17 de junio de 2016, “Que instituye la Justicia Comunitaria de Paz y dicta
disposiciones sobre Mediación y Conciliación Comunitaria”. . Publicada en la
Gaceta Oficial N°28055-A de 17 de junio de 2016.
Texto
Texto
Decreto Núm.214 de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control
Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Punto 3.3.1. Norma de Control
Interno para el Área de Tesorería; 3.3.4. Norma de Control Interno para el Área de
Contabilidad. Publicado en la Gaceta Oficial Nº24380 de 4 de septiembre de 2001.
Texto
Decreto Núm.420-2005 de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se actualiza el
documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”. .
Publicado en la Gaceta Oficial Nº25424 de 14 de noviembre de 2005.
Texto
Texto
Decreto Núm.220-2014-DMySC de 25 de julio de 2014, “Por el cual se adoptan las
Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de Panamá”.
Artículo 1
**Artículo 1.** Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº27646 de 20 de octubre de 2014.
Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, “Por el cual se aprueba Manual
General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP)-Versión II”. . Publicado en la Gaceta
Oficial Digital Nº28198-A de 17 de enero de 2017.
Decreto Núm.60-2018-DMySC de 19 de octubre de 2018, “Por el cual se actualiza la
Estructura Organizativa de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
de la Contraloría General de la República y se aprueba el Manual de Organización y
Funciones de esta Dirección”. . Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº28652A de 12 de noviembre de 2018.
C.
Alcance
Aplica en todas las áreas de Finanzas del MPSA involucradas en la ejecución de los procesos
descritos en el presente procedimiento.
II. CONTROLES INTERNOS
A. Generales
1. La máxima autoridad del MPSA, es responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y
actualización de una adecuada estructura de control interno.
2. La máxima autoridad sancionar administrativamente a cualquier empleado del
MPSA, éste haya actuado en contra de lo establecido en este procedimiento, según
el reglamento interno de la institución o por cualquier otra disposición.
3. Las jefaturas de las áreas que intervienen en estos procedimientos, deben revisar
a intervalos planificados, para asegurarse que continúa siendo apropiado, adecuado y eficaz.
Esta evaluación debe incluir la identificación de oportunidades para la mejora continua, la
necesidad de realizar cambios y la identificación de áreas de riesgos que puedan afectar sus
objetivos. Los resultados de estas evaluaciones se reportarán a la Oficina de Desarrollo
Institucional.
4. Las jefaturas de los departamentos de la Dirección de Finanzas, involucradas en la ejecución
de los procedimientos, son responsables de solicitar la revisión y actualización oficial del
mismo, a las Oficinas de Desarrollo Institucional y Auditoría Interna, al menos una vez
cada tres años contados a partir de la aprobación de estos procedimientos o antes de este
período, si existiesen elementos que exijan su actualización con antelación al período
señalado. De no producirse ninguna solicitud de revisión después de tres años, se entenderá
que el documento mantiene vigencia.
5. Es responsabilidad de los involucrados del procedimiento y de los entes de control, advertir
inmediatamente por escrito, a las Oficinas de Desarrollo Institucional y Auditoría Interna
sobre cualquier omisión, error o deficiencia detectada en , que afecte o pudiera
afectar las operaciones que estén reguladas en este documento, cualquier otra operación que
pueda exponer al Metro de Panamá, S. A., a riesgo de lesiones a su patrimonio, de manera
que se puedan efectuar los correctivos oportunamente.
6. La aplicación de este documento no exime al trabajador del Metro de Panamá, S.A., del
cumplimiento de cualquier otra disposición o regulación vigente o que entre en vigencia
posterior a su implementación, que se relacione con la materia tratada y desarrollada en este
documento.
7. La Contraloría General de la República, fiscalizar y realizar audito, según sus
funciones a través de las Direcciones respectivas.
8. La Oficina de Auditoría Interna, es responsable de realizar las auditorías en cualquier
momento de la ejecución de los procedimientos, sin menoscabo de las que realice la
Contraloría General de la República.
B. Específicos
1. El Departamento de Tesorería, tiene la responsabilidad debe implementar medidas de
seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianzas y
otros, así como respecto a la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.
2. El Departamento de Tesorería, tiene la responsabilidad sobre la custodia de fondos,
cheques, cartas - fianzas y valores negociables; por ello, es conveniente que las
instalaciones físicas de la Tesorería tengan ambientes con llaves, muebles especiales, caja
fuerte, bóvedas, etc., según la necesidad de cada situación.
3. El Departamento de Tesorería, es responsable de agotar todos los recursos para cumplir con
la entrega de un cheque, a fin de localizar a los beneficiarios correspondientes.
4. Los control aplicables para la seguridad y custodia de Cheques, incluyen:
Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar
cheques en blanco, para operaciones futuras.
Utilización de cinta adhesiva, que impidan la adulteración de los montos
consignados.
Empleo de muebles con cerraduras, adecuados para resguardar los cheques
en cartera y cheques no utilizados.
Mecanismos de comunicación rápida para suspender el pago del o los
cheques extraviados, robados o hurtados
Uso del sello “ANULADO” en los cheques emitidos que deben anularse y
perforarse. Por lo anterior, se debe incorporar una copia del cheque en el
expediente consecutivo, una copia en el expediente de comprobante de
cheques y el cheque original en el expediente de cheques anulados.
5. Requisitos se tenga sólo porciones del cheque o haya expirado:
Cédula de identidad personal vigente del beneficiario del cheque.
Porciones del cheque o el cheque caduco y el talonario del cheque.
Completar la Solicitud Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco
(Anexo Núm.1), debidamente completo en hoja 8 ½ x 11.
6. Requisitos para la reposición de cheque extraviado, hurtado o robado (en posesión del
beneficiario):
Cédula de identidad personal vigente del beneficiario del cheque.
Presentar denuncia confeccionada ante la autoridad competente, dependiendo de los
montos: Casa de Justicia Comunitaria de Paz, Dirección de Investigación Judicial
(DIJ), (denuncia de robo).
Entregar a la dirección de finanzas del Metro de Panamá, S.A. el original de la
denuncia emitida por la Casa de Justicia Comunitaria de Paz o Dirección de
Investigación Judicial (DIJ).
Formulario para la Solicitud de Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o
Robado (Anexo Núm.2), debidamente completo en hoja 8 ½ x 11.
7.
El responsable de la entrega de cheque (ventanilla) en la Dirección de Finanzas, debe
custodiar los mismos hasta por un máximo de 180 días calendario, por instrucciones de la
Dirección de Finanzas y de no ser retirado, debe remitirlo al Departamento de Tesorería
para su custodia.
8.
El Departamento de Tesorería, debe comunicar telefónicamente y por correo electrónico de
inmediato, al personal del Banco Nacional, para la suspensión del cheque extraviado o
robado y posteriormente remitir nota, debidamente firmada por el jefe del Departamento de
Tesorería, con las generales del cheque y documentos sustentadores.
9.
En los casos de cheques reportados como extraviados, hurtado o robado, para su reposición,
se estimará una duración de dos meses aproximadamente, a partir de la fecha de suspensión
en el Banco Nacional; este tiempo se utilizará para investigar si el cheque ha sido pagado.
10. En los casos que el beneficiario recupere el cheque original, posterior a los dos meses de
presentada la denuncia y ya ha sido confeccionado el nuevo cheque, el afectado
entregar el cheque original al Departamento de Tesorería, para la anulación del mismo y
entrega del nuevo.
11. Para los casos en que el cheque haya sido canjeado sin ser reportado a tiempo al banco por
el beneficiario, el Metro de Panamá, S. A., no se hará responsable de la reposición del
cheque.
12. Para rehacer un cheque que se ha deteriorado en custodia de algún empleado del
Departamento de Tesorería Metro de Panamá, S. A., la jefatura debe confeccionar una nota
al Director de Finanzas, justificando las razones de lo sucedido y adjuntando los restos del
cheque deteriorado.
13. En los casos que surjan cheques dañados por producción o firma, quedarán registrados en
el sistema de administración de Metro de Panamá, S. A., el nombre del trabajador
responsable de la ejecución, esto con la intención de deslindar responsabilidades.
14. El Departamento de Tesorería, debe llevar un registro de todos los cheques dañados y
anulados, que permita visualizarlos en el consecutivo de cheques.
15. en el trámite de confección, firma, refrendo o entrega del cheque, el mismo fuere
afectado (escritura, limpieza), se realizará la anulación y rehacer a través de nota
explicativa por la unidad administrativa responsable del trámite en el momento del suceso
indicando las razones.
16. De ser extraviado, hurtado o robado el cheque en custodia del colaborador del Metro de
Panamá, S. A., responsable de su manejo o entrega, este debe reportar pérdida a la
jefatura de inmediato y a la Oficina de Auditoría Interna para que realice un audito del
mismo, además de poner la denuncia formal ante las autoridades competentes (Casa de
Justicia Comunitaria de Paz / la Dirección Investigación Judicial); para posteriormente
rehacer el cheque.
17. existan situaciones de deterioro y caducidad del cheque y el mismo esté en poder
del beneficiario, el trámite de reposición tendrá una duración entre 15 a 30 días laborables,
contados a partir del día que se reciba la nota de esta solicitud en el Departamento de
Tesorería.
18. El beneficiario, dueño del cheque, debe presentar cédula de identidad personal o pasaporte
( ser extranjero), además de una fotocopia de , al momento del retiro del
cheque.
19. De retirar el cheque otra persona distinta al representante legal o al beneficiario, debe
presentar nota 8 ½ X 11 en membrete de la empresa de Autorización para el Retiro de
Cheques (s) (Anexo Núm.5) del beneficiario dueño del cheque, fotocopia de la cédula de
identidad personal o pasaporte (de ser extranjero) del beneficiario y del que retira, además
copia del certificado de registro público de la empresa vigente.
III. PROCEDIMIENTOS
A. Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco
1. Beneficiario/Representante Legal
Completa original y copia de la Solicitud de Reposición de Cheque Deteriorado o
Caduco (Anexo Núm.1) y adjunta los demás requisitos. Presenta los documentos en la
Recepción de la Dirección de Finanzas.
2. Metro de Panamá, S.A.
Dirección de Finanzas
Recepción
Recibe la Solicitud de Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco (Anexo Núm.1) y
los demás requisitos. Revisa los documentos. De no cumplir, devuelve para que subsane . De cumplir sella y firma como constancia de recibido y devuelve la copia al
Beneficiario. Remite el original y los documentos sustentadores al Departamento de
Tesorería.
3. Departamento de Tesorería
Recibe la Solicitud de Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco (Anexo Núm.1) y
los demás requisitos; revisa la información.
Anula en el sistema el cheque a reemplazar.
Perfora el cheque original lo incorpora en el expediente de cheques anulados, se incorpora
una copia del cheque en el expediente consecutivo y una copia del cheque en el expediente
de comprobante.
Remite al Departamento de Contabilidad la Solicitud de Reposición de Cheque
Deteriorado o Caduco (Anexo Núm.1) y el expediente. Continúa el Procedimiento D.
Confección de Cheque.
MAPA DE PROCESO
REPOSICIÓN DE CHEQUE DETERIORADO O CADUCO
DIRECCIÓN DE FINANZAS
BENEFICIARIO
Departamento de Tesorería
Recepción
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COMPLETA ORIGINAL Y COPIA DE LA
SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE
DETERIORADO O CADUCO Y ADJUNTA LOS
DEMÁS REQUISITOS. PRESENTA LOS
DOCUMENTOS EN LA RECEPCIÓN DE LA
DIRECCIÓN.
REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE
DETERIORADO O CADUCO Y LOS DEMÁS REQUISITOS.
DE CUMPLIR SELLA Y FIRMA COMO CONSTANCIA DE
RECIBIDO Y DEVUELVE LA COPIA AL BENEFICIARIO.
REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE
DETERIORADO O CADUCO Y DEMÁS REQUISITOS.
ANULA EN EL SISTEMA EL CHEQUE, PERFORA EL
CHEQUE, GUARDAR EN EL CONSECUTIVO Y UNA
COPIA EN EL EXPEDIENTE CON LA QUE SE DIO
ORIGEN A LA EMISIÓN DEL CHEQUE.
B. Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado
1. Beneficiario / Representante Legal
Completa y firma en original y copia de la Solicitud de Reposición de Cheque
Extraviado, Hurtado o Robado (Anexo Núm.) y los demás requisitos. Presenta los
documentos ante la Recepción de la Dirección de Finanzas.
2. Metro de Panamá, S.A.
Dirección de Finanzas
Recepción
Recibe la Solicitud de Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado (Anexo
Núm.2) en original y copia, con los demás requisitos. Revisa la información y de no estar
en orden, devuelve al beneficiario para que subsane la documentación. De estar todo en
orden, sella, firma la original y copia, entrega copia al beneficiario. Remite el original con
los documentos sustentadores al Departamento de Tesorería.
3. Departamento de Tesorería
Recibe la Solicitud de Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado (Anexo
Núm.2) y los documentos sustentadores. Revisa la información y la jefatura comunica de
inmediato, al personal de relaciones con instituciones públicas del Banco Nacional de
Panamá, de manera telefónica y luego a través de correo electrónico, para que se proceda
con el bloqueo del cheque reportado.
4. Banco Nacional de Panamá
Departamento de Relaciones con Instituciones Públicas
Recibe correo, realiza las acciones pertinentes al caso y responde a la jefatura del
Departamento de Tesorería de Metro de Panamá, sobre el bloqueo del cheque reportado.
5. Departamento de Tesorería
Anula en el sistema y guarda la denuncia ante la Casa de Justicia Comunitaria de Paz y la
Dirección Investigación Judicial (DIJ), en el expediente del cheque y copia del correo
electrónico al Banco Nacional de Panamá, de confirmación del bloqueo del cheque en el
Banco Nacional de Panamá. Continúa en el Procedimiento D. Confección de Cheque.
MAPA DEL PROCESO
REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO
BENEFICIARIO/
REPRESENTANTE LEGAL
Recepción
Departamento
de Tesorería
BANCO NACIONAL
DE PANAMÁ
Departamento de Relaciones
con Instituciones Públicas
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COMPLETA Y FIRMA EN ORIGINAL Y COPIA DE LA
SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO,
HURTADO O ROBADO Y DEMÁS REQUISITOS. PRESENTA
LOS DOCUMENTOS ANTE LA RECEPCIÓN DE LA
DIRECCIÓN DE FINANZAS.
REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE
EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO Y LOS DEMÁS
REQUISITOS. DE ESTAR TODO EN ORDEN SELLA, FIRMA
LA ORIGINAL Y COPIA; ENTREGA COPIA AL
BENEFICIARIO.
RECIBE, REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE
EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO Y SE COMUNICA DE
INMEDIATO AL PERSONAL DE RELACIONES CON INSTITUCIONES
PÚBLICAS DEL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ,
TELEFÓNICAMENTE Y LUEGO A TRAVÉS DE CORREO
ELECTRÓNICO PARA QUE SE PROCEDA CON EL BLOQUEO DEL
CHEQUE REPORTADO.
REALIZA LAS ACCIONES PERTINENTE AL CASO Y RESPONDE
SOBRE EL BLOQUEO DEL CHEQUE REPORTADO.
ANULA EN EL SISTEMA Y GUARDA LA DENUNCIA EN EL
EXPEDIENTE DEL CHEQUE Y COPIA DEL CORREO ELECTRÓNICO
AL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ DE CONFIRMACIÓN DEL
BLOQUEO DEL CHEQUE.
C. Anulación de Cheque
1. Metro de Panamá, S.A.
Dirección de Finanzas
Departamento de Tesorería
Asistente de Tesorería
Notifica al superior sobre las razones de la anulación del cheque.
Registra en el sistema la anulación y selecciona la justificación del caso, coloca sello de
anulado, perfora el cheque, archiva el cheque en el expediente consecutivo de anulados de
fondo de inversión o fondo general y, de igual manera, adjunta copia en el consecutivo de
cheques.
Completa el nuevo cheque y el Formulario de Anulación de Cheques (Anexo Núm.3)
con su firma. Remite a la jefatura, adjuntando el expediente con copia del cheque anulado.
Jefatura
Recibe el Formulario de Anulación de Cheques (Anexo Núm.3) y el expediente del
cheque, valida la información suministrada y firma el formulario. Coloca visto bueno en el
comprobante y lo remite a la Dirección de Finanzas.
2. Dirección de Finanzas
Director
Recibe el Formulario de Anulación de Cheques (Anexo Núm.3) y el expediente del
cheque, valida la información suministrada y se remite para confección de cheque, ver
Procedimiento D. Confección de Cheque.
MAPA DE PROCESO
ANULACIÓN DE CHEQUE
DIRECCIÓN DE FINANZAS
Departamento de Tesorería
Despacho de la Dirección
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ASISTENTE DE TESORERÍA
NOTIFICA AL SUPERIOR DE MANERA SOBRE LAS
RAZONES DE LA ANULACIÓN DEL CHEQUE.
REGISTRA EN EL SISTEMA LA ANULACIÓN, COLOCA
SELLO DE ANULADO, PERFORA EL CHEQUE,
ARCHIVA EL CHEQUE EN EL EXPEDIENTE
CONSECUTIVO DE ANULADOS DE FONDO DE
INVERSIÓN O FONDO GENERAL, Y DE IGUAL
MANERA ADJUNTAR COPIA EN EL CONSECUTIVO DE
CHEQUES.
COMPLETA EL NUEVO CHEQUE Y EL FORMULARIO
DE ANULACIÓN DE CHEQUES CON SU FIRMA.
JEFATURA
VALIDA LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA Y FIRMA
EL FORMULARIO. COLOCA VISTO BUENO EN EL
COMPROBANTE.
DIRECTOR
RECIBE EL FORMULARIO DE ANULACIÓN DE
CHEQUES Y EL EXPEDIENTE DEL CHEQUE, VALIDA
LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA.
D. Confección de Cheque
1. Dirección de Finanzas
Departamento de Contabilidad
Recibe y revisa la Solicitud de Reposición de Cheque Deteriorado o Caduco (Anexo
Núm.1) o Solicitud de Reposición de Cheque Extraviado, Hurtado o Robado (Anexo
Núm.2) o Formulario de Anulación de Cheque (Anexo Núm.3) y el expediente, registra
la información en el sistema.
Confecciona el comprobante de diario como constancia del registro en el sistema y archiva
el documento.
Remite los documentos al Departamento de Tesorería.
2. Departamento de Tesorería
Recibe la solicitud, el expediente, registra el pago, según el tipo. La jefatura sella y firma
la solicitud.
Autoriza emisión del Cheque, emite y actualiza estatus.
Firma comprobante de cheque y registra en el sistema. Remite el cheque y los
documentos sustentadores y el expediente al Departamento de Contabilidad.
3. Departamento de Contabilidad
Recibe el Cheque, el expediente, verifica la información en el sistema; de estar correcta
la información, firma el comprobante del cheque. Remite los documentos al Despacho de
la Dirección.
4. Despacho de la Dirección
Director
Recibe el Cheque, el expediente, revisa la información y de estar de acuerdo firma el
cheque y lo remite al Departamento de Tesorería.
5. Departamento de Tesorería
Recibe el Cheque, el expediente, revisa las firmas y de estar todo correcto, remite a la
Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República.
6. Contraloría General de la República
Oficina de Fiscalización
Recibe el Cheque, el expediente, realiza el examen previo de fiscalización a los
documentos, en base a los requerimientos exigidos en la Guía de Fiscalización y a este
documento y cualquier otra normativa vigente.
De haber inconsistencias en el expediente, se devuelve al Departamento de Tesorería para
subsanación. De estar todo correcto, sella los documentos y refrenda el cheque, según la
delegación de firma de la Contraloría General de la República vigente.
Remite el cheque con los documentos y el expediente al Departamento de Tesorería.
7. Dirección de Finanzas
Departamento de Tesorería
Recibe el Cheque, el expediente, revisa las firmas e ingresa los documentos dentro del
expediente.
Comunica al beneficiario, para que se apersone a retirar . Entrega el cheque al
afectado, una vez firme el libro de cheque se archiva el expediente.
Nota:
En el caso que el cheque sea retirado por otra persona distinta al beneficiario,
debe suministrar una autorización firmada en original debidamente
acompañada de ambas cédulas o pasaportes.
MAPA DEL PROCESO
CONFECCIÓN DE CHEQUE
DIRECCIÓN DE FINANZAS
CGR
Departamento de Contabilidad Departamento de Tesorería
Despacho de la Dirección
Oficina de Fiscalización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
REVISA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE
DETERIORADO O CADUCO /SOLICITUD DE
REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO, HURTADO O
ROBADO / FORMULARIO DE ANULACIÓN DE CHEQUE
Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, REGISTRA
LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA.
CONFECCIONA EL COMPROBANTE DE DIARIO COMO
CONSTANCIA DEL REGISTRO EN EL SISTEMA Y
ARCHIVA EL DOCUMENTO.
REGISTRA EL PAGO. LA JEFATURA SELLA Y FIRMA LA
SOLICITUD. AUTORIZA EMISIÓN DEL CHEQUE, EMITE
Y ACTUALIZA ESTATUS. FIRMA COMPROBANTE DE
CHEQUE Y REGISTRA EL MISMO EN EL SISTEMA.
RECIBE EL CHEQUE, EL EXPEDIENTE, VERIFICA LA
INFORMACIÓN EN EL SISTEMA, DE ESTAR
CORRECTA LA INFORMACIÓN FIRMA EL
COMPROBANTE DEL CHEQUE.
REVISA LA INFORMACIÓN DEL CHEQUE, EL EXPEDIENTE Y
DE ESTAR DE ACUERDO FIRMA EL CHEQUE.
REVISA LAS FIRMAS EL CHEQUE.
REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN AL EL
CHEQUE Y EL EXPEDIENTE. DE ESTAR TODO CORRECTO,
SELLA LOS DOCUMENTOS Y REFRENDA EL CHEQUE Y LA
GESTIÓN DE COBRO, SEGÚN LA DELEGACIÓN DE FIRMA
DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
VIGENTE.
REVISA LA FIRMAS DEL CHEQUE Y COMUNICA AL
BENEFICIARIO PARA QUE SE APERSONE A RETIRAR . ENTREGA EL CHEQUE AL BENEFICIARIO, UNA VEZ
FIRME EL LIBRO DE CHEQUE SE ARCHIVA LOS
DOCUMENTO EN EL EXPEDIENTE.
E. Entrega de Cheque
1.
Beneficiario
Entrega la Autorización para el Retiro de Cheques (s) (Anexo Núm.5) adjuntado los
documentos para la entrega de cheque en la recepción de la Dirección de Finanzas.
2.
Metro de Panamá, S.A.
Dirección de Finanzas
Recepción
Recibe la Autorización para el Retiro de Cheques (s) (Anexo Núm.5) y los
documentos sustentadores, revisa la información y de estar todo correcto entrega el
cheque al beneficiario una vez firme el libro de entrega de cheques.
MAPA DE PROCESO
ENTREGA DE CHEQUE
DIRECCIÓN DE FINANZAS
BENEFICIARIO
RECEPCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ENTREGA LA AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO
DE CHEQUES (S) ADJUNTADO LOS DOCUMENTOS
PARA LA ENTREGA DE CHEQUE EN LA
RECEPCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS.
RECIBE LA AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE
CHEQUES (S) Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES,
REVISA LA INFORMACIÓN Y DE ESTAR TODO
CORRECTO ENTREGA EL CHEQUE AL BENEFICIARIO
UNA VEZ FIRME EL LIBRO DE ENTREGA DE CHEQUES.
GLOSARIO
GLOSARIO
1. Beneficiario: Persona natural o jurídica que recibe el beneficio de la reposición del cheque.
2. Cheque: Documento firmado por el titular de una cuenta bancaria y que constituye una
orden de pago nominativa o al portador, que autoriza a retirar de cuenta la cantidad
de dinero registrada.
3. Cheques Caducos: Cheques que exceden la fecha de vigencia, perdiendo validez.
4. Cheques Caduco en manos del proveedor: Cheques retirados por beneficiario y expiro
(vigencia de 1 año).
5. Cheques Deteriorados: Cheques que se estropearon, rompieron, mancharon o destruyeron
parcialmente o totalmente.
6. Cheques extraviados: Cheques que fueron perdidos, que no se pueden ubicar o encontrar.
7. Cheques con Inconsistencias: Cheques con error, que no contiene lo correcto.
8. Reposición de Cheques: Reemplazo, sustitución de cheque(s).
9. Representante Legal: Persona que actúa en nombre de esa empresa (proveedor o
contratista) para realizar diversos trámites. Puede asumir compromisos y tomar decisiones
que serán atribuidas a la empresa como persona jurídica.
ACRÓNIMOS
ACRÓNIMOS
1. CGR:
Contraloría General de la República.
2. DIJ:
Dirección de Investigación Judicial.
3. MPSA:
Metro de Panamá, S.A.
ANEXOS
ANEXO NÚM.1
SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE DETERIORADO O CADUCO
Panamá ______de _________________________de 20______.
Director (a) de Finanzas
Metro de Panamá, S.A.
E.
S.
D.
Estimado (a) Director (a):
Yo _____________________________________________________, con cédula o pasaporte
N°_______________ en mi condición de Dueño o Representante Legal de la empresa
_______________________________________, con N° RUC. _________________ D.V.____.
Solicito a usted autorice la reposición del o los cheques detallados a continuación:
BENEFICIARIO
CHEQUE
MONTO
1-_______________________________________ N°____________ B/. ______________.
2-_______________________________________ N°____________ B/. ______________.
3-_______________________________________ N°____________ B/. ______________.
Esta solicitud se debe a que el, o los cheque (s), fueron deteriorados o caducos estando en nuestro
poder.
Agradeciendo de antemano su aceptación.
Atentamente.
______________________________.
Firma del Beneficiario o Representante Legal
Tel.: o Cel.: ___________________.
Adjuntar:
Copia de cédula legible, del Beneficiario o Representante Legal,
Según sea el caso, ser extranjero copia del pasaporte.
Copia del Certificado de Registro Público de la Empresa vigente
Cheque (s) Original (es) o deteriorado.
ANEXO NÚM.2
SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CHEQUE EXTRAVIADO, HURTADO O ROBADO
Panamá ______de _________________________de 20______.
Director (a) de Finanzas
Metro de Panamá, S.A.
E.
S.
D.
Estimado (a) Director (a):
Yo _____________________________________________________, con cédula o pasaporte
N°_______________ en mi condición de Dueño o Representante Legal de la empresa
_______________________________________, con N° RUC. _________________ D.V.____.
Solicito a usted autorice la reposición del o los cheques detallados a continuación:
BENEFICIARIO
CHEQUE
MONTO
1-_______________________________________ N°____________ B/. ______________.
2-_______________________________________ N°____________ B/. ______________.
3-_______________________________________ N°____________ B/. ______________.
Esta solicitud se debe a que el, o los cheque (s), fueron extraviados, hurtados o robados para lo cual
adjunto copia de la denuncia interpuesta en la D.I.J.
Agradeciendo de antemano su aceptación.
Atentamente.
______________________________.
Firma del Beneficiario o Representante Legal
Tel.: o Cel.: ___________________.
Adjuntar:
Copia de cédula legible, del Beneficiario o Representante Legal,
Según sea el caso, ser extranjero copia del pasaporte.
Copia del Certificado de Registro Público de la Empresa vigente
ANEXO NÚM.3
FORMULARIO DE ANULACIÓN DE CHEQUE
ANEXO NÚM.4
METRO DE PANAMÁ, S.A.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
SOLICITUD DE ANULACIÓN N° ______- 20____.
Para: Oficina de Fiscalización en el Metro de Panamá, S.A.
Solicitado por: ____________________,
Fecha: ___________________.
Autorizado por: ___________________ ,
Firma: __________________.
Cheque N° ______.
Emitido a favor de: __________________________.
Valor: B/.__________.
Referencia:
Motivo de la Anulación: Se solicita la anulación del SCAFID del cheque _______, girado
a favor del proveedor ___________________________, por la suma de B/._________,
del fondo: ___________________________.
Por motivos de: _________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Trámite:
Se realizó la anulación del cheque N°_____________, en físico y en sistema.
ANEXO NÚM.5
Autorización para el Retiro de Cheques (s)
Panamá _____de ____________________de 20__.
Licenciado
____________________
Subdirección de Finanzas
Metro de Panamá, S.A.
Señor Subdirector:
Yo _____________________________, con cédula de identidad personal número ____________
en mi condición de Representante Legal de la empresa __________________________________,
con número de RUC. _____________________ y D.V. __________, autorizo el retiro del cheque
a nombre de nuestra empresa, a el (los) siguiente(s) colaborador(es) designados a continuación:
1. ________________________________________________ C.I.P. Nº _________________
2. ________________________________________________ C.I.P. Nº _________________
3. ________________________________________________ C.I.P. Nº _________________
Autorización por una sola vez
Autorización por seis meses.
Por lo antes expuesto queda establecido que de existir el cambio de algunos de los autorizados,
queda bajo nuestra responsabilidad comunicarles de inmediato mediante nota dirigida a la
Dirección de Finanzas del Metro de Panamá, S.A.
Atentamente.
__________________________
Representante Legal
C.I.P. número ______________
Teléfono fijo: ______________
Celular: ___________________
Adjuntar:
Copia de cédula legible, del representante legal.
Copia de cédula legible, de los autorizados.
Copia del certificado de registro público de la empresa vigente.
Debe presentarse en hoja membretada de la empresa, en hoja 8 ½ X 11.
Esta autorización tendrá vigencia de seis meses una vez se registre en la Dirección de Finanzas.