Por el cual se aprueba el "manual de procedimientos para la recepción, registro, custodia y despacho de bienes de la unidad de almacén del Centro Vocacional de Chapala.
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Texto
República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
Texto
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO, CUSTODIA Y
DESPACHO DE BIENES EN LA UNIDAD DE ALMACÉN
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
Texto
Enero de 2019
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Texto
DIRECCIÓN SUPERIOR
Texto
FEDERICO A. HUMBERT
Contralor General
Texto
NITZIA R. DE VILLARREAL
Subcontralora General
Texto
CARLOS A. GARCÍA MOLINO
Secretario General
Texto
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Texto
ELY BROKAMP I.
Directora
Texto
FELIPE ALMANZA
Subdirector
Texto
DEPARTAMENTO DE REGULACION DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
PRÓSPERO ROSAS C.
Jefe
Texto
LETICIA DE RODRÍGUEZ
Supervisora
Texto
ABRAHAM I. MUÑIZ. S.
Analista
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
Texto
JAMES E. BERNARD V.
Director
Texto
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL
Texto
OLDEMAR GUERRA ESPINOZA
Director
Texto
DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL
Texto
LUTZIA FISTONIC B.
Directora
REPÚBLICA DE PANAMÁ
Texto
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
Texto
HUGO OTTO PAZ DUARTE
Director
Texto
JOSÉ RAMÓN RODRÍGUEZ ABREU
Administrador
ÍNDICE
Texto
INTRODUCCIÓN
I.
Texto
ASPECTOS GENERALES
A. Objetivo del Documento
B. Base Legal
C. Alcance
Texto
II.
Texto
CONTROL INTERNO
A. Generales
B. Recepción de Bienes
C. Custodia de Bienes
D. Despacho de Bienes
E. Inventario
F. Ajuste, Modificación, Anulación a la Recepción o Despacho
G. Seguridad y Organización Física del Almacén
H. Unidad de Contabilidad
Texto
III. PROCEDIMIENTOS
A. Recepción, Registro y Custodia de Bienes
B. Recepción y Registro de Insumos Médicos y Alimenticios
C. Solicitud y Despacho de Bienes en el Almacén
D. Solicitud de Bienes Inexistentes en el Almacén
E. Toma de Inventario
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
INFORME
ANEXOS
GLOSARIO Y ACRÓNIMOS
INTRODUCCIÓN
Texto
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas
de Contabilidad en coordinación con las diferentes Unidades Administrativas del Centro
Vocacional de Chapala, han desarrollado el documento denominado “Manual de Procedimientos
para la Recepción, Registro, Custodia y Despacho de Bienes en la Unidad de Almacén del
Centro Vocacional de Chapala”, con el propósito de establecer una herramienta para efectuar la
labor de control y buen uso de los bienes del Estado de una manera eficiente.
El presente documento comprende tres capítulos y un apéndice referente al régimen de formularios,
informes, glosario, acrónimo y anexos; los mismos deben ser de uso obligatorio para las
operaciones en el Almacén. El primer capítulo, se refiere a los Aspectos Generales, en él se
incluyen los temas inherentes al Objetivo del Documento, la Base Legal que corresponde a los
conceptos normativos y el Alcance del documento. El segundo capítulo, trata sobre los controles
internos de las diferentes actividades que se realizan en el Almacén. El tercer capítulo, presenta la
descripción de los procedimientos aplicables.
Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas
inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su
aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y
Sistemas de Contabilidad.
Texto
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
I.
Texto
ASPECTOS GENERALES
Texto
A. Objetivo del Documento
Proveer al Centro Vocacional de Chapala de los controles y procedimientos para la recepción,
registro, custodia y despacho de bienes en la Unidad de Almacén.
Texto
B. Base Legal
Texto
Constitución Política de la República de Panamá, vigente. Título IX la Hacienda
Pública, Capítulo I Bienes y Derecho del Estado (). La Contraloría General
de la República (). Publicado en la Gaceta Oficial Nº25176 de 15 de
noviembre de 2004.
Texto
Texto
Ley Núm.6 de 22 de enero de 1965, “Por la cual se crea y organiza una Institución de
Educación de Orientación Vocacional que se denominará Escuela Vocacional de Chapala”.
Texto
Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial Nº15306 de 10 de febrero de 1965.
Texto
Texto
, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República”. (), . Publicado en la Gaceta
Oficial Nº20188 de 20 de noviembre de 1984.
Texto
Texto
Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría
de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones
especiales”. . Publicado en la Gaceta Oficial Nº24109 de 2 de agosto de 2000.
Texto
Texto
Ley Núm.72 de 27 de septiembre de 2011 “Que reforma la , la y la , relativas a medidas fiscales. Artículos del 1 al 8. Publicado en la
Gaceta Oficial No.26880-B de 27 de noviembre de 2011.
Texto
Texto
Ley Núm.71 de 24 de noviembre 2015 “Que modifica la , que crea y
organiza una institución de Educación de Orientación Vocacional en Chapala”.
y 12. Publicado en la Gaceta Oficial No.27917-C de 27 de noviembre de 2015.
Texto
Texto
Texto Único de la , que regula la contratación pública,
ordenado por la . , 105 y 125. Publicado en la Gaceta Oficial
Digital No.28483-B de 14 de marzo de 2018.
Texto
Texto
Decreto Núm.234 de 22 de diciembre de 1997, “Por el cual se adoptan las Normas de
Contabilidad Gubernamental”. . Publicado en la Gaceta Oficial Nº.23451 de 2 de
enero de 1998.
Texto
Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de
Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Norma de Control Interno
para la Administración Financiera Gubernamental (3.3.); Norma de Control Interno para el
Área de Materiales, Suministros y activos Fijos (3.4) del . Publicado en la Gaceta
Oficial Nº 24380 de 4 de septiembre de 2001.
Texto
Texto
Decreto Núm.307 de 30 de diciembre de 2003, “Aprobar el documento titulado
Procedimiento para la Incorporación y Desincorporación de Bienes, al Inventario de
Inmuebles, Maquinaria y Equipo. Publicado en la Gaceta Oficial Nº25018 de 29 de marzo
de 2004.
Texto
Texto
Decreto Núm.420-2005 de 26 de septiembre de 2005 “Por el cual se actualiza el
documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”. .
Publicado en la Gaceta Oficial Nº25424 de 14 de noviembre de 2005.
Texto
Texto
Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el
Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos
y Sistemas de Contabilidad”. . Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº25861
de 22 de agosto de 2007.
Texto
Texto
Decreto Núm.455-2010-DMySC de 14 de diciembre de 2010, Por el cual se aprueba el
documento titulado “Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas
en las Entidades Públicas, Quinta Versión”. . Publicado en la Gaceta Oficial
Digital Nº26709-A de 26 de enero de 2011.
Texto
Texto
Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y
formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de
Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de
Dirección Nacional”. . Publicado en la Gaceta Oficial Digital No.27547 de 2 de
junio de 2014.
Texto
Texto
Decreto Núm.220-2014-DMySC de 25 de julio de 2014, “Por el cual se adoptan las
Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de Panamá”.
Artículo 1
**Artículo 1.** Publicado en la Gaceta Oficial Digital No.27646 de 20 de octubre de 2014.
Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, “Por el cual se aprueba Manual
General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP)-Versión II”. . Publicado en la Gaceta
Oficial Digital No.28198-A de 17 de enero de 2017.
Decreto Núm.32-2017-DMySC de 5 de mayo de 2017, “Por el cual se aprueba el
documento titulado “Manual de Normas Generales y Procedimientos para la
Administración y Control de los Bienes Patrimoniales (Activos Fijos e Intangibles y Bienes
no Amortizable) en el Sector Público tomo I y II”, segunda versión. . Publicado
en la Gaceta Oficial Digital No.28331-C de 27 de julio de 2017.
Resolución Núm.4 de 26 de mayo de 2017, “El Patronato del Centro Vocacional de
Chapala en uso de sus facultades contenidas en la de noviembre de 2015 que
modifica la ”. Publicado en la Gaceta Oficial Digital
No.28295 de 7 de junio de 2017.
Resolución No.03-18 de 30 de mayo de 2018 “Aprobar el reglamento interno del Centro
Vocacional de Chapala”. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No.28568 de 13 de julio de
2018.
C. Alcance
Aplica a la Unidad de Almacén del Centro Vocacional de Chapala y aquellas unidades involucradas
en los procedimientos de este documento.
II.
CONTROL INTERNO
A. Generales
1.
Los servidores públicos del Centro Vocacional de Chapala, deben notificar a las instancias
correspondientes, cualquier hecho comprobado que pueda desprestigiar, dañar o causar
perjuicio a la administración pública.
2.
Los servidores públicos del Centro Vocacional de Chapala, deben cuidar, con la diligencia
de un buen padre de familia, todos los bienes, útiles, materiales, herramientas, mobiliarios
y equipo codificados en su custodia, uso o administrativo.
3.
Las autoridades del Centro Vocacional de Chapala, deben dictar seminarios por parte de
personal especialista en seguridad ocupacional, sobre el uso o manejo del equipo industrial
(patines hidráulicos, carretillas, montacargas, etc.), así como el uso de los implementos de
protección necesarios para llevar a cabo las maniobras de carga, previniendo accidentes
corporales (forma de manejar el equipo, forma de cargar los bultos, etc.); igualmente, sobre
los riesgos y medidas preventivas que se deben cumplir.
4.
Las siguientes faltas serán causa de sanción administrativa, de conformidad a lo
establecido en el Reglamento Interno vigente de la institución:
5.
a.
La sustracción de la institución, sin previa autorización, de documentos, materiales
y/o equipo de trabajo.
b.
Encubrir u ocultar irregularidades o cualquier asunto que afecte la buena marcha de
la institución.
c.
Apropiarse ilegítimamente de materiales, equipo o valores de propiedad del Estado.
Si la institución adquiera un sistema tecnológico para los registros de las diferentes
unidades contempladas en este manual de procedimientos, aplicar los
controles establecidos.
B. Recepción de Bienes
1.
La Jefatura de la Unidad de Almacén o quien designe la Administración, será responsable
de salvaguardar la seguridad de los insumos que contengan unidad.
2.
Solo los servidores que laboran en la Unidad de Almacén, deben tener acceso a sus
instalaciones y son los responsables de la recepción, registro, custodia y despacho de los
suministros, según los requerimientos y responsabilidades de la Unidad del Almacén.
3.
Una vez perfeccionado el contrato, orden de compra, ajuste a la Orden de Compra y la
adenda, la Unidad de Compras, debe enviar una copia de a la Unidad de
Almacén, previo a la entrega del bien.
4.
La Unidad de Almacén debe establecer un archivo cronológico denominado Reporte de
Orden de Compra Pendiente de Recepción (Anexo Núm.4), donde se archivarán las
copias de las órdenes de compra, Contratos, Adendas o Ajustes de Orden de Compra,
que serán útiles para cotejar con el documento contractual original (si aplica) que
presente el proveedor con los bienes y la factura.
5.
el Centro Vocacional de Chapala, a través de la Unidad de Compras, adquiera
bienes perecederos a través de una orden de compra o de caja menuda, se debe establecer
las fechas de vida que debe tener los productos antes de su fecha de expiración.
6.
Los bienes adquiridos o donaciones recibidas en el Centro Vocacional de Chapala, serán
recibidas y registradas en la Unidad de Almacén a través de la Recepción de Almacén
(Formulario Núm.1). Aquellos bienes, que por sus características especiales, tienen que
ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su
utilización, en estos casos, el encargado de la Unidad de Almacén, efectuar la
verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.
7.
se trate de la recepción de artículos, materiales o mercancía que requiera de
medidas o peso, se contará con los equipos o máquinas que permitan contar o pesar por
unidades.
8.
El proveedor, al entregar la mercancía a la Unidad de Almacén, lo debe hacer a través
del documento contractual original (orden de compra o contrato), la factura comercial y
fiscal ambas en original y copia.
9.
El almacenista, responsable de la recepción, debe verificar que la orden de compra y la
factura comercial, coincidan en la descripción; de no ser así, se rechazará la recepción.
10. el almacenista compruebe que existe inconsistencia entre los bienes que entrega
el proveedor y lo que se describe la orden de compra, no se recibirá el o los bienes; hasta
que la casa comercial entregue lo pactado.
11. El almacenista, no recibirá mercancía por parte del proveedor, si se encontrase
en mal estado (defectuoso, deteriorado o vencido), hasta que se entreguen los bienes en
buen estado.
12. la entrega sea parcial la Unidad de Almacén recibirá los bienes, según lo indique
la orden de compra.
13. El Almacén no aceptará entrega parcial, con notas de entrega o facturas, que estén por el
total de la orden de compra o contrato.
14. El responsable de la Unidad de Almacén, debe verificar y supervisar que se cumpla con
la conservación, seguridad, manejo y control de todos los bienes que ingresen al
Almacén.
15. El servidor público que realice la compra de bienes, los presentará en la Unidad de
Almacén para su debida recepción, junto con toda la documentación sustentadora. El
encargado de la recepción realizará el trámite respectivo.
16. en la Unidad de Almacén se reciban bienes que se definan como activos, se
remitirá copia de la orden de compra a la Unidad de Bienes Patrimoniales, para que realice
las acciones conforme a lo establecido en el Manual de Normas Generales y
Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Patrimoniales en el Sector
Público (Segunda Versión), vigente, elaborado por la Contraloría General de la República
en conjunto con el Ministerio de Economía y Finanzas.
17. Las adquisiciones que se realicen a través de la caja menuda, cumplir con la
recepción, según lo indique el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas
Menudas en las Entidades Públicas, vigente.
18. El almacenista debe levantar el Acta de Recibido de Satisfacción (Formulario Núm.6)
el proveedor o contratista entregue la totalidad de los bienes, objeto del contrato u
orden de compra. se requiera la certificación de algún equipo o insumo, solicitará
el apoyo en el personal técnico o especialista.
19. La Recepción de Almacén (Formulario Núm.1), debe ser enviada a la Unidad de
Contabilidad, a más tardar el día siguiente de haber recibido el bien, para el registro
oportuno de a través de memorando.
20. Los bienes que ingresen a la Unidad de Almacén, deben coincidir con el tipo, calidad y
demás condiciones estipuladas en la documentación, que generó la adquisición a través de
orden de compra o contrato.
21. el Centro Vocacional de Chapala reciba donaciones, debe aplicar lo que indique
el Capítulo Tercero del Manual de Bienes Patrimoniales del Estado, vigente, elaborado
por la Contraloría General de la República en conjunto con el Ministerio de Economía y
Finanzas.
22. el proveedor entregue el bien en la Unidad de Almacén, después de la fecha de
entrega, según la orden de compra o contrato, se recibirán los bienes y se remitirá la orden
de compra original al Departamento de Compras, para que calcule la multa
correspondiente, por los días de atraso en la entrega de los bienes.
23. Los medicamentos o insumos alimenticios, se entregarán en la unidad solicitante. Es decir,
que el Centro Vocacional de Chapala, contará con “Almacenes Periféricos”, que regula la
Unidad de Almacén como medida de control sobre los suministros y el inventario.
C. Custodia de Bienes
1.
El custodio de la Unidad del Almacén, debe mantener un adecuado y correcto registro en
cada Tarjeta Marbete (Formulario Núm.2), ubicado en los anaqueles.
2.
La jefatura de la Unidad del Almacén, debe informar al custodio, sobre los artículos que
recibirá y el plazo de entrega, de forma que se pueda planear el espacio para acomodarlos.
Para ello habrá de tomarse en cuenta entre otros, los máximos y mínimos de cada artículo
para tener el espacio suficiente.
3.
La disposición de las áreas de custodia se considerará previamente, a fin de evitar
interferencias o duplicaciones de la información recolectada en las tomas de inventario.
Por lo tanto, será necesario contar con un plano numerado en el que aparezcan marcadas
todas las áreas de custodia del local; es decir, las secciones, los estantes, los anaqueles y
los casilleros.
4.
La custodia de bienes perecederos, debe contemplar medidas de conservación debido a su
naturaleza, composición y estado físico, a fin de evitar que sufran daños, deterioro o
descomposición.
5.
El almacenista encargado de la custodia, debe almacenar la mercancía en los respectivos
anaqueles de manera ordenada, limpia y según su utilidad.
6.
se custodien alimentos, se deben guardar en áreas que mantenga las normas de
higiene y aseo.
7.
se almacenen medicamentos o alimentos, deben asegurar que los mismos estén en
un lugar que preserve la calidad y funcionamiento del mismo.
8.
Las Unidades de Farmacia, Odontología y Cocina, deben custodiar los insumos que
mantengan bajo su responsabilidad, una vez hayan sido recibidos y despachados por la
Unidad de Almacén.
D. Despacho de Bienes
1.
La jefatura de la Unidad del Almacén, programará las entregas de los bienes, de acuerdo
con las necesidades de las unidades solicitantes, observando las disposiciones
administrativas existentes.
2.
La Solicitud de Bienes (Formulario Núm.3), es el documento que deben completar todas
las unidades administrativas, el Almacén cuente con los bienes.
3.
Es necesario que la Administración comunique por escrito a todas las Unidades
Administrativas, que al preparar la Solicitud de Bienes (Formulario Núm.3) a la Unidad
de Almacén, se anote en forma clara y precisa el nombre, descripción, cantidades, tipo,
unidad de medida, código y modelo de los bienes solicitados.
4.
Para registrar la salida de bienes del Almacén, el encargado de Unidad, completará
el Despacho de Almacén (Formulario Núm.4), el cual será firmado en conjunto con el
servidor de la unidad solicitante.
5.
El almacenista revisa los bienes a ser entregados, según lo descrito en el formulario de
Despacho de Almacén (Formulario Núm.4), le corresponde al servidor responsable del
retiro, asegurar que lo que recibe, es lo descrito en la Solicitud de Bienes (Formulario
Núm.3).
6.
El responsable del despacho de bienes en la Unidad de Almacén, no entregar ningún
bien, sin que medie una Solicitud de Bienes (Formulario Núm.3) y en estricto
cumplimiento al procedimiento de Despacho de Bienes (Formulario Núm.4).
7.
no existir concordancia entre lo solicitado y los bienes a despachar, el servidor
responsable del despacho se comunicará con la Unidad Solicitante para informar la
cantidad existente en el almacén y determinar la cantidad a despachar.
8.
La jefatura de la Unidad de Almacén, debe enviar a la Unidad de Contabilidad, el
Despacho de Almacén (Formulario Núm.4), hasta el día siguiente de realizado .
9.
Las unidades administrativas del Centro Vocacional de Chapala, serán responsables por
el uso y cuidado de los equipos, muebles e insumos que se les haya despachado para las
funciones que realiza.
E. Inventario
1.
La toma de inventario, es el proceso de verificación física de los bienes con que cuenta el
Almacén de la institución a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real y el
estado de conservación. La toma de inventarios permite comparar los resultados obtenidos
valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando
las diferencias que pudieran existir y proceder con los ajustes del caso. Este procedimiento
debe cumplirse por lo menos una vez al año.
2.
La Oficina de Auditoría Interna, debe participar en calidad de observador, para evaluar la
adecuada aplicación del procedimiento establecido y del mecanismo empleado en la toma
de inventario; de tal forma, que no contenga borrones ni tachones y se pueda verificar las
cantidades en el formulario empleado.
3.
El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente del
personal que labora en la Unidad del Almacén y de los que tienen a su cargo el registro,
manejo y custodia de los activos, salvo para efectos de consultas o identificación.
4.
Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación
con la información contable, deben investigarse por la Oficina de Auditoría Interna del
Centro Vocacional de Chapala, la misma debe entregar un informe de los resultados de la
investigación a la Administración.
5.
La Administración debe aprobar los procedimientos que permitan a los responsables del
manejo de los bienes, emitir informes respecto al estado de uso y conservación de éstos.
6.
Con el fin de que no se guarde por muchos años, productos descontinuados, por
desperfectos o excedentes de años anteriores, que en una u otra forma hayan quedado fuera
de aplicación en los programas de trabajo, se levantará un listado anual de y
se solicitará el descarte en el inventario, según el Manual de Procedimientos de Bienes
Patrimoniales, vigente.
7.
el Centro Vocacional de Chapala, contrate los servicios de una firma privada para
llevar a cabo la toma de inventarios físicos, el producto final presentado, así como la base
de datos, debe tener la conformidad del área contable, en forma previa a la cancelación de
servicio.
8.
Las Unidades Administrativas del Centro Vocacional de Chapala, serán responsable de
llevar un inventario actualizado de los equipos e inmuebles que tengan a su cuidado.
9.
Las Unidades de Farmacia, Odontología y Cocina llevar su inventario de los
insumos que entran y utilizan; serán entregados a la Administración, a través
de un informe periódicamente.
10. La unidad responsable de los bienes patrimoniales del Centro Vocacional de Chapala, debe
llevar el control de inventario actualizado de los equipos e inmuebles que haya adquirido
(compra o donación) la institución; además debe cumplir como lo que indique el Manual
de Bienes Patrimoniales, vigente, elaborado por la Contraloría General de la República y
el Ministerio de Economía y Finanzas.
F. Ajuste, Modificación, Anulación a la Recepción o Despacho
1.
La jefatura de la Unidad de Almacén, mantendrá comunicación expedita y directa con las
Unidades de Contabilidad y Bienes Patrimoniales, en especial en los casos de ajuste,
modificación o anulación de registros de recepciones o despachos.
2.
La Administración autorizará, dependiendo del resultado obtenido de la investigación de
la Oficina de Auditoría Interna, a la Unidad de Contabilidad que realice los ajustes
correspondientes con el Ajuste, Modificación y Anulación de Registros de Recepción o
Despacho de Almacén (Anexo Núm.1).
G. Seguridad y Organización Física del Almacén
1.
Para la conservación, resguardo y protección de los bienes en el Almacén,
observar lo siguiente:
a. El administrador del Centro Vocacional de Chapala establecerá un sistema apropiado
para la conservación, seguridad y control de los bienes almacenados.
b. El Almacén mantenerse limpio y ordenado en forma permanente.
c. Debe contar con estantería y anaqueles, acordes a las características de los bienes e
insumos.
d. Contar con el equipo adecuado para realizar las maniobras de manejo y suministro de
los bienes.
2.
Las medidas de higiene y seguridad mínimas que se deben aplicar en el Almacén son las
siguientes:
a. Prohibición de fumar, encender parrillas y estufas dentro de los almacenes.
b. Contar con extintores suficientes y adecuados, de acuerdo a las disposiciones que
dicte el organismo rector en la materia.
c. Mantener, en forma adecuada y conforme a las instrucciones de personal calificado
en materia de seguridad ocupacional, los bienes e insumos que por sus características,
representen algún tipo de riesgo para el personal y las instalaciones.
d. El personal debe utilizar, en forma obligatoria, la ropa y el equipo de protección que
se requiera.
e. Señalizar el área visiblemente, para prevenir accidentes.
f. Restringir el acceso a personas ajenas a la Unidad de Almacén.
g. La jefatura del Almacén implementará medidas de control que garanticen la
seguridad.
h. Realizar periódicamente (mensual y cada seis meses) inspecciones para verificar el
estado en que se encuentran las instalaciones y los equipos.
3.
Los sistemas de clasificación y localización deben tener por objeto el agrupamiento
racional de los bienes para su almacenamiento, así como el de conocer el lugar exacto de
su colocación, de manera que sea posible guardarlos, surtirlos y despacharlos rápidamente.
Una vez que se hayan establecido los bienes sujetos a almacenamiento, se sugiere tomar
en consideración para su clasificación y colocación, las siguientes características:
• Tamaño
4.
Peso
Volumen
Valor
Forma
Rotación
La Unidad de Almacén, deben organizarse de la forma más sencilla y simple que le permita
a los responsables ubicar los bienes por áreas o secciones, en las cuales ubiquen anaqueles,
estanterías, armarios, identificados con alguna nomenclatura fácil y sencilla de entender.
H. Unidad de Contabilidad
1.
Las operaciones relativas a la Unidad de Almacén, deben estar sustentadas con los
documentos que justifiquen las transacciones que en esta se realizan, como son: Recepción
de Almacén (Formulario Núm.1) y el Despacho de Almacén (Formulario Núm.4), a través
de los informes respectivos que justifican estas acciones, con el objeto de efectuar los
registros contables respectivos.
2.
Las informaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la
información continué siendo relevante y útil tanto para la Administración que tiene a su
cargo el control de las operaciones, así como para la toma de decisiones.
3.
La Unidad de Contabilidad, es la responsable de realizar los registros contables del
compromiso, cuyo documento fuente es la Orden de Compra (Anexo Núm.3).
4.
La Unidad de Contabilidad realiza el registro del devengado a través de la Recepción de
Almacén (Formulario Núm.1), que la orden de compra sea al crédito. Además,
es la responsable de archivar la documentación original que se utiliza para los registros.
5.
Los bienes muebles serán registrados con el valor de adquisición y los donados deben
poseer un valor residual que proporciona la Unidad de Compras.
III. PROCEDIMIENTOS
A. Recepción, Registro y Custodia de Bienes
1.
Centro Vocacional de Chapala
Proveedor
Presenta la Orden de Compra (Anexo Núm.3) y la factura comercial y fiscal, entrega según lo
señalado, los bienes adjudicados descritos en la Unidad de Almacén.
Notas:
1. De realizar el servidor público, la adquisición con fondos de la caja menuda, se aplicará lo
que indique el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las
Entidades Públicas, vigente.
2. Los bienes pueden ser entregados también por la Unidad de Compras, dependiendo del
caso.
3. Los medicamentos o insumos alimenticios, se entregarán en la unidad solicitante y se
aplicará el Procedimiento B.
2.
Administración
Unidad de Almacén
Recepcionista
Recibe la Orden de Compra (Anexo Núm.3) y la factura comercial, confronta la documentación
con la copia de la orden de compra que mantiene en sus archivos de “Orden Pendiente de
Recepción”.
Verifica que los bienes que entrega el proveedor, cumplan con las características y
especificaciones pactadas.
Confirma la fecha de vencimiento de la Orden de Compra (Anexo Núm.3), con la finalidad de
ver si es o no objeto de multa, de existir cualquier tipo de inconsistencia en los bienes
entregados por el proveedor se rechaza la recepción; de no haber inconsistencias en la entrega,
firma y coloca la fecha de recibido a la Orden de Compra (Anexo Núm.3) y la factura comercial
(original y copia), coloca el sello de recibido de Almacén.
Completa el Acta de Recibido de Satisfacción (Formulario Núm.6), el cual es firmado por el
responsable de la unidad y el responsable de la entrega por parte del contratista.
Registra en el sistema, la recepción de los bienes con los datos de cada artículo detallado en la
Orden de Compra (Anexo Núm.3) y la factura comercial como son: el código de artículo, fecha
de entrega, costo, cantidad, entre otros.
Estampa el sello de “REGISTRADO” en la copia de la factura comercial, completa la
Recepción de Almacén (Formulario Núm.1), en la cual se detalla toda la información inherente
a los bienes que se recibieron. Archiva los documentos fuentes, temporalmente. Entrega la
mercancía al custodio para la ubicación de .
Custodio
Coloca en orden la mercancía que se recibió, en los anaqueles correspondientes y actualiza la
Tarjeta Marbete (Formulario Núm.2).
Jefatura
Firma las recepciones de Almacén y la factura comercial. Remite los documentos a la Unidad
de Contabilidad.
Nota: De no contar con suficiente personal, los almacenistas se distribuirán las
funciones.
3.
Unidad de Contabilidad
Recibe las recepciones de Almacén con los documentos sustentadores, revisa y realiza el
registro contable y archiva los documentos al final del trámite.
MAPA DE PROCESO
RECEPCIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE BIENES
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
PROVEEDOR
UNIDAD DE ALMACÉN
UNIDAD DE CONTABILIDAD
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
PRESENTA LA ORDEN DE COMPRA Y LA FACTURA
COMERCIAL, ENTREGA, SEGÚN LO SEÑALADO,
LOS BIENES ADJUDICADOS DESCRITOS EN LA
UNIDAD DE ALMACÉN.
RECIBE LA ORDEN DE COMPRA Y LA FACTURA
COMERCIAL, CONFRONTA LA DOCUMENTACIÓN
CON LA COPIA DE LA ORDEN. VERIFICA QUE LOS
BIENES QUE ENTREGA EL PROVEEDOR, CUMPLAN
CON
LAS
CARACTERÍSTICAS
Y
ESPECIFICACIONES PACTADAS.
SELLA LA
FACTURA, COMPLETA EL ACTA DE RECIBIDO DE
SATISFACCIÓN. LA JEFATURA FIRMA LAS
RECEPCIONES DE ALMACÉN Y LA FACTURA
COMERCIAL. REMITE LOS DOCUMENTOS A LA
UNIDAD DE CONTABILIDAD.
RECIBE LAS RECEPCIONES DE ALMACÉN CON
LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, REVISA Y
REALIZA EL REGISTRO CONTABLE Y ARCHIVA LOS
DOCUMENTOS AL FINAL DEL TRÁMITE.
B.
Recepción y Registro de Insumos Médicos y Alimenticios
1.
Proveedor
Entrega los insumos pactados en la Orden de Compra (Anexo Núm.3) en la unidad respectiva.
2.
Unidad de Enfermería / Odontología / Cocina
Comunica a la Unidad de Almacén, la entrega de los insumos por parte del proveedor, el
almacenista se debe apersonar al área y recibir en conjunto la mercancía.
3.
Unidad de Almacén
Verifica en conjunto con la Unidad de Enfermería, Odontología o Cocina el estado de los
insumos y fecha de vencimiento.
Coteja contra la factura comercial y la Orden de Compra (Anexo Núm.3). De estar todo bien,
completa el Acta de Recibido de Satisfacción (Formulario Núm.6), la cual debe estar firmada
por los involucrados y sellada.
Completa la Recepción y Despacho de Almacén, adjuntando los documentos sustentadores y
los remite a la Unidad de Contabilidad.
4.
Unidad de Contabilidad
Recibe los documentos, registra contablemente y archiva.
MAPA DE PROCESO
RECEPCIÓN Y REGISTRO DE INSUMOS MÉDICOS Y ALIMENTICIOS
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
PROVEEDOR
UNIDAD DE ENFERMERÍA /
ODONTOLOGÍA / COCINA
UNIDAD DE ALMACÉN
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
ENTREGA LOS INSUMOS PACTADOS EN LA
ORDEN DE COMPRA.
COMUNICA A LA UNIDAD DE ALMACÉN PARA QUE
SE RECIBAN EN CONJUNTO LOS INSUMOS QUE
ENTREGA EL PROVEEDOR.
VERIFICA EN CONJUNTO CON LA UNIDAD DE
RESPECTIVA, EL ESTADO DE LOS INSUMOSY FECHA DE
VENCIMIENTO.
COTEJA CONTRA LA FACTURA COMERCIAL Y LA ORDEN
DE COMPRA. DE ESTAR TODO BIEN, COMPLETA EL ACTA
DE RECIBIDO DE SATISFACCIÓN, LA CUAL DEBE ESTAR
FIRMADA POR LOS INVOLUCRADOS Y SELLADA.
COMPLETA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE ALMACÉN,
ADJUNTANDO LOS DOCUMENTOS.
REGISTRA CONTABLEMENTE Y ARCHIVA.
C.
Solicitud y Despacho de Bienes en el Almacén
1.
Centro Vocacional de Chapala
Unidad Administrativa
Unidad Solicitante
Completa la Solicitud de Bienes (Formulario Núm.3), de acuerdo a sus necesidades.
Remite a la jefatura de la unidad solicitante.
2.
Jefatura de la Unidad Solicitante
Recibe la Solicitud de Bienes (Formulario Núm.3), verifica y firma el formulario. Entrega el
formulario a la unidad solicitante para que lo retire en la Unidad de Almacén.
3.
Unidad de Almacén
Despachador
Recibe, revisa la Solicitud de Bienes (Formulario Núm.3) y verifica en el sistema si existen los
bienes requeridos. De existir el bien, coloca una rúbrica al formulario y se la entrega al custodio.
Custodio
Retira los bienes o equipos a despachar de los anaqueles, según la Solicitud de Bienes
(Formulario Núm.3), actualiza la Tarjeta Marbete (Formulario Núm.2) y lo entrega al
despachador.
Despachador
Recibe los bienes con su respectiva Solicitud de Bienes (Formulario Núm.3), verifica que la
información concuerde con la mercancía a entregar; completa el Despacho de Almacén
(Formulario Núm.4), en el cual se detalla la información de los bienes que se van a despachar
y entrega los bienes solicitados al servidor público designado por la unidad solicitante, una vez
firme como recibido. Actualiza el registro a través del sistema Inventario Permanente
(Informe Núm.1). La jefatura revisa y firma los formularios de despachos de almacén. Remite
a la Unidad de Contabilidad.
Nota: De no contar con suficiente personal, los almacenistas se distribuirán las funciones.
4.
Unidad de Contabilidad
Recibe el Despacho de Almacén (Formulario Núm.4), revisa la información y registra
contablemente, archiva la documentación.
MAPA DE PROCESO
SOLICITUD Y DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACÉN
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA
UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD
DE
ALMACÉN
JEFATURA DE LA
UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD
DE
CONTABILIDAD
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COMPLETA LA SOLICITUD DE BIENES, DE
ACUERDO A SUS NECESIDADES.
VERIFICA Y FIRMA EL FORMULARIO.
VERIFICA EN EL SISTEMA SI EXISTEN LOS
BIENES REQUERIDOS. DE EXISTIR EL
BIEN, COLOCA UNA RÚBRICA AL
FORMULARIO Y SE LA ENTREGA AL
CUSTODIO PARA QUE SE GENERE EL
DESPACHO.
RECIBE EL DESPACHO DE ALMACÉN.
REVISA LA INFORMACIÓN Y REGISTRA
CONTABLEMENTE, ARCHIVA LA
DOCUMENTACIÓN.
D. Solicitud de Bienes Inexistentes en el Almacén
1. Unidades de Almacén
Farmacia / Odontología / Cocina / Almacén Central
Completa la Requisición (Formulario Núm.5), firma el jefe o responsable de la unidad
solicitante, la requisición debe llevar sello de “no existencia”, por parte del Almacén Central.
2. Administración
Recibe la Requisición (Formulario Núm.5), analiza, de estar de acuerdo, firma el documento
autorizando la adquisición de los bienes.
MAPA DE PROCESO
SOLICITUD DE BIENES INEXISTENTES EN EL ALMACÉN
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACIÓN
UNIDADES DE ALMACÉN
(FARMACIA, ODONTOLOGÍA/COCINA Y ALMACÉN CENTRAL)
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COMPLETA LA REQUISICIÓN , FIRMA EL JEFE O RESPONSABLE
DE LA UNIDAD SOLICITANTE, LA REQUISICIÓN DEBE LLEVAR
SELLO DE “NO EXISTENCIA” POR PARTE DEL ALMACÉN
CENTRAL.
RECIBE LA REQUISICIÓN. ANALIZA Y DE ESTAR DE ACUERDO,
FIRMA EL DOCUMENTO (REQUISICIÓN) AUTORIZANDO LA
ADQUISICIÓN DE LOS BIENES.
E. Toma de Inventario
1.
Centro Vocacional de Chapala
Administración
Designa a través de memorando, las directrices para la realización de la toma de inventario,
además del listado de los servidores públicos que participarán en la toma de inventario.
Informa a la Unidad de Almacén, para que entregue la documentación actualizada a la
Comisión.
2.
Unidad de Almacén
El encargado entrega copia del inventario de bienes actualizado que llevan en el sistema,
Inventario Permanente (Informe Núm.1), a la Comisión encargada de realizar el inventario.
3.
Comisión de Inventario
Realiza el inventario programado, a puerta cerrada, utilizando la Hoja de Inventario Físico
(Anexo Núm.2).
Confecciona informe del inventario en original y copias, firman los integrantes de la Comisión
y devuelve las diferentes Tarjetas Marbetes a la Unidad del Almacén. Remite la
documentación a la Administración y Dirección del Centro Vocacional de Chapala.
De encontrar alguna anomalía, la Oficina de Auditoría Interna debe realizar la investigación
pertinente, además de entregar un informe de los resultados de la investigación de la toma de
inventario y sus recomendaciones adjuntando el informe del inventario a la Administración y
Dirección.
Nota: La Comisión debe estar formada por la Oficina de Auditoría Interna,
Contabilidad y Bienes Patrimoniales (de ser de activos fijo).
4.
Administración
Recibe y revisa la Hoja de Inventario Físico (Anexo Núm.2) y la documentación sustentadora,
analiza la información y dependiendo del caso autoriza que se realicen los ajustes contables
pertinentes, a la Unidad de Contabilidad.
Nota: De ser los ajustes contables de los activos fijos, aplicarse lo que indique
el Manual de Bienes Patrimoniales, vigente.
5.
Unidad de Contabilidad
Recibe la documentación del inventario realizado con la información sustentadora, realiza los
ajustes contables correspondientes al caso autorizado por la Administración.
MAPA DE PROCESO
TOMA DE INVENTARIO
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACIÓN
COMISIÓN DE INVENTARIO
UNIDAD DE ALMACÉN
UNIDAD DE CONTABILIDAD
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
DESIGNA A TRAVÉS DE MEMORANDO, LAS DIRECTRICES
PARA LA REALIZACIÓN DE LA TOMA DE INVENTARIO,
ADEMÁS DEL LISTADO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
QUE PARTICIPARÁN E INFORMA A LA UNIDAD DE
.
ALMACÉN,
PARA QUE ENTREGUE LA DOCUMENTACIÓN
ACTUALIZADA A LA COMISIÓN DE INVENTARIO.
ENTREGA COPIA DEL INVENTARIO
DE
BIENES
ACTUALIZADO QUE SE MANTIENE EN EL SISTEMA DEL
INVENTARIO PERMANENTE, A LA COMISIÓN ENCARGADA
DE REALIZAR EL INVENTARIO.
.
REALIZA EL INVENTARIO FÍSICO. CONFECCIONA INFORME
DEL INVENTARIO EN ORIGINAL Y COPIAS .
RECIBE Y REVISA EL INFORME DE INVENTARIO Y LA
DOCUMENTACIÓN
SUSTENTADORA,
ANALIZA
LA
INFORMACIÓN Y DEPENDIENDO DEL CASO AUTORIZA
QUE
SE
REALICEN
LOS
AJUSTES
CONTABLES
PERTINENTES, A LA UNIDAD DE CONTABILIDAD.
RECIBE EL INFORME DEL INVENTARIO CON LA
DOCUMENTACIÓN
SUSTENTADORA.
REALIZA
LOS
AJUSTES CONTABLES CORRESPONDIENTES AL CASO
AUTORIZADO POR LA ADMINISTRACIÓN.
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
FORMULARIO NÚM.1
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
RECEPCIÓN DE ALMACÉN
Día
Núm.
Mes Año
Proveedor: _______________________________
Factura Núm: _______________
Orden de Compra Núm.:
Fecha: _____________________
Cantidad
Unidad
________________
Código
Descripción
Valor
Unidad. Total
TOTAL
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________
Recibido por:
__________________________
Revisado por:
FORMULARIO NÚM.1
RECEPCIÓN DE ALMACÉN
A. OBJETIVO:
Proveer información sobre los bienes muebles recepcionados de
acuerdo al procedimiento técnico de Unidad de Almacén.
B. ORIGEN:
Unidad de Almacén.
C. CONTENIDO:
1.
Día, Mes y Año:
Fecha se completa el formulario.
2.
Núm.:
Número secuencial pre numerado del formulario.
3.
Proveedor:
Anotar el nombre del proveedor.
4.
Factura Núm:
Anotar el número de factura por parte del proveedor.
5.
Orden de Compra:
Anotar el número de la orden de compra que corresponda.
6.
Fecha:
Día, mes y año de emisión de la orden de compra.
7.
Cantidad:
Número de bienes recepcionados.
8.
Unidad:
Unidad de medida utilizada (docena, libras, gruesa, caja, etc.).
9.
Código:
Identificar el código del artículo o bien.
10. Descripción:
11. Valor
Unitario:
Total:
Nombre y especificación del bien.
Indicar el precio de cada unidad de bien.
Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario, por la
cantidad de bien recibido.
12. Total:
Sumatoria de los totales.
13. Observaciones:
Breve explicación que permita ampliar la información.
14. Recibido por:
Firma del funcionario autorizado para recibir los bienes.
15. Revisado por:
Firma del funcionario que verifica la información del
formulario.
D.
DISTRIBUCIÓN:
Original:
1 era Copia:
2 da. Copia:
Unidad de Contabilidad.
Unidad de Almacén.
Unidad de Bienes Patrimoniales (de ser necesario).
FORMULARIO NÚM.2
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
UNIDAD DE ALMACÉN
TARJETA MARBETE
Código _______________________________ Unidad ______________________
Descripción: ___________________________________________________________
ENTRADA
FECHA
UNIDADES
SALIDA
FECHA
UNIDADES
SALDO
Nota: Este formulario se debe colocar en los anaqueles respectivos
FIRMA
FORMULARIO NÚM.2
TARJETA MARBETE
A. OBJETIVO:
Mantener la información actualizada de la existencia de los materiales
en el Almacén y para que sirva como fuente de consulta rápida.
B. ORIGEN:
Unidad de Almacén.
C. CONTENIDO:
1.
Código:
Utilizar los dígitos que identifican el artículo, que se utiliza
en el Almacén.
2.
Unidad:
Se refiere a la medida común utilizada en control de inventario
(docena, resma, caja, cada uno, etc.).
3.
Descripción:
Tipo de material y sus características.
4.
Entrada:
Fecha:
Día, mes y año se reciben los artículos.
5.
Unidades:
Indicar la cantidad del artículo que se recibe.
6.
Salida:
Fecha:
Día, mes y año se despachan los artículos.
7.
Unidades:
Indicar la cantidad del artículo que se despachan.
8.
Saldo:
Indicar la cantidad del artículo que queda disponible en la
Unidad de Almacén.
9.
Firma:
Firma del almacenista responsable de la custodia de los bienes.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original:
Unidad de Almacén.
FORMULARIO NÚM.3
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
SOLICITUD DE BIENES
Fecha: /____/____/____/
Solicitud Núm.: _______
Unidad: _________________________________________________________________
Renglón
Cantidad
Unidad
Descripción
Observación: ______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Solicitado por:
Autorizado por:
Recibido por Almacén:
___________________
_____________________
________________________
FORMULARIO NÚM.3
SOLICITUD DE BIENES
A. OBJETIVO:
Dejar constancia de la solicitud de bienes solicitados en existencia.
B. ORIGEN:
Unidad administrativa solicitante.
C. CONTENIDO:
1. Fecha:
Día, mes y año se confecciona el documento.
2. Solicitud Núm.:
Anotar el número de la solicitud de bienes.
3. Unidad:
Nombre de la unidad administrativa que solicita el bien.
4. Renglón:
Numeración de los renglones utilizados por cada producto.
5. Cantidad:
Cantidad de artículos solicitados.
6. Unidad:
Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, etc.).
7. Descripción:
Nombre y especificación del artículo solicitado.
8. Observación:
Anotar cualesquiera aclaración necesaria de ampliar.
9. Solicitado por:
Rúbrica de la unidad solicitante.
10. Autorizado por:
Rúbrica de la jefatura de la unidad solicitante.
11. Recibido por Almacén:
Rúbrica del almacenista que recibe la solicitud.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original:
Copia:
Unidad de Almacén.
Unidad administrativa solicitante.
FORMULARIO NÚM.4
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
DESPACHO DE ALMACÉN
Día
Núm.
Mes Año
Unidad Solicitante: _____________________________________ Solicitud Núm.: _______
Cantidad
Unidad
Código
Placa
O/C
Descripción
Valor
Unitario
Total
TOTAL
Observaciones:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________________ __________________________________
Recibido por
Entregado por
FORMULARIO NÚM.4
DESPACHO DE ALMACÉN
A.
OBJETIVO:
Proveer información sobre los bienes muebles despachados en la
Unidad de Almacén.
B.
ORIGEN:
Unidad de Almacén.
C.
CONTENIDO:
1.
Día, Mes y Año:
Fecha se confecciona el formulario.
2.
Núm.:
Número secuencial pre impreso del formulario.
3.
Unidad Solicitante:
Indicar el nombre de la unidad administrativa o técnica o
proyecto a quien se le despacha los bienes.
4.
Solicitud Núm.:
Anotar el número de la solicitud de bienes.
5.
Cantidad:
Número de bienes despachados.
6.
Unidad:
Unidad de medida utilizada (docena, libras, cajas, gruesa, etc.).
7.
Código:
Indicar el código del bien o artículo.
8.
Placa:
Número de placa colocada por bienes patrimoniales.
9.
O/C:
Número de orden de compra.
10. Descripción:
11. Valor
Unitario:
Total:
Nombre y especificación del bien.
12. Total:
Indicar el precio de cada unidad del bien.
Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la
cantidad del bien despachado.
Sumatoria de los totales.
13. Observaciones:
Breve explicación que permita ampliar la información.
14. Recibido por:
Firma del funcionario autorizado para recibir los bienes.
15. Entregado por:
Firma del almacenista responsable de los despachos de bienes.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original:
1era. Copia:
2da. Copia:
Unidad de Contabilidad.
Unidad de Almacén.
Unidad administrativa solicitante.
FORMULARIO NÚM. 5
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
UNIDAD _____________________
REQUISICIÓN
Fecha: /___/____/____/
Renglón Cantidad Unidad Código
Núm._______________
Descripción
Precio Estimado
Unidad
Total
Subtotal
I.T.B.M.S.
TOTAL
Certifico que después de haber realizado los análisis del consumo periódico, los bienes
solicitados aquí, son estrictamente necesarios para llevar a cabo las funciones de las distintas
unidades administrativas de esta institución.
OBSERVACIONES: ____________________________________________________
_________________________________
Jefe de la Unidad
_____________________________
Fecha
______________________________________
Administrador
_____________________________
Fecha
_________________________________
Jefe de Compras
_________________________________
Jefe de Presupuesto
_____________________________
Fecha
_____________________________
Fecha
Partida: ____________________________
Partida: _______________________________
FORMULARIO NÚM.5
REQUISICIÓN
A. OBJETIVO:
Servir a la Unidad de Almacén, Odontología, Farmacia y
Administración como medio, para solicitar globalmente los insumos
para el funcionamiento del Centro Vocacional de Chapala.
B. ORIGEN:
Unidad de que requiere el bien.
C. CONTENIDO:
1. Unidad:
Nombre de la oficina u unidad (origen).
2. Fecha:
Día, mes y año.
3. Núm.:
Asignación del número de control consecutivo.
4. Renglón:
Enumerar consecutivamente los artículos a solicitar.
5. Cantidad:
Indicar el total que se pide por artículo.
6. Unidad:
Se refiere a la descripción del artículo o bien, como se despacha
(resma, galón, paquete, etc.).
7. Código:
Código de Identificación del artículo.
8. Descripción:
Nombre y Especificación del artículo.
9. Precios Estimados:
a- Unitario:
b- Total:
Valor por unidad del artículo.
Valor total del artículo.
10. Subtotal:
Sumatoria de los precios total antes del ITBM.
11. I.T.B.M.
Impuesto tributario de bienes e inmuebles que se debe pagar.
12. Total:
Sumatoria entre el subtotal y el ITBM.
13. Observaciones:
Anotar cualquier información adicional, que sea necesaria para
una mejor comprensión de lo expuesto en el formato.
14. Firmas:
Rúbricas de los Jefes de la Unidad que requiere el bien
(Almacén, Farmacia, Odontología, Cocina y Administración),
Compras, Presupuesto y Administración.
15. Fechas:
Anotar las fechas una vez firmada.
16. Partidas:
Presupuesto indicará las partidas correspondientes al Fondo.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original:
Copia:
Unidad de Compras.
Unidad de Almacén, Farmacia, Odontología, Cocina o Administración.
FORMULARIO NÚM. 6
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
ACTA DE RECIBIDO DE SATISFACCIÓN
Núm.:
A QUIEN CONCIERNE:
Yo __________________________de la Unidad de____________________________, certifico
mediante la presente acta, que hoy ________de ___________________de __________he recibido
en perfecta condiciones el bien o servicio siguiente, adquirido a través de la Orden de Compra o
Contrato Núm. ______________, Factura Comercial Núm.____________ y Fiscal Núm.________
DETALLE DEL BIEN O SERVICIO RECIBIDO:
Valor Total de la Orden de Compra o Contrato: _________________________
Firma del Técnico Responsable
_________________________
Número de Identidad Personal
Firma del Responsable de la Unidad
Solicitante
Número de Identidad Personal
Firma del Representante Legal o
Responsable del Contratista o
Proveedor
Número de Identidad Personal
________________________________
Firma del Representante del Almacén
___________________________
Número de Identidad Personal
___________________
Sello (Almacén)
FORMULARIO NÚM.6
ACTA DE RECIBIDO DE SATISFACCIÓN
A. OBJETIVO:
Asegurar que los bienes y servicios recibidos, cuentan con el recibido
conforme de los especialistas u unidad técnica especializada.
B. ORIGEN:
Unidad Técnica.
C. CONTENIDO:
1. A quien Concierne:
Anotar el nombre de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa
de la Competencia.
2. Núm.:
Número secuencial del formulario.
3. Yo:
Anotar el nombre del funcionario público especialista que verifica el bien.
4. Unidad de:
Registrar el área técnica a la cual pertenece el servidor público.
5. Que hoy__
De__de___:
Día, mes y año en que el funcionario del área técnica recibe y verifica los
bienes.
6. Orden de Compra:
Anotar el número de la orden de compra o contrato.
7. Factura Comercial:
Registrar el número de la factura comercial del proveedor.
8. Fiscal:
Registrar número de control de la factura fiscal.
9. Detalle del bien:
Registrar el o los bienes que fueron recibidos y verificados.
10. Valor Total
de la O/C:
Anotar el valor total por el cual se generó la orden de compra o contrato.
11. Firmas:
Rúbrica de los servidores públicos, técnico responsable (de ser necesario),
de la unidad solicitante, responsable almacén y del representante legal o
responsable del contratista o proveedor.
12. Sello:
Unidad de Almacén.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original y documentos:
Copia 1ra.
Copia 2da.
Unidad de Contabilidad.
Unidad de Almacén.
Provedor o Casa Comercial.
INFORME
INFORME NÚM.1
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
INVENTARIO PERMANENTE
O/C o Contrato
Código Fecha Descripción Unidad
Núm.
Monto
(B/.)
Núm. de
Entrada
Recepción
Núm. de
Despacho
Salida Saldo
Precio
Total Observación
Observaciones: ___________________________________________________________________________________________
Máximo: ______________ Mínimo: ___________________
INFORME NÚM.1
INVENTARIO PERMANENTE
A. OBJETIVO:
Llevar un registro manual o computarizado de la cantidad de
bienes por artículo, con el fin de mantenerlos actualizados,
garantizando el manejo, custodia y abasto de los bienes que se
adquieren.
B. ORIGEN:
Unidad de Almacén.
C. CONTENIDO:
1. Código:
Código de control del bien.
2. Fecha:
Día, mes y año se reciben o despachan los
bienes.
3. Descripción:
Característica del bien.
4. Unidad:
Unidad de medida en la que se mide el bien.
5. O/C o Contrato:
Anota el número y monto en balboas.
6. Núm. de Recepción:
Número de control de los bienes del formulario.
7. Entrada:
Cantidad de los bienes que ingresan al almacén.
8. Núm. de Despacho:
Número de control de los bienes del formulario.
9. Salida:
Cantidad de los bienes que salen del almacén.
10. Saldo:
Cantidad existente en el almacén.
11. Precio:
Monto del bien.
12. Total:
Sumatoria de los bienes.
13. Observación:
Comentarios del bien.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original:
Unidad de Almacén
ANEXOS
ANEXO NÚM.1
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
AJUSTE, MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE REGISTROS DE
RECEPCIÓN O DESPACHO DE ÁLMACEN
Recepción – Despacho: Núm._______________ Fondo: ______________________
Fecha: _____________________
Proveedor: ______________________________
Unidad: _______________________Orden de Compra No.:____________________
Condición: ___________________ Requisición: ____________________________
Facturas: ____________________, _________________, _____________________,
_______________________, __________________, ________________________
Renglón
Código
Cantidad.
Descuento: B/.____________
Descripción
Precio
Unitario
Total
Marbete
I.T.B.M.S.:___________ TOTAL: ______________
OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
____________________
Preparado por:
_____________________
Corregido por:
________________________________
Recibido por (Contabilidad)
___________________
Verificado por:
_______________________________
Recibido por (Tesorería)
ANEXO NÚM.2
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
HOJA DE INVENTARIO FÍSICO
Fecha: ______________________________
Código
de
Artículo
Descripción
Unidad
Conteo
Cotejo
Inicial
Cotejo
Final
Costo
Unitario
______________________
Levantado por:
_______________________
Verificado por:
Diferencia
Total
________________________
Jefe de Almacén
Faltante Importe
ANEXO NÚM.3
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
Unidad de Compras
ORDEN DE COMPRA
Orden de Compra Núm.______________
DÍA
MES
AÑO
RUC: _______________________
D.V.:_______________________
REQUISICIÓN NÚM.
PROVEEDOR:_______________________ TELÉFONO:_____________ FAX:_____________
LUGAR Y FECHA DE ENTREGA:_________________________________________________
SÍRVÁSE ATENDER LOS BIENES O SERVICIOS SIGUIENTES
REN
GLÓN
CANTIDAD
PRESUPUESTARIO
DESCRIPCIÓN
CLASE DE ARTÍCULO, MARCA, TAMAÑO
UNIDAD
PRECIOS
UNITARIO
TOTAL
SUB-TOTAL
IMPORTE
FORMA DE PAGO:
TIEMPO DE ENTREGA:
I.T.B.M.S.
TOTAL
___________________
____________
Jefe de Compras
Fecha
________________________
_________
____________________
Jefe Presupuesto
____________
__________________________
_________
Fecha
Fiscalización-Contraloría
Fecha
Jefe Administrativo
Fecha
ACEPTO:________________________________________________________FECHA:__________________
COMPRAS AL CRÈDITO: Se aplicará multa del 1 al 4 % del monto total entre 30 días por días de atraso. Para el cobro de estos bienes o
servicios, debe utilizar el formato de “Cuenta Institucional”, que será suministrado por la Unidad de Tesorería.
ANEXO NÚM. 4
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CENTRO VOCACIONAL DE CHAPALA
ADMINISTRACIÓN
REPORTE DE ORDEN DE COMPRA PENDIENTE DE RECEPCIÓN
Desde: _______________ Hasta: _______________
Fecha
Orden de
Compra
Núm.
Transacción
Núm.
Fecha. de
Entrega
Proveedor
TOTAL
Monto
GLOSARIO Y ACRÓNIMOS
GLOSARIO Y ACRÓNIMOS
1.
CGR:
Contraloría General de la República.
2.
Bienes:
Son los bienes de consumo y de capital.
3.
Kárdex:
Documento que nos sirve para llevar el control de inventarios
sea de productos o materiales dentro del Almacén.