Decreto 203 de 2001.

Artículo 9. Ley i 5 de 1959 Requisitos de Permiso de Construcción GLOSARIO ,BIBLIOGRAFIA INTRODUCCIÓN -a Contraloria General de la Repúbiica, a través de la Dirección de Sis?ema,s y Procedimientos, :on la participación de la Dirección de Fiscalización, Asesoría Juridica e Ingenieria, y con la :olaboración de la Dirección de Planificación Regional del Ministerio de Economia y Finanzas, na elaborado el presente documento titulado “Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Bienes y Servicios Comunitarios”. El objetivo de estos FrGCedimientOS es establecer la metodología que permita regular, agilizar y mejorar el tramite de las compras de bienes y servicios del Programa de Obras Comuniíaria~ de los Representantes de Corregimientos, en una forma eficiente y rápida, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Los proyectos se realizan con financiamientos del Gobierno Central, mediante transferencias anuales de quince mil balboas (B/15,000.00) a cada corregimiento. En tal sentido, dicho programa se administra en los Consejos Municipales, con la fiscalización de la Contraloria General y la asesoría técnica, seguimiento fisico y financiero del Ministerio de Economía !’ Finanzas. N” 24,353 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001, 27 .\ l Estos procedlmtentos no pretenden fijar reglas inflexibles en su uso, en consecuencia, cualquier modificación o ajustes como resultado de su aplicación, deben presentarse a nuestra Dirección para su análisis y aprobación si así lo amerita. CONTRALORíA GENERAL DE LA REPUBLICA Dirección de Sistemas y Procedimientos CONCEPTOS GENERALES A. OBJETIVOS 1. Objetivo del Programa El programa de Obras Comunitarias busca 3 través de proyectos de inversión gestionados por los Representantes de Corregimiento, como líderes naturales de sus comunidades, satisfacer las necesidades apremiantes de estas, en apoyo a su auto desarrollo. 2. Objetivo de los procedimkntos Estos procedimientos tienen como objetivo fundamental regular, agilizar y mejorar ., la adquwclon de bienes y servicios, para la ejecución del programa de obras comunltarias, dentro de las disposiciones legales vigentes. B. BASE L~EGAL l Constitución Politica de 1972 (articulo 252 numeral 3) . Ley 105 de 8 de octubre 1973, sobre la organización de las Juntas Comunales . Ley 106 de 1973 sobre Régimen Municipal l Ley 32 de 1984 orgánica de la Contraloria General l Ley 56 de 1995 sobre la Contratación Pública l Decreto Ejecutivo No 18 de 25, de enero de 1996, reglamenta la ley 56 de 1995 C. ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA El programa de Obras Comunitarias será administrado por el Consejo Municipal, con la asesoría técnica y el seguimiento físico y financiero del Ministerio de Economía y Finanzas, la fiscalización de la Contraloría General y los Consejos Provinciales. D. PERFIL DEL PROYECTO: El “Perfil de Proyecto” debe contar con croquis, planos, ‘presupuesto, lista de materiales, especificaciones técnicas, de acuerdo al tipo de proyecto, firmados por personal idóneos (ingeniero. arquitecto, carreras afines y otros tipos de profesionales certificados. de acuerdo al proyecto) con los formularios necesarios para su ‘debida revisión y aprobación por el Ministerio de Economía y Finanzaz (ver el Manual de Directrices para la Formulación de Proyectos de ?braj Comunitarias del Ministerio de Economía y Finanzas) 32 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 N” 24,353 Las áreas, corregimientos y lugares poblados de “difícil acceso” seran definidos e identificadas ~por la Dirección de Planificación Regional de/ Ministerio de Economía y Finanzas la Subdirección Delegada Mulfisectorial, de la Dirección Nacional de Fiscalización de la Contraloría General. Nota: Basándose en el artículo 10 de La ley 56, sobre Derechos y Obligaciones de las entidades estatales contratantes, deben tomarse las consideraciones necesarias para que los precios que se paguen por Io5 bienes y servicios para el Programa de Obras Comunitarias no superen los márgenes razonables de costos de transporte u otros, si estos bienes y servicios se adquirieran en una área diferente a la que se encuentra ubicada la obra. 4- SOLICITUD DE PRECIOS: Los Municipios y las Juntas Comunales se sujetaran a los procedimientos de selección de Contratistas de Solicitud de Precios, en todos los proyectos mayores de diez mil balboas (B/lO,OOO.OO). Ver. Decreto 18 de 1996, por medio del cual se reglamenta la ley 56 de 1995 sobre las contrataciones ptiblicas. Actual Ministerio de Economia y Finanzas 5- OTROS TIPOS DE CONTRATACIONES a. Administración La ejecución de proyecto por administración es la forma de realizar el proyecto dirigido por la propia Junta Comunal, en este caso se requiere de un Maestro de Obra, que debe ser el Ingeniero Municipal, el Ingeniero del Consejo Provincial o el Ingeniero de la Entidad relacionada, que será el responsable técnico de la obra. b. Convenio Este acuerdo se utiliza cuando alguna dependencia gubernamental (contratista oficial) realiza la obra. c. Ayuda Mutua Es la forma de coniíatación por medio del cual la Junta Comunal le suministra los materiales necesarios para la construcción de la obra y la comunidad aporta la mano de obra; en estos casos, se debe exigir por parte del Ministerio de Economía y Finanzas, y la Contraloría, las especificaciones de las actividades a ejecutarse asi como su programación. El inspector de la obra debe ser el Ingeniero Municipal 0 del Consejo Provincial. B. PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS: (Proyecto de Infraestructura) 1. Orden de Proceder i” 24,353 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 33 Luego de formalizado el Contrato, el Presidente del Consejo Municipal emitirá la Orden de Proceder al contratista, (ver anexo) con Copias a Ingeniería y a la Oficina de Fiscalización de la Contraloria General en el Municipio y a la Oficina Provincia! de.,Planificación del Ministerio de Economía y Finanzas. 2. Solicitud de Prorrogas (articulo 84, de la Ley 56 de 1995 de la Contratación Pública) El Contratista tramita nota dirigida al Presidente del Consejo Municipal a través de la Unidad Administrativa Responsable del Progrania;con copia al Representante, al Ministerio de Economía y Finanzas, la Contraloría General y bajo recomendación de la entidad publica vinculada con el proyecto. El recorrido de aprobación con las firmas de este documento debe ser igual al de los contratos; este documento sustentará a su vez el ajuste a la Orden de Compra, o Addendas en caso de Contratos La Solicitud de Prorroga debe especificar claramente las razones que motiva la solicitud. 3. Orden de Cambio En el caso de que se acuerden nuevas actividades para el proyecto o se eliminen otras, se utilizará el formato Orden de Cambio para hacer estas correcciones (ver anexos), este documento sustentará a su vez el ajuste a la Orden be Compra, o Addendas en caso de Contratos. el recorrido de aprobación con las firmas de este documento debe ser igual al de los contratos Para esta acción el contratista solicita a través de la Secretaria del Consejo Municipal, y con la anuencia del Representante, la aprobación del Presidente del Consejo, la autorización del Ministerio de Economía y Finanzas, y si se tratase de Obra’ de infraestructura a Ingeniería Municipal (si la hay). Igualmente, debe comunicarse esta situación a la entidad o unidad técnica involucrada: En el caso de bienes y servicios se enviará copia a la Dirección de Fiscalización. y a la Dirección de Ingeniería de la contraloria, en caso de Obras de Infraestructura 4 hddendas Estas se podrán hacer a solicitud de una -de las partes que intervienen en la Contratación y deben contar con la aprobación del Presidente del Consejo. Igualmente estas deben ser firmadas por el Contratista, la Oficka de Fiscalización y de Ingeniería de la Contraloria. y con el conocimiento del Ministerio de Economía y Finanzas. (El recorrido de este documento debe ser igual que el contrato). . ,. Situaciones Excepcionales Areas de Desastres Naturales o Zonas Rojas Para las Breas donde se producen inundaciones, epidemias u otras alteraciones que puedan imposibilitar las inspecciones finales o levantamiento del Acta de AceptackWFinal por parte de ios funcionatios de ia Contraioria y ei Ministerio de Economía y Finanzas, podrá ei contratista tramitar ei pago sin ei fiel cumplimiento de estas diligencias, siempre y cuando miembros representativos de ia comunidad (párroco, maestro, corregidor etc.) y el Representante de Corregimiento aceptase la obra, ,esto sin perjuicio de posibles acciones posteriores que /levase la Contraloría por incumplimiento en la Cont---‘--‘*- --- nt amacollo de la obra. 34 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 ; J+ 24,352 La situación antes mencionada también será aplicable a áreas de inseguridad phblica o zonas rojas donde puedan existir bandoleros o movimientos guerrillero:, ya que podría estar en peligro la seguridad física de los funcionarios. D. INSPECCiGNES La 3irección de Ingeniería de la Contraloria realizará dos inspecciones una al 50% y otra al final. en las Obras de infraestructura mayores de B/.5,000.09. . las Obras de Infraestructura iguales o menores de B/51000.00 y las que se desarrolien en áreas de difícil acceso se le realizaran una sola inspección al tern-ino de estas. Igualmente la Dirección de Ingeniería de la Contraloria fiscalizará todo lo relacionado a servicios técnicos y suministros cuando estos se utilicen parc construir, mejorar o modificar bienes inmuebles. Para las Obras de Infraestructura con un “valor mayor” de B/.5,000.00, se debe presentar un “Desglose de actividades”, firmar el Inspector de Contraloria General, el contratista y el Representante de Corregimiento. La Unidad Administrativa Municipal Responsable del Programa, debe coordinar t,odas las inspecciones parciales al 50% como las finales tanto con la Contraloricomo con el Ministerio de Economía y Fipwzas, e! Representante tie Corregimiento y la entidad vinculada si la hay. E. DESEMBOLSOS Se pagará por materiales, suministros, servicios prestados, proyectos u obras ‘concluidas y recibidas a satisfacción por la comunidad avaladas por el Ministerio de Economia y Finanzas y fiscalizadas~por la Contraloría General. Los avances de obra se pagarán de acuerdo a lo estipulado en el Contrato LI Orden de Compra y a las normas establecidas en la ley 56 de Contratacibn Pública, utilizando el formulario diseñado para la Gestión de Cobro contra el Fondo del Programa y siguiendo el siguiente,tramite: 1. Gestión de Cobro contra el Fondo del Programa , 0 Contratista El contratista debe preparar una cuenta de Gestión de Cobro contra el Fondo del Programa. adjuntándole el original de la Orden de Compra o copia del Contrato, la Factura Comercial con el desglose de actividades debidamente firmadas procede a presentarla a la Unidad Administrativa Responsable del Programa. . Unidad Administrativa Responsable del Programa Recibe la Gestión de Cobro contra el Fondo del Programa, y documentos sustentadores, revisa dichos documentos así como el Informe de Inspección de la entidad vinculada, entrega la copia de la Gestión de Cobro al contratista como constancia de recibo; registra, prepara la Hoja de Situación del Proyecto (ver formas impresas), y remite la documentación al Tesorero Municipal. N” 24,353 Gaceta Oficial,jueves 26 de julio de 2001 35 l Tesorería Municipal: Verifica la documentación, Confecciona el Cheque, firma y envia la Gestión de Cobro, cheque y documentos sustentadores al Presidente del Consejo. . Presidente del Consejo Municipal Recibe la Gestión de Cobro contra el Fondo del Programa y Cheque con el Informe de Inspección, copia de la Hoja de Situaci6n del Proyecte revisa, firma la G,estión de Cobro y cheque, envía los documentos a la Unidad Administrativa responsable del Programa. Solicitara al Ministerio de Economía y Finanzas (Oficina Provincial) un cambio d; Proyecto; a través del formulario MEFIDPRIN0.2 (ver anexos) con la información solicitada. firmas reaueridas v documentos del oerfi del nuevo Drovecto. Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 N” 24,353 . Planificador Provincial Revisará y firmará los formularios y documentos correspondientes, enviará Z; Departamento de Coordinación Regional en la sede del Ministerio de Economía y Finanzas en la Ciudad de Panamá. l Coordinac,ión Regional Aprueba y emite nota de aprobación dirigida a la Oficina Provincial del Ministerio de Economía y Finanzas en cada provincia, con copia a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en el Municipio correspondiente; Mensualmente envía íl Informe consolidado a la Subdirección Multisectorial de Fiscalización. 0, Planificador Provincial Informa al Representante de Corregimiento de la aprobación del cambio, por la Coordinación de Planificación Regional de Ministerio de Economía y Finanzas. . Unidad Administrativa Responsable del Programa Recibe documentos de aprobación provenientes del Planificador Provincial, revisa, registra los cambios. . Jefe de Fiscalización en el Municipio Recib,e la documentación de aprobación proveniente dei Planificador Provinciei, actualiza la información en los registros de control de los proyectos del Programa de Obras Comunitarias, firma como constancia de que se ha cumplido con los pasos establecidos. 2. Proceso de Uso de Saldos . El Representante de Corregimiento Solicita el uso de saido utilizando el formato MEF/DRP/IU0.3 (ver anexos) a través de la Unidad Administrativa Responsable del Programa. . Unidad Admil;istrativa responsable del Programa Completa la f;rma MEFIDRPIN0.3 (ver anexosj cori ios datos requeridor, ti-ijtir:ld fotocopias del :?Y!? ~?e ,Aceptación Final, para ~&[-jfi!-q,c;ó!? & Ii\:; !, ~,:.:i:~:~, establecidos en eZlr:í>w?iento y envia a Tesorería Muri~.::p;:,i~ l Tesorería Municipal Revisa IOS Libfoc & Ragistro Bancario y Confirma ia &poliiL>ilid;lFj de: .s&;- L,\ Proyecto, iLEgO io envía a la Oficina Provincial del MEF. . Oficina Provincial del MEF, Recibe el documento con la información de saldos, revisa, aprueba el uso del saldo, luego lo remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloria General en el Municipio , N” 24,353 Gaceta Oficial, jueves 26 de juiio de 2001 37 . Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en el Municipio Recibe el ,documento con la informacibn del saldo, verifica sus registros y compara con los datos del formulario, de estar todo de acuerdo firma y envía a la Coordinación de Planificación Provincial. G. ACEPTACIÓN FINAL DE LA OBRA . Contratista Solicita el formulario de Acta de Aceptación Final (ver anexos) en original y 5 copias a la Unidad Administrativa Responsable del Programa, anota los datos de la obra firma el formulario y entrega al Representante de Corregimienio. . Representante de Corregimiento Recibe la obra de parte del Contratista, firma el Acta de Aceptación Final y envia al Presidente del Consejo. . Presidente del Consejo Municipal Recibida~el Acta des Aceptación Final, organiza el cierre del proyecto a través de la Unidad Administrativa Responsable del Programa, . Unidad Administrativa Responsable del Programa Coordina con los funcionarios de Fiscalización o Ingeniería de la Contraloría General (dependiendo del tipo de proyecto), el Ministerio de Economía ye Finanzas, Ingeniería Municipal (si la hay, o si el tipo de proyecto lo requiere), el Representante de Corregimiento. el Contratista y el Representante de la institución vinculada con el proyecto, para realizar la inspección final del mismo. Como resultado de la inspeckn, las personas antes indicadas asi como tres (2) miembros representativos de la comunidad firmaran el Acta de Aceptación Final. ,Los funcionarios de la Contraloría, deben preparar un Informe adicional de Inspección que se anexará al expediente de la obra. Dependiendo de! tipo de proyecto si es infraestructura u obra civil Ingeniería. si es ~adquisición de bienes y servicios Oficina de Fiscalización de la Contraloría General. Para efectos de la Aceptación de la obra, se atenderá lo que al respecte indican la Ley de Contratación Pública y otras normas vigentes. En tal sentido, le corresponde a la Confraloría General esa función, por lo que una vez coordinada su visita y de los otros funcionarios sefialados, si alguno de ellos no pudiera asisfir la diligencia confinuará, informando de ello a /as autoridades correspondientes. H. FISCALIZACIÓN, REGULACIÓN Y CONTROL La presente modalidad de contratación se aplicará a los diferentes procedimientos . .,de contratación que realicen los Consejos Municipales para la Ejecución de Obras, Adquwclon de Bienes y Contratación de Servicios, provenientes del Programa de Obras Comunitarias, 26 Gaceta Olicial, ,jueves 26 de julio de 2001 N” 24.353 cuya Cuantía sea menor o igual de 6/.10,000.00, previo cumplimiento del procedimiento sumario que eStab!eCemos a COf’ItinUaCi6n: J ioda Adquisición de Bienes y Servicios deber& sustentarse en una partida que fundamente la erogación presupuestaria. J La Oficina de Compras del Municipio respectivo o la unidad~ Responsable del Programa designado por los Consejos Municipales, solicitaran a los Proveedores y Contratistas las Cotizaciones debidamente firmados, las cuales no seran menos de tres (3), mediante Fax G cualquier otro medio expedito o tecnológico confiable que garantice el ejercicio de un? auditoria posterior. J Una’vez devuelta las cotizaciones por parte de los proveedores se recogerá en un cuadro de cotizaciones que será firmado por el cotizador y el Jefe de Compras del Municipio o Unidad Responsable del Programa, igualmente se le adjuntarán los documentos de cotización. J Se adjudicará por menor precio. sin embargo, se podrá escoger la de mayor precio, cuando la de menor precio no cumpla con el requisito exigido en el pliego de especificaciones técnicas. 4 Cuando se trate de contrataciones que versen sobre obras civiles y de infraestructura, donde no ,haya más, de un oferente y se realice en áreas de difícil acceso, se ejecuten en un cier por ciento por el cotitratista; Se podrA adjudicar con una cotización, el Presidente del Consejo Municipal deberá justificar esta situación formalmente mediante nota. J Se podrá autorizar la Contratación Directa con un CoFtratista que tenga equipo en el área, que de no ser realizada la contratación con él, encarecerá el contrato por el costo de la movilización de dicho equipo. J Una vez escogida la mejor propuesta se procederá a la elaboración de una Orden de Compra o Contrato, que será firmada por el Jefe de Compra o la Unidad Responsable del programa, el Presidente del Consejo Municipal y los funcionarios designados por la Contraloria General de la República en los Municipios. Se podrá elaborar Ordenes de Compra para todos los tipos de contrataciones que se realicen en compras menores de B/.l0,000.00, sin embargo, cuando el Municipio asi lo requiere se podrá preparar el contrato respectivo. J Todos /os proyectos que su monto oficial exceda de diez mil balboas (B/I3.000.0) se regirán porlos procedimientos establecidos para los Solicitudes de Precios. J Las inspecciones para !GS pagos de avance de GbraS por las contrataciones del Programa de Obr,as Comunitarias, se efectuarán de la siguiente manera: a. En los Contratos por un monto de B/.5,000.00.Una sola inspección al finalizar la Obra :OO%, con su respectiva Acta de Entrega Final. 5. En los contratos por un monto de B/5,001.00 y hasta 8/10,000.00. dos inspecciones: La primera, cuando la Obra se haya ejecutado en un 50% y la inspección final cuando la Obra se haya terminado en su totalidad, con Acta de Entrega Final. C. En las áreas de dificil acceso, se realizará independientemente de la cuantía del Contrato una sola inspección al finalizar la Obra lOO%, con su respectiva Acta de Entrega Final. M” ‘24,353 Gacela Oficial, ,jueves 26 de julio de 2001 39 d’ En los ‘proyectos cuya cuan,ik ‘sea ha& la sumar de ‘diez, mil’ balboas (B/.10,000.0,0)~, ; ejecutados ea. traves ‘del.,, Programa de Obras Comunitarias la Fianza de Propuesta o d,e . Cumplimiento. será suficiente una c!áusula en los contratos en donde se~fije la obligación del contratiskde reparar los defectos que se dieran en la obra de que se trate, por causas a el ,‘atiibuidas y para ~responder~, por ~,vici,os redhibitorios ta!es como material defe,ctuoso~, o cualquier otro vicio o defecto en la cosa objeto del Contrato de la siguiente manera: ./ Por’el ~término:de,~(Ij un,,aW contado a partir de haber sido recibido si se trata de Bienes ,Muebles., oor el termi,no de (5) sek meses en los.Bienes Muebles consumibles que no tengan reglamento,espec.ial ypor el termino de tres (3) añ,os para responder por defectos de ,reconstrucción, o de construcción de ~obr,as de Bienes~lnmuebles. : V” Los Contra!istas que incumplan con esta cláusula se les resolverán administratrvamente lo~s rnr~smos y se solicitará su, inha.bilitación al Ministerio .de, Economía y Finanzas. fur!damentándose para ambos casos en la ,Ley de Contrataciones Pub!icas. En el cas.0 C., Comratos ya ,terminados se, podrán demandar a dichos Contratistas, para exigir una inde~mnización por los vicios redh,ibitorios len ,que hayan incurrido, en el hecho en que no hal!ar, cumplido con las responsabilidades establecidas. J Los i-; c oniratistas se!ecc!onados para realizar Obras de InveÍsiones Civllec o de infraestructura deber& prtsw:ar ei Certificado de Idoneidad otorgado por la Junta Técnica de Irrgenieria ,y q+-r+, .Arqu;.etittira:. d Aqw conr;at~sia que no tenga e!~Certificado de Idoneidad, presentara los documentos q-e con:ergâr: los reqursitos para maestros de obras y constructores, exigidos por la JUNTA TÉCNICA Z:E iNGENIERIA ?’ ARQU!TECTURA, en las oficrnas Regionaies del Ministerio de Obras Publicas en cada Provincia, quienes le otorgarán una nota de recibo y enviarán 2 lc Junta Tecnica ia documentación ~presentada. La Junta Técnica le otcrgará un permiso por ‘.. término’de dos (2) afios. El permiso será enviado a las Direcciones Regionales del Wnisterio de Irras Ptiblica para la entrega a los interesados, i Para aseguraré que los trabajos de obras se ejecuten segtin las especificaciones, la s,Jpervis;ón técnica será ejercida por la entidad p¿b!ica de Gobierno Central o entidad descentralizada relacionada con el proyecto, o por los Departamentos de Ingeniería Municipal, para salvaguardar los in!ereses del Estado. ’ La fiscalización y Control de los Proyectos d e Obras Comunitarias corresponderán a la Contraloría General de la República y al Consejo Municipal ’ Los Perfiles y formulación de los Proyectos de Obras Comunitarias se fundamentaran en el manual DIRECTRICES PARA LA FORMULACION EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OBRAS COMLJNITARIAS para los 588 corregimientos del país emitido pc: el Ministerio de Economía y Finanzas ’ Los proyecto de becas o asistencia económica educativa. se regirán por ia reg!amentacik emitida y aprobadas por la Direccion de Planificación Regional del Ministerio de Economia y Finanzas. ANEXOS No. 1 MAPAS GRAFICOS DE PROCESO - r---- CONTR~ALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Dirección~ de Sistemas y Procedimientos - PROGRAMA PARA EL DESARROLLO DE OBRAS COMUNITARIAS PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS MUNICIPIO OFICINA DE OFIC. DE PRESIDENTE DEL UNIDAD FISCALIZACION REPRESENTANTE PLANIFICACION CONSEJO RESPONSABLE DEL DE IA CONTRALORiA PROVINCIAL MUNICIPAL PROGRAMA GENERAL --.+, 2 +-..- !, ’ + ,~ ~.. +: : 7+/:;fj 1 DESCRIPCION DEL PROCESO CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Dirección de Sistemas y Procedimientos PROGRAMA PARA EL DESARROLLO DE OBRAS COMUNITARIAS PROCESO DE DESEMBOLSOS MUNICIPIO I 1 UNIDAD OFICINADE PRESIDENTE DEL ADMINISl~RATIVA TESORERIA FISCALIZAClON CONTRATISTA CONSEJO RESPONSABLE DEL MUNICIPAL DE LA CONTRALORiA MUNICIPAL PROGRAMA GENERAL DESCRIPCION DEL PROCESO I PRESENTA GESTI6N DE COBROS Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES A LA UNIDAD RESPONSABLE DEL PROGRAMA REVISA, REGISTRA GESTION DE COBROS Y ENVIA A TESORERiA MUNICIPAL REVISA GESTION DE COBROS Y DOCUMENTACloN. REGISTHA Y DA INSTRUCCIONES PARA (JUE SE ELABORE EL CHEOUE CORRESPONDIENTE RECIBE LA GESTION DE COBROS. DOCUMENTOS SUSTENTADORES Y CHEUUE REVISA DOCUMENTOS Y FIRMA GESTION DE COBKOS Y CHEQUE RECIBE GESTl6N DE COBRO Y CHEOUE APROSADOS ACTUALIZA REGISTROS Y EN”,* A CONTROL FISCAL RECIBE GESTION DE COBROS, CHEOUE DEBIDAMENTE FIRMADOS Y WCUMENTOS SUSTENTADOHES REVISA Y FIRMA EL CHEQUE Y LA GESTION DE COBROS Y DEVUELVE A TESOHERíA RECIBE CHEQUE Y, LO ENTREGA AL CONTRATISTA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Direccibn de~S¡stemas y Procedimientos PROGRAMA PARA EL DESARROLLO DE OBRAS COMUNITARIAS PROCESO PARA TRANSFERENCIAS ( CAMBIO DE PROYECTO ) I MUNICIPIO I I IEL REPRESENTANTE1 -. . OFIC. DE -.^AC,ON ~‘LPR^w!c;; UVINCIAL I CIUDAD OFIC. DE COOROINAClbN PROVINCIAL OE LA DE PANAMA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE PROGRAMA DEL OFICINA FISCALIZACION DE LA CONTRALORIA DE DESCRIPCION DEL PROCESO 1 l 1 SOLICITA AL MEF CAMBIO DE PROYECTO POR TRANSFERENCIA UTILIZANDO FORMATO ESPECIAL 12 TRAMITA LA SOLICITUD A LA COORDINACI6N PROVINCIAL DEL MEF EN LA CIUDAD DE PANAMA 13 ANALIZA Y APRUEBA LA TRANSFERENCIA 1.4 RECIBE LA APROBACI6N. REGISTRA E INFORMA AL REPRESENTANTE 15 REVISA Y REGISTRA LOS CAMBIOS APROBADOS 16 EXAMINA LAS MODIFICACIONES E INCORPORA LOS CAMBIOS EN LOS PROYEC’TOS RESPECTIVOS FIRMA COMO CONSTANCIA DEL CUMPLIMIENTO DE LOS PASOS ESTABLECIDOS i-:~1 ACCIONES MANUALES CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Dirección? de Sistemas y~Procedim¡entos PROGRAMA PARA EL DESARROLLO DE OBRAS COMUNITARIAS PROCESO PARA EL USO DE SALDOS I MUNICIPIO 1 OFICINA DE UNIDAD TESORERIA OI-IC PROVINCIAL FISCALIZACIDN DE EL REPRESENTANTE ADMINISTRATIVA MUNICIPAL DEL MEF LA CONTRALORIA RESPONSABLE GENERAL I DESCRIPCION DEL PROCESO 1 SOLICITA EL USO DE SALDO A LA OFICINA PROVINCIAL UE,. MEF. UTILIZANDO FORMATO ESPECIAL, A TRAVES DE LA UNIDAD ADMINISTRAWA RESPONSABLE DELE PROGRAMA COMPLETA EL FORMATO ESPECIAL CON LOS I)ATOS RCOUEI?IDOS REVISA EL FORMATO. CONFIRMA SAI.DOS EXISTENTES Y FIHMA COMO CERl~lFlCACltIN REVISA EL DOCUMENTO CON LOS SAI.DOS. COTEJA CON SlUS liEWSTROS Y APIIUEBA REVISA EL DOCUMENTO CON LOS SAI~OOS YA A,~,?OOADOS. (~1,: ESTAVi TODO DE RCUCRl)O I’IRMA ANEXO No 2 FORMAS IMPRESAS REPUBLICA DE PANAMA PROGRAMA DE OBRAS COMUNITARIA CONSEJO MUNICIPAL DE HOJA DE TRAMITE CORREGIMIENTO PROYECTO: B.‘. REQUISITOS PARA TRAMITE DE CONTRATACION PO .APLICA k,1. PLANOS F l ,2~ 3I’LCIFICACIWES TECNICAS I I2 DESGLOSE DE ACTIViDADE\ 0 NAPAS DEL PROYECTO. l b, CERTIIICADO DE !DO%E!DAD DtL COXTK~TISTA I id” 24,353 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 200í REPUBLICA DE PANAMA CONSEJO MUNICIPAL DE PROGRAMA DE OBRAS COMUNITARIAS FORMUURIO DE COTIZACIdN LUGAR DE ENTREGA FECHA DE ENTREGA PARA USO DEI RENG CANTIDAD ESPECIFICACIONES I UNITAI ..__ , ._ ._ i I I I / ! 1~ i I ! j ! OTRAS ESPECIFICACIONES PROVEEDOR FECHA VENDEDOR Hcp”l>lic;l de IhKmS Cywjo Mmicipal de I’ROGHAMA DE OIWASCOMUNITAHIAS PHOY ECTO: CUADHO UE COTIZACIONES DESCRIPCIÓN - - - - - - - DKICINAL: EXPEDIENTE . Iv 24,353 ~‘~Gaceta Wkial, jueves 26 de julio de 2001 47 Rapública de Panami Consejo Muicipal de PROGRAMAS DE ‘OBRAS COMUNITARIAS Solicitud No. ORDEN DE COMPRA 1.T.B.M Fecha: Fecha: COBRO ” que será suministrado por la instituci6n. a la que debe adjuntársele la original de esta Orden de Compra y Facturas. 48 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 N” 24,353 República de Panamá, MUNICIPIO DE Programas de Obras Comunitarias ORDEN DE PROCEDER YO , en calidad de Presidente del Consejo Municipal de imparto Orden de Proceder a , para que’ se inicie el dia de de- los trabajos de la obra ubicada en el corregimiento de , obra referida en el contrato No. Dado en a los- dias del mes de de Presidente del Consejo Municipal Ingenieria de la Contraloria Planificación MEF Archivo- expediente N” 24,353 tiaceta Oticial, jueves 26 de julio de ¿Wl -- REPÚBLICA DE PANAMA, Programa de Obras Comunitarias Consejo Municipal de ORDEN DE CAMBIO No. Proyecto: Corregimiento: Monto del Contrato u Orden de Compra: Justificación: Actividades Nuevas [ Actividad ) Unidad ; Pi Unidad j Cantidad \ Costo 1 1 ! Total ! Actividades Eliminadas Actividad Unidad i Pi Unidad Cantidad ~ Costo 1 / ! ) Total __ -- ! 1 I I Orden de Proceder fechada: Inicio de la Obra Prorroga del: al Nota No fecha: ADDENDANotaNo Fecha Kidente del Consejo Municipal Contratista Representante de Corregimiento CC: 1nganieria de la Contralorfa Planificacih, MEF Archivo -expediente 50 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 N" 24,353 REPLfBLICA DE PANAMA CO.VSEJO MUNICIPAL DE PROGRAMA DE OBRAS COMUNITARIAS CAMBIO DE PROYECTO MEFIDPCRINO. 2 Fecha: ,, ,, Director(a) de Planificación y Coordinación Regional, E. S. D. Estimado(a) Director(a): Por medio del presen!e le solicitamos a usted la transferencia de partida del Programa de Obras Comunitarias del año para el Corregimiento de , Provincia de ’ PROYECTO ORIGINAL MONTO PROYECTOAREPROGRAMAR’ MONTO Se solicita el cambio de proyecto por las siguientes razones: Atentamente, H.R. Representante de Corregimiento Encargado de la Unidad Administrativa Responsable del Programa V.B. fecha: Planificador Provincial del M.E.F. ‘Especifique el proyecto, comunidad beneficiada, descripcibn del mismo, desembolso (Directrices para la Formulaci6n de Proyectos del Programa de Obras Comunitarias. CC: Fiscalkaci6n - Contraloria General Planificaci6n Coordinación Nacional MEF Planificación Regional MEF Archivo REPUBLICA DE PANAMA CONSEJO MUNICIPAL DE PROGRAMA DE OBRAS COMUNITARIAS USO DE SALDO MEF/D’CR./N”. 3 Fech: _ Licenciado (a): Oficina Provincial de E. S. D. La presente tiene como finalidati solicitarle la autorización para uso de saldos de los proyectos del programa de Obras Comunitarias 199-, de los corregimientos del Distrito de: Provincia de r/ Proyecto Ejecutado 1 Corregimiento Saldo -.~-~ Prt::yecto a -__-~, Ejecutar -1 BI. _.----.- BI. BI. I BI. - Aten?amente, --~ Representante de Corregimiento Preparado CERTIFLC%% l, Unidad Administrativa Responsable l----!Yc!dL--. TESORERiA - MlJrJi~lFAL: ..-. ~m~--RLmgLm AUTORIZACION I 1Planificador Provincial (MEF.): Fecha: / Fiscalización - Contraloría .__-, General -, Nola. adjuntar fotocopia del Acta de Entreya Final de Los Proyectos CC. PlanificaciOn Regional MEF Fiscal~zaciUn Municipal Archivo expediente 52 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 N" 24,353 N” 24,353 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 53 REPÚBLICA DE PANAMÁ Programa de Obras Comunitarias SITUACIÓN DE PROYECTOS PROVINCIA DE: DISTRITO DE: CORREGIMIENTO DE: NOMBRE DEL PROYECTO:~ DEL AÑO: CONTRATO No. EJECUTADO A LA FECHA: % PORCENTAJE POR EJECUTAR: % COSTO TOTAL DE LA OBRA: BI. MENOS: GESTIONES DE COBRO PRESENTADAS A LA FECHA: BI. ‘PAGADAS CON,CHEQUES: BI BI. ~~”TDTAL~PAGADO A LA FECHA: BI. SALDO: BI. PREPARADOS POR:’ ‘~’ Unidad Administrtitiva ResponsaMe del Programa 54 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 N” 24,353 REPUBLICA DE PANAMA PROGRAMA DE OBRAS COMUNITARIA CONSEJO MUNICIPAL DE: ACTA DE ACEPTACIÓN DE MATERIALES FECHA: POR ESTE MEDIO HACEMO,S CONSTAR QUE LOS MATERIALES DESCRITO EN LA ORDEN DE COMPRA No PROVEEDOR: HAN SIDO ENTREGADOS CONFORME A LAS ESTIPULACIONES CONVENIDAS EN LO: DOCUMENTOS LEGALMENTE COSTITUIDOS OARA ESTE FIN (ORDEN DE ‘COMPRAS 1 FACTURA COMERCIAL). EN VIRTUD’DE LOCUAL SE ACEPTA DICHA ENTREGA. RECIBO A SA-fISFACChN: NOMBRE DEL CUSTODIO ” FIRMA No. DE CEDULA MIEMBROS REPRESENTATIVOS DE LA COMUNIDAD: 1. NOMBRE FIRMA NoCEDULA - 7-. NOMBRE FIRMA No CEDULA 3. NOMBRE FIRMA No CEDULA NY, 24,353 Gaceta (Jtkial, jueves 26 de julio de 2001 ,55 REPUBLICA DE PANAMA PROGRAMA DE OBRAS COMUNITARIA CONSEJO MUNICIPAL DE: . c ACTA DE ACEPTAdN FINAL FECHA: POR ESTE MEDIO HAGO CONSTAR QUE LOS TRABAJOS REALIZADOS EN EL PROYECTO DENOMINADO: E DNTRATO No DEL PERIODO CORRESPONDIENTE AL AÑO I-llvrRITn I.L. . . nF. . - I_ CORREGIMIENTO DE PROVINCIA DE POR UN MONTO DE (BI. )HAN SIDO REALIZADAS CONFORME A LAS ESTIPULACIONES MENCIONADAS EN LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES PACTADOS. EN VIRTUD DE LO CUAL HAGO FORMAL ENTREGA DE LA OBRA. POR EL CONTRATISTA: NOMBRE No CEDULA, F~IRM.4 RECIBO A SATISFACCIÓN: REPRESENTANTE DE CORREGIMIENTO PRESIDENTE;C)EL Icé ,~ ;~~i ,,CONSZJQ~.. .~,~,~;. ~; .~ I ,.,,,, ‘:. ~~.,~ .‘_ .,.,,,,:i )‘-‘s POSTERIOR A LA INSPECCIÓN OCULAR Y TECNICA EFECTUADA A ESTE PROYECT& LOS ABAJO FIRMANTES. CONFIRMAMOS QUE LOS TRABAJOS EFECTUADOS ESTAN CONFORME A LAS ESTIPULACIONES MENCIONADAS EN LOS DOCUMENTOS LEGALMENTE CONSTITUIDOS Y A LOS COM PROM I’Sö S~~~~~TR~~f~~~S PACTADIJS-:~ ‘~‘~;~~X-; : ~,,;;; _ ‘: ’ ‘~, ‘*=““.’ ,:.~, ;,;~;!;;k;;;;,‘; .,\~’ r- : ;,,; ~,,~ ,,: : ;.:;.<~i ~~~,~~~:-~;~~~~~~::,~~~~ ~:;~“~’ ..~.U. MINISTERIU DE ECONOMIA Y FINANZAS INGENIERIA MUNICIPAL 0 PROVINCIAL ~~, ~~,~ ,j.’ ,,‘~,,~ ~. CONTRALORIA GENERAL- FISCALIZACION 0 INGENIERIA MIEMBROS REPRESENTATIVOS DE LA COMUNIDAD: 1 - NOMBRE FIRMA CEDULA 2. NOMBRE FIRMA CEDULA 3. NOMBRE FIRMA CEDULA CC. ENTIDAD RELACIONADA CONTRALORfA GENERAL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS 56 ,, Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 N” 24,353 ANEXO No. 3 REQUISITOS PARA TRAMITE DE PERMISO DE LA JUNTA TECNICA DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA REQUISITOS PARA OBTENER CERTIFICADO DE IDONEIDAD PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD DE: Maestro de ‘Obra, Electricista General, Instalador Electricista Solicitud de Panameiio l- Memorial en papel simple dirigido al Presidente de la Junta Tkcnica. solicitando el Certificado de Idoneidad. con timbre de B/. 4.50 7-- Certificado de Nacimiento(origina1) expedido por el Registro Civil 3- El Diploma original debidamente registrado en el Ministerio de Educación y una copia del mismo donde aparezca dicho registro 4- Historial Policivo de la PTJ S- Si el solicitante (Electricista) además de tener diploma. posee licencia de la Oficina de Seguridad. deberá presentar el diploma (como se especifica en el punto No. 3 ) y también la Licencia indicando la clasificación o categoría que le fue expedida. 6- Dos (2) fotografía tamaño 1” x 1” (carnet) 7- Un timbre~(estampillaj de Diez Balboas (B/.10.00) para el Diploma que expida la Junta Técnica LEY NO. 1,5DE 26 DE ENERO DE 1959. QUE REGULA LA JUNTA TÉCNICA DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA. “Articulo 9: Toda obra de Ingeniería o Arquitectura que se ejecute en el pais. deberá estar! según su naturaleza. bajo la responsabilidad técnica de un Ingeniero o un Arquitecto o de una Empresa que tenga a su servicio profesionales idóneos. Sin embargo. los edificios de una sola planta. reparaciones o adiciones a estos! siempre que no desenvuelvan elementos estructurales de consideración podrán ser construidos. reparados o adicionados bajo responsabilidad y autoridad de un Maestro de Obra idóneo. La Junta Técnica queda facultada para definir que constituye elememos estructurales de consideración. En las poblaciones o lugares del territorio de la República. con excepción de los Distritos de Panamá y Colón. en donde existen Maestro de Obras Declarados idóneos, de conformidad con lo que dispone esta ley, la Junta podrá expedir a aquellos artesanos que tengan más de cuatro (4) años de experiencia comprobada, como capaces de construcción, permisos temporales para que ejecuten la construcción de edificios de una sola planta, reparaciones y adiciones a estas obras. La Junta para los efectos de este Parágrafo en cada caso y mediante resolución. expedirá la autorización con indicación precisa de la naturaleza de la obra, el lugar de ejecución y el período de duración del permiso. que en ningún caso podra exceder de dos años.” N” 24,353 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 ,57 / / REQUISITOS PARA PERMISO DE CONSTRUCCIÓN Nota dirigida a¡ presidente de la Junta Técnica con indicacibn precisa y naturaleza de la obra, el lugar de ejecución y,el período de ejecución en papel simple. ,Referencia de trabajos que compruebe la experiencia en trabajos de construcción por 4 afios Entregar estos en la Oficina Regional del Ministerio de Obras Públicas, para que por su conducto se envie a’ la Junta Técnica de Ingeniería y Arquitectura, que mediante resolución otorgarhn el permiso de construcción a los contratistas del programa de Obras Comunitarias. GLOSARIO ACTA DE ACEPTACIÓN DE MATERIALES Documentaci6n en el que se plasma la aceptación de los materiales adquiridos dentro del programa de Obras Comunitarias por el custodio designado por la comunidad y en la que firma este )’ miembros representat&os de la misma. ACTA DE ACEPTACIÓN FINAL Documento en gelque se plasma la aceptación por parte de la comunidad de la Obra Comunitaria ejecutada. y en la que firman todas las partes involucradas en su formulación. ejecución. seguimiento y fiscalización. ADDENDA Modificación a los términos originales de un contrato _: AREA DE DIFIC&L ACC,ESO: Lugar ,g@ografico en donde se ubica,el proyecto. prefijados por la Dirección de Planificación Regional deleMinisterio de Economia y Finanzas conjuntamente. con la Subdirección Delegada hlultisectorial de la Dirección Nacional de Fiscalización de la Contraloria General. CONTRATACIÓN DIRECTA Faculti~d1que tiene los municipios para elegir directamente al contratista. sin que exista competencia entre oferentes. fundamentêndose~enlas excepciones establecidas en la Ley. CONTRATISTA Persona natural ,o jurídica. consorcio o asociación accidental. nacional o extranjero. domiciliado dentro oyfuera ,del territorio de la República. que goce de plena capacidad jurídica. vinculado por un contrato con el ente municipal. CONTRATO DE OBRAS El que celebra el ente municipal para la construcción. mantenihiento. reparación. instalación y. en’ general. para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes muebles e inmuebles. cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. COTIZACIONES Son los precios o valores que los proveedores asignan a los bienes y servicios que ofertan. 58 Gaceta Oficial, jueves 26 de julio de 2001 N” 24.353 GESTIÓN DE COBROS Documento que genera una gestibn de cobro contra el fondo del programa de Obras Comunitarias. ORDEN DE CAMBIO Documento utilizad6 para replantear actividades dentro de un proyecto de Obras Comunitarias. es decir eliminar actividades y agregar otras sin afectar el presupuesto global del proyecto. ORDEN DE PROCEDER Documento donde el presidente del consejo municipal autoriza el inicio de la ejecución del proyecto por parte del contratista. LJNIDA,D ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DEL PROGRAMA Enlace administrativo designado por el Consejo Municipal para que Ilew el control ejecución y seguin,iento administrativo del programa. incluye el proceso de contratación y registro de todos los proyectos: se puede considerar laso unidades ya existente en el Municipio conlo los ” Departamento de Compra. Tesorería o una Secretaria del Consejo exclusiva para este propósito. BIBLIOGRAFiA PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUlSlClóN Y DISPOSICI6N DE ,BIENES Y SERVICIOS COMUNITARIOS PARA EL, CONSEJO MUNICIPAL 1995 ,(BOR&ADOI¿j MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE INVERSIÓN LOCAL (PROINLO) 1997 ENTREVISTAS ,~ ,,~ :‘:Funcionarios de lasoOficinas Regionales dk Iti C6ntraloria General y Pknifícadoies Provinciales del Ministerio de Economía y Finanzas d-las Provincias de: Panamá Oeste Panamá Este ,~ Colón Cock : Hemera Los Santos ,Verapuas Chiriqui Bocas del Toro 4 SEMINARIO DE EN EL ÁMBITO NACIONAL, REPRESENTANTES DE CORREGI S, MINISTERIO DE’ ECONOMIA Y FINANZAS. MINISTERIO DE ,GOBIERNO Y JUSTICIA, CONT-RALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA