**Decreta:** . ARTICULO PRIMERO: Aprobar y Dticialkar el Inrtructlvo denominado :INSTRUCTIVO PARA lA REGUUCkJN, MANEJO Y FlSCALKAClbN DE LOS FONDOS DEL ESTADO ASIBNADOS AL PATRONATO PANAMA VIEJO. s ‘ART¡CULO,SEGUNDO: Este Instructtto regir6 para el Patronato de Panama Vajo, ,deatinado el Programa de Mantenimiento, Conserveoh y Restaurecl& del Conjunto Mohnentel Hiat6rko.
. ARTíCULO TERCERO: Eate Decreto rige e partir de su aprobaotbn.
‘Dado en ia ciudad de Penarn Q‘e los 23 días del mas de abril de 1QBS.
CGMUNkXJESE Y CÚVPLASE II
GUST~~~N~LLMRE 1 kid GUSTAVO A. PtREE A. ‘W Subcontralor General de la República LUIS ALBERTO PALACIOS A. ” secretario General
DECRETO NlhlERO 100-M DISPRO. (De 7 de mayo de 1999)
. : Por el cual la Contmlorla General de la Reptil&+ emite el PROCEDIMIENTOPARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS GENERA- EN EL COMPAMIDA.
EL SUBCORTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA En uao de sus facultades constitucionales y legales,
**Considerando:** 31 N” 24,307 Gaceta Oficial, miércoles 23 de mayo de 2001
Que el Arlkulo ll literal 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual ae adopta la Ley Orgbnica de la Contilorla Geneml de la República, establece que pare el cumplimiento de su misih, la institucibn fiscaliirh, regular& y conWar6 todos los actos de manejo de fondos y bienes ptIblicos, a fin de que tales actos se realicen con correcch y segh lo establecido en las normas jurldicas mspechs.
Que el Articulo 36 de la misma Ley dispone que, la Contralorfa GenemI diti reglamentos que contengan pautas y sirvan de base a la actuacibn de las personas que manejen fondos o bienes públicos.
Que corresponde a la DIRECCl6N DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS elaborar loQ documentos denominsdos Gulas, Mructivos, Procedimientos o Manuales.
Que una vez elabomdos estos documentos, deben ot%ialiirse mediinte decreto, en el que se establece la fecha para su aplicacidn por la dependencia estatal respectiva, y son de obligatorio cumplimiento para los funciona&s encagados de aplicarlos.
Que la Dirección de Sistemas y Procedimientos, a solicitud del MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO - DIRECCIÓN DE ADMINI~TRA~KN Y ma~24.s ha elabomdo el PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS OENERADOS EN EL CDMPAMIDA, fundamentado en la Ley N’98 de 21 de diciembre de 19g8,
**Artículo 217.** , Aplicacibn de las Normas; por b cual se dicta el Presupuesto General para la Vigencia Fiscal de 1999. Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los usuarios de cada una de las unidades adm@istrativas. **Decreta:** ARTICULO PRIMERO: Aprobar y Ofkialkar el Procedimiento denominado - PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS RECURSO8 GENERADOS EN EL CQMPAMIDA. - ARtiCULO SEGUNDO: Este procedimiento mgir& para el COMPAMIDA, Instalacibn del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, que brinda serviaos alimentarios a sus empleados y a la amtunidad. B ART/CULO TERCERO: Este hcmto rige a partir de su apmbaaón.
COMUNiQUESE Y CÚMPUSE
GUSTAVO A. PÉREZ A: Subcontralor General de la República
PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS GENERADOS EN EL COMPAMIDA.
Desarrollo Agropecuario (MIDA)
44, Gzketa otïcial, jueves 6 de diciembre de 2001 NoU, m
REPÚBLICA DE PANA&&
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dire+ón ,de Sisteinas y Procedimientos
PI~OC~~DIMIENTO PARA EL %lANEJO DE LOS RECUIISOS ~GENERADOS EN EL COMPA,MIDA
P.1.99
MAY0,1999 P.1 .SS 46 Gaceta OMal, jueves 6 de diciembre de 2001 K?4,446
DECRETO NUMERO 16%99 DISPRO. (De 7 de mayo de 1999)
Pdr el cual la Contraloria General,de la República emite el PROCEDIMIENTO PARA ;’ EL MANEJO DE LOS RECURSOS~GENERADOS EN EL COMPAMIDA.
EL SUBCONTRALOR GENERAL DE’LA REPÚBLICA En uso de sus facultades constitucionales y legales.
**Considerando:** Que el Arttculo ll literal 2 de la Ley ‘32 del 8 de noviembre de 1984, por ta cual se adoptala Ley Organica de la Contralorla General de la Republica, establece que para et cumplimiento de su mision, la institucion fiscalizar& regulara y controtara todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos. a fin de que tales actos se realicen con correcci6n y según lo establecido en las normas jurldicas respectivas.
Que el Arttculo 38 de la misma Ley dispone que, la Contralorla General dictar6 reglamentos que contengan pautas y sirvan de base a la actuaci6n de tas personas que manejen fondos o bienes pUblicos.
Que mrrespondea~la OtRÉCClbN DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS elaborar los r&tcumerrtos denominados Guías, Instructivos, Procedimientos o Manuales.
Que.una vez elaborados eatoa documentoa. deben ofiäatiirse mediante decreto, en el que se establece la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y son de obligatorio cumplimiento para los funcionarlos encargados de aplicarlos.
Que la Dfrecci6n de Sistemas y’ Pmc+Bnïentos,. a solicitud del MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO - DIRECC~N DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ha elaborado el PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS GENERADOS EN EL COMPAMIDA. fundamentado en la Ley NO98 de 21 de diciembre de 1998, Arttculo 217, Apttcaciãn de las Normas; por la cual se dicta el Presupuesto General para la Vigencia Fiscal de 1999. ‘m Que este documento ha sido wnsuttado, discutido y aprobado por los usuarios. de cada una de tas unidades adminlstraüvas.~ I
\ DECRETA:
- ARTkULO PRIMERO: Aprobar y Oficializar el Procedimiento denominado PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE ~0s RECURSOS GENEWD~S EN EL COM~AMIDA.
- ARTkUiO SEGUNDO: Este ,pmcedimiento regir4 para el COMPAMIDA. fnstalacl6n del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, que brinda servicios alimentarios a sua empleados ya la comunidad.
- ARTíCULO TERCERO: Este Decreto rige a parltr de bu apmbaciõn.
Dado en la ciudad de PanamA, a loa 7 dlaa del mea de mayo de 1999.
COMUNjQUESE ! N” 24,446 Gaceta Oficial, jueves 6 de diciembre de 2001 47 -
!
REPúBlJCA DE PANAMA mCONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
~GABRIEL CASTRO S. Contralor General
GUSTAVO A. PÉREZ A. Subcontralor General
DIRECCldN GENERAL DE FISCALIkACIóN
I
FRANCISCO GÓMEZ M. Director
,DIRECCIóN DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ~,
, LUIS A. VERGARA B. ~BENJAMIN ALVAREZ J. Director ’ Subdirector
ANTONIO CAMPOS Analista’
ADORA OVALLES Apoyo Técnicos 48 Gaceta Oficial, jueves6 de diciembre de,2001~ N” 24,446
Pagina No
lliTRODUCC16N.. ..... . ...... ................................................. ..-..........~ ................ w
1. ASPECTOS GENERALES DEL FONDO.. ........................................... i.. ................ .a . ‘A. Antec,edentes.. .................................................. .: . ..i.. ........................ .t B. Base Legal.. ........................... i.. ......................................................... .# C. Objetivos del Procedimiento ........................ ........................................... 1
ll. A&NISTRAClóN DEL FONDO ........... I.. ....... ....................................................... .8 A. Requisitos para la Apertura y Manejo’ del Fondo .......................... . ....... .: . ..2 B. Gastos Aplicables.. .............. ?............... ..). .......................................... .4
III. PROCEDIMIENTO PARA EL RECAUDO,Y,DEPhITO DE LOS INGRESOS ..... ..‘I A. Recaudación.. ............................... ..?. ........................................ . ........... ‘1 8. Trhnitb de Orden de Compra Institucional.. ..... i.. ..................... ;. ........ ..i . ..7
RÉGIMEN DE FORMULARIOS ..... ..i..:. ..... .. i .... ........... i ......... ..................... . ... ..‘.‘.i 14 ‘.~ Forma N?l: Solicitud de Bien- o SerWci& ...... . ..,...................................... i.11 Forma N02: Solicitud de Precios . ............................................................ IB Forma N0,3: Cuadro, de Cotizaciones.. ...... :.i . ..!. ..... ..................................... ## ~Forma N04: Orden DDECompra Institucional.. ............... i.. .......................... .;. FoFa N’S: Informe Diario, de Ingresos ................................................................ 11~~
ANEXO ............... ..................... . ................. . .......................................... ..I ......................... Ir4 - _~Acta de Acuerdos ................................ . .. ..“...........................................~~ ..............~2a
CONTRALORIA OENERAL CE LA REPÚBLICA DlRlkClbN DE SISFMAS Y PROCEDIMIENTOS No 24,446 Gaceta oficial, jueves 6 de diciembre de 2001 49 z5
INTRODUCCIÓN
La Contraloria General de,, la República, a traves de la Direccion de Sistemas y Procedimientos, ha ~preparado el Procedimiento para el Manejo de los Recursos Generados~en el COMPAMIDA, oque contiene las disposiciones mediante las cuales el Ministerio de Desarrollo Agropecuario administrara las operaciones de este ente.
Lo expuesto es el resultado ,‘de un acuerdo entre funcionarios de los Ministerjos de Economia y Finanzas, Desarrollo Agropecuario y la Contraloria General, sobre la disposición de los Ingresos que se generan, donde se busca facilitar los tramites, dentro de los conceptos legales establecidos. ,v, Las partes involucradas podrán hacer las observaciones y -recomendaciones, para SI: evaluacion y posterior inclusibn en el documento.
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección~ de Sistemas y Piocedimientos
CQNTRALORh GENERAL DE U RE+BUCA OlRECCdN OE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 50 Gaceta Oficial, jÜeves 6 de diciembre de 2001 N0’2i,446
1. ASPECTOS GENERALES DEL FONDO
A. Antecedentes
El COMPAMIDA es una institución ,de servicips. que utiliza el Ministerio DDE ‘Desarrollo Agropecuario para brindar a sus funcionarios otras entidabes y resto de la comunidad, facilidades de alimentación y otros. Estas actividades generan ingresos que Sony depositados al, Tesoro Nacional; en tanto que sus necesidad& y requerimientos son solventados de las asignacion? presupuestarias, incluidas en el presupuesto del MIDA.
En la práctica .ha resultado dificil cpntar con los recursos oportuname+ provocando eventualmente crisis .financiera, situación que ha llevado a las autoridad~es bel Ministerio de Desarrollo Agropecuario, Economía y Finanzas y Contraloría General, al buscar alternativas tendientes a darle una solución estable, dentro de las novas jurídicas y prixxdimientos establecidos.
,Se desarrollan en este documento los procedimientos que establecen una :ia administrativa y financiera a la que.bebe acogerse el COMPAMIDA en adelar&.
B. Base Legal
l Constituci6n Política de 1972, mo’dificada por los actos reformatorios de 197F y constitucional de 1983., ~.
. Ley 32 de 8 de~noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloria General
. Normas Generales de Administración Presupuestaria, vigente.
C. Objetivo del Procedimiento
El procedimiento tiene lay finalidad,,de establecer un mecanismo ágil, sencilk y práctico para el manejo ‘de los ingresos generados por el COMPAMICA. instalacibn del Ministerio de DeSarrollo Agropecuario que brinda serikios alimentarios a sus empleados y la comunidad.
II. ADMINISTRACIÓN DEL FONDO
A. Requisitos para la Apertura y Manejo del fondo
1. ,Harä un an&is del comportãmiento de los ingresos obtenidos y los gastos incurridos en los últimos ~tres (3) aii6s para determinar:
Capacidad piom&%o.de generacibn mensual de recursos.
Estimar lay necesidad de fondos,, promedio que se.-requiere ::, -ia mantenerse operando en niveles adecuados o s$sfactonos.
Establecer la rentabilidad bruta de sus operaciones. w24,446 Gaceta Oficial, jueves 6 de diciembre de 2001 51
l Estimar el monto de los aportes al Tesoro.,
2. En base al análisis anterior se determinará el monto mensual del For ,:3 requerido para, la adquisicion de bienes y servicios. Esta cifra debe estar sustentada por sus .correspondientes partidas presupuestarias, a nivel de objeto de gastos.
3. Se utilizará la misma cuenta bancaria que se ha estado usando. Para llevar el saldo bancario actual a la cantidad requerida, se prepararA una “Cuenta de Gestión de Cobros al Tesoro Nacional” por la diferencia,’ con la distribución de las partidas a nivel de objeto de gasto afectadas.
4. En .adelante los desembolsos que se hagan de Ester Fondos no requerirán afectacion o registro presupuestario, puesto que se le darA un tratamiento financiero. El Fondo operara bajo el conceptq de rotativo. ~~,
5. El Fondo Rotativo COMPAMJDA se utilizara para solventar los gastos de operación variables de la actividad, que incluiran víveres, servicios .¿ reparación y mantenimiento, viáticos, combustibles y otros, (ver capitulo II, Punto 6. Gastos inaplicables. ~hasta por un amonto de once mil balboas (el.1 1 ,OOO.OO),mensuales).
6. Los ingresos excedentes, una vez reembolsado el Fondo, seran depositados diariamente al Tesoro Nacional, en consecuencia, cualquier necesidad no considerada dentro de la programación, se deben requerir a ‘través :: ? presupuesto del MIDA (reposicion de equipo, por deterioro, desgaste o Curio fortuito). Sin embargo, se podrá adquirir equipo, utensilios o servicios qL? se requiera con suma urgencia, a través del Fondo Rotativo, mediante las siguientes modalidades:, l Al Contado
En forma directa, de acuerdo a las disposiciones legales para compras menores y la disponibilidad financiera.
t Al: Crédito
Cuando el Compamida logre esta facilidad con el proveedor, pudiéndose establecer condiciones de pagos parciales, de acuerdo a ‘~ la capacidad del fondo. Bajo esta modalidad se recomienda que mediante acto público, se adjudique y luego se emitan las ordenes de compra por entregas parciales, DDE acuerdo a la capacidad I’~~ almacenamiento y programación.
7. Para garantizar el funcionamiento del equipo, en forma permanente, se celebrarán contratos por servicios de reparacion y mantenimiento.
8. ‘Del Fondo Rotativo se abrirá. y reembolsará un fondo de caja menuda, un monto de quinientos balboas (8/.500.00), para la adquisicion de bienes I servicios, requeridos con urgencia o areas donde sea más factible el pal j efectivo que con cheques. 52 Ga& ofieiàl, jueva. 6 de diciembre de 2001 w 24,446
9. La adquisición de bien& y Servicios es@-& regulada por las disposicionk de la Ley No.56 de ~27 de diciembie de 1995 sobre compras, menor& y ,el Decreto No.18 del 25 de enero de 1996 que la reglamenta, además del reglamento para las cajas menudas y fondos rotativos, emitidos por la Contraloria General de la Reptiblica y .,ctiaJquier otra disposición que sr establezca. :
lo., La administración del COMPAMIDA contará con el personal necesario para garantizar $1 registro permanente y ‘oportuno de las operaciones financieras, la preparach de ~informes y’estados financieros, para análisis gerenciales, consolidach e incorporaci6n al Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá (SIAFPA). 8. Gastos Aplicables
0. Servicios Personales DO3 Personal Continaetite D60 Gastos de Movilizacih Q80 Otros sewicios~persoriales El pago de estos servicios, estån exentos de las prestaciones sociales y descuentos fiscales. 1. Servicios~No Personales 105 Alquiler de Equipo de Transporte ll2 Aseo 120 Impresión, Encuadernación y.Otros 130 Informaci6n y Publicidad WI Wticos dentro del Psis.. l$l Transporte de Personas y Biines Dentro del País 153 Transporte de otras ~personas 161 Almacenaje ~’ 162 Comisiones y Gastos Bancarios 169 Otros Sewicios 170 Consultorfas y, Ser&ios Especiales No conllevan relacibn de dependencia laboral. 172 Servicios Especiales
Estos servicios se~podrhn contratar en forma directa. 161 Mantenimiento y Reparach de Edificios 182 Mantenimiento y Rep&a&a de Maquinaria y Otros Equipos - ,~ ~~~ 183 Mantenimiento y Reparación de Mobiliario y Equipo de Qticina 189 OtroS Mantenimientos y Reparach 2.~ Materiales y Suministros !Ol ,’ Alimentos para Consumo Humano !03 Bebidas !lí ~Acabado Textil 212 Calzado 213 ,Hilados y Telas ‘~
dlj I:,,,; ::
223 Gasolina 224 Lubricantes 229 ‘~~potros Combustibles 231 Impresos 232 Papeleria 239 Otros !+oductos de papel y Cartón 242 Insecticidas, Fumigantes y Otros 243 Pinturas, Cplorantes y Tintes 244 Productos Medicinales y Faflacbuticos 249 Otros Productos Químicos 252 Cemento ’ 294 Material de Plomeria 255 Material’EIktriw 256, Material M&ho 257 Piedra y Arena 259 Otros Materiales de Construcción 262 Herramientas e Instrumentos 269 -Otros Productos Varios. ’ 271 Útiles de Cocina y Comedor ) 273 Útiles de Aseo y Limpieza 54 Gaceta Oficial, jueves 6 de dicihmbre de 2001 N”24,446
275 Útiles y Materiales de Oficina 279 Otros útiles y Materiales ’ 280 Repuestos 3. Maquinaria y Equipo, 300 Maquinaria y Equipo de l%oducción 309 Maquinaria y Equipos’varios 340 EquipodeOficina ~~ 350 Mobiliario de Oficina 9. Asignaciones Glöbales Imprevistos
. La adquisickk de bienes bajo el código presupuestario del grupo 3. Maquinariz. jr Equipo, con los fondos generados, se refiere exclusivamente a la reposició,n de los actitios existentes. ., III. PROCEDIMIENTO PARA EL RECAUDO Y DEPÓSITO DE LOS INGRESOS
A. Recaudación
1.~ Administración de la Casa Club
. El Administrador o Sub - Administrador al finalizar las operaciones diari >, procede a realizar el arqueo de caja producto de las ventas del día.
9 Verifick facturas, prepara el formulario Informe Diario de Ingresos (Forma N”5) y procede a ‘llentir el formato de Depósito, ea nombre de la cuenta ~corriente de la Casa Club. ‘,._
. Ordena la documentación y el efectivo, procede al deposito en el Bac Nacional mediante, bolsa de depbsito nocturno.
l Recibida las copias del Depósito, debidamente sellada por el Banco’ Nacional, el Administrador o Sub - Administkdor la adjunta a la hoja de Informe Diario de Ingresos y la envía al contador de la Casa Club;
l El /Contador recibe la documentactin y procede a efeciuar los registrr. :: contables.
l El Administrador de la Casa Club, diariamente reembolsa el monto del fondo rotativo por once mil balboas (Bll1 ,OOO.OO),deposita el excedente a la Cuenta 210, Tesoro Nacional. Este excedente puede ser solicitado posteriormente a trai&, de una Cuenta de Gestión de Cobro contra, gel Tesoro Nacional. No 244446 Gaceta Oficial, jueves 6 de diciembre de 2001 55
6.’ Trámite de Orden de Compra Institucional
Este trámite se refiere a las adquisiciones de bienes~o servicios, a través de órdenes de compras institucionales, con recursos~ pr6venientes del, Fondo Especial de OperakionesCasa Club COMPA MIDA. 8, .. 1. Unidad Solicitante (Casa Club) -..
. Prepara el formato de Solicitud de Bienes y Servicios (Forma WI), 6-1 , original y copia: en el cual se detallarán todos Ios materiales o servicios especificando renglón, número de partes, unidad, cantidad, descripcih del articulo, ,precios estimados (unitario4otal), previa consulta con el Departamento de Compras y Proveeduría.
. Determina y cdmpromete las partid& presupuestarias, revisa y adecc los recursos, materiales y fenicios de acuerdo a~su asignqción mensual. 1‘q;) f :,:,~ ,~,.($i . Verifka el listado d,e la coihpra en detalle y confronta la dispohiJ$&&@ el ~presupuesto vigente. .m._~..Tc . )
. El Administrador o funcionario que kskdeleg~e, refrenda el formh shvicios y, lo remite al Departamento de Compras y Proveeduria.
:2, -Departamento de Compras y Proveeduría
l Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios y ,procede a dar inicio al trámite de la compra.
•~ Realiza las cotizaciones del material o servkios requeridos c&ider: io por lo menos un~minimo dè tres casas comerciales distintas, a trav& 3el formulafio de Solicitud de Precios (Forma N”2)
l ~~~ Clasifica las compras be acuerdo al valor estimado.
l Cuando las’ compras son menores a los B/.5,000~00 y son viable: trav& del Fondo Rotativo,, selecciona al proveedor que brinde L mejores con’dicionks aula itistitución.
•~ Una’ vez devuelta la- información -por parte idem los proveedores. sicha :~información Se recogká~en un Cuadro de Cotizaciones (Fornia N”3)] que será ftrmado por el Cotizador y el Jefe del Departamento de Compras d& .la entidad’ contratante.
. Prepara la Orden de Compras (Forma N”4), en original y tres (3) co; G, firma, adjunta Ia: solicitud de bienes, las cotizaciones yo el Cuadre Ce Análisis y la ~ehvia a la administración de Ia~Casa Club.
. Recibe, ~rehsa~ la dohmentación (Solicitud d&~ Bienes y la Orden de Compras).
.~ Verifica si la adquisicibn de bienes y servicios que se está solicito ,J está aprobado por la Administración para el Fondo Rotativo. ~‘,, 56 Gaceta Oficial, jueves 6 de diciembre de 2001 W 24,446
3. El Contador de la Casa Club
l Recibe y revisa la ,Crden de Compras.
l Asigna código financiero.:
. Registra, sella y firma el documento y devuelve al Administrador de loa Casa Club.
4. Administración de la Casa Club
. Recibe la documentación y confecciona e! cheque en original y tres (3) copias con cargo a la cuenta Fondo’Especial de Operaciones del Compra MIDA y envía a la Dirección de Administracion y Finanzas. En el caso de que sean entregas parciales, los ,trámites, se harán de la misma forr-oca Orden de Compra y el cheque ‘respectivo se envía a la Direccii ,~= I Administracion y Finanzas del MIDA.
Direccion de Administraci6n y Finanzas
Recibe,, verifica la documentacion (Solicitud de : Bienes y servicios. Cuadro de Cotizaciones, Ordende Comprasy Cheque).
Firma la Orden de Compra y el Cheque y lo envía a la Oficina de C ,.<oi Fiscal de la Contraloria.
6. Oficina de Control Fiscal de la Contratoría
,: F. Cumplidas las etapas idemexamen, refrenda la Orden de Compras \? Cheque y remite el,documento a la Administración de la Casa Club. ’
7. El Administrador de la Casa Club
l Recibe toda la documentacion (Cheque, Orden de Compras, Solicitud de Bienes o Servicios, Cotización, Facturas), procede a realizar la adquisicion del bieno servicio solicitado al proveedor seleccionado.
RÉGIMEN DE FOtiMULARIOS _~ N” 24,446 Gaceta Oficial, jueves 6 de diciembre de 2001 57
Forma No1 ...’__.--... -._~ MINISTERIO DE DESARROLLÓ AGROPECUARIO SOLICITUD DE BIENES 0 SERVICIOS ..,
0 FONDO DE *’INVERSIONES
DEtiARTAMENTó: SOLICITA LbS n BIENES 1SERVICIOS ’ QUE DESCRIBIMOS A CONTINUACIÓN
NO. DEY UNI CANTI DESCRIPCION DEL ARTICULO PI& >S ESTIMADOS
i
i, I SUS -TOTAL ITBM TOTAL -I OBJETO DEL SALDO VALOR DE LA SALDOA,lA OBSERVACION: GASTO ANTERIOR SOLICWIJD I FECHA 4 I I 1 -i
IEspecifique el uso deI los Bienes o SetviciosI requeridos: I I I
PREPARADO POR REFRENDADO POR
,, APROBADO POR 58 Gaceta Oficial, jueves 6 de diciembre de 2001 No 24,446
Forma N”T
Solicitud de Bien+ o Servicios
A. OBJETIVO: Formalizar los pedidos de bienes o servicios al almach o a Ia, unidad de compras.
B. ORIGEN: Un~idad operativa que requiere los bienes o servicios.
C. DESCRtPCtON: 1. N”: Se colocan los.dígitos en orden consecutivo’ascender ‘2. 2. Día, Mes, Ailo: Para la fecha de emisión del documental ,3. Señor-Dirección Departamento: Espacios paia identificar al solic~itante. 4. Solicita -Bienes-Sekcios: Se indica con una “x” o cotejo “ J “, el tipo de s&citud. 5. Renglbn, N” de Parte, Unidad, Cantidad, Descripción, Precios Estimados: Espacios’ destinados para la dekripción y detalle de lo: bienes o setvicios solicitados. 6. Objeto Gasto, Saldo Anterior Valor de la Solicitud, Saldo a la Fecha, Observación: En este cuadro se indicarh la situación presupuest;.;: del objeto de gasto, ,cohsiderando la solicitud que sf - tramita. 7. Especifique uso: Se debe indicar el uso o destino de los bien,es o servicio: solicitados., 8: Firmas: Para establecer la responsabilidad de laspersonas qu-participan en el t+nite.
D. DISTRtBUCl6N: Original: Unidad de Compras. Copia 1: Unidad Solicitante. No 24,446 _. ~. Gaceta Otici&, jueves 6 de diciembre de 2001 59 1~ w--
Forma N”2 MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO DIkECCItIN DE ADMINISTRACIÓN ,Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDLIRIA
SOLICITUD DE PRECIOS
N( IMERE -, SOLICITUD NO. DI REC&N FECHA .-PAZ Y SALVO N’. MINISTERIO R.U.C. TELEFONO
FAVOR DEVOLVER ESTE FORMULARIO DE COTWCION ANTES EN PUNTO DEL 19 ATENDIENDO LAS SIGUIENTE ESTRUCTURAS
Los precios deber&! cotizarse por la mercarula entregada OI Gobierno con derechos pagados. Escribe sus co.tiraciones ó mhquina o a mano pero con Unta de un mismo color NO CON LAPIZ SIN BORRONES. Especificar MARCA, CASA PRODUCTORA, MODELO cuando se8 necesario y PAIS de origen de todos los articulos que coticé .. como tambibn precios unitarios y totales por rengl6n. Fimar y fechar cada cotización.
Los sobres que contienen la solicitud DEBEN VENIR HERMETICAMENTE CERRADOS
RENGLON CANTIDAD DESCRIPCION P. UNITARIO TOTA -4
I I I I I -1
LUGAR DE ENTREGA
FECHA DE ENTREGA FIRMADO POR 60 Gaceta Ofkial, jueves 6 de diciembre de 2001 N%l,446
A. OBJETIVO: Formalizar mediante un documento el trámite de cotización en et mercado de los bienes y servici que requiere la Institución~
B. ORIGEN: Departamento de Compras y Proveeduría
C. CONTENIDO: 1. Solicitud N”: Para indicar el número asignado a cada solicitud emitida. 2. Fecha: Colocar ét día, mes y año de confecci6n del documento.~~ 3., Ministerio: Identificacion del ente,estatal responsable de i soticitud de precios, 4. Nombre: Identificar la persona natural o juridica a quien se, le dirige la solicitud. 5. Dirección-R.U.C. Teléfono: Detalle de la localizacibn del proveedor. 6. Favor devolver: Indicar el plazo establecido~para obtener respuesta del proveedor. 7. Renglón-Cantidad Descripción-/ Precio unitario Total: Espacio destinado paradetallar los bienes o servicios solicitados ~40s precios que el proveedo:’ asigne a ‘cada uno. Lugar de Entrega Fecha de Entrega: Se indicara area espectfica .~donde la instituck i desea que se le entregue el bien y la fecha.
9. Firmado por: Nombre y firma del proveedor o su representante.
D. DISTRIBUCIOk ,~ Se entregara un ejemplar a cada proveedor considerado en i cotizacion y ~debe‘reposar una copia ‘en los archivos de Departamento de Compras y Proveeduría, por cada gestion de compra o adquisici6n de un servicio.
CONTF!ALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA ’ DRECC16N DE’BIBTEMAS Y kCEDWlENTW Gaceta Oficial, ju&es 6 de diciembre de 2001 61 N” 24,446
E ti.
I . ~~k~la Ofirial. jue\ es 6 de diciembre de 2UOl N”24,446
Cuadro de Cotizaciones.
A. OBJETIVO: D~ejar constancia escrita sobre las ofertas del precio, cantidad y calidad de los bienes o servicios requeridos, a efecto de c,Je se seleccione al proveedor que presenta las mejores condicione::: para la institución.
B. ORIGEN: : Unidad de Compras,
C. CONTENIDO:
1. Solicitu¿! NO: Número de la Solidtud de Bienes o Servicios que origina !k. cotizaciones.
2. Fecha: Día, mes y año en que se hacen las cotizaciones.
3. Renglón: Número DDErenglón utilizado por cada Bien~o Servicio cotizado
4. Cantidad: Número de Bienes o Servicios que se cotizan.,
5. Descripción: Detalle de las características de los Bienes o Ser-vi, ,ss cotizados.
6. Proveedores: Nombre o razón social de los Proveedores que participan en las cotizaciones.
7. Precios:
7.1 Precio Unitario: Valor de cada unidad de los Bienes o Servicios cotizados.
7.2 PrecioTotal:, Resultado de la multiplicacion del precio unitario por la cantidad de Bienes o Servicios cotizados.
8. 0,bservacìonea: De ser necesario, breve explicación que permita ampliar Ie información contenida en el documento.
9. Jefe de Compras: Nombre y firma del funcionario responsable de la UnicW de Compras.
10. Cotirador: , Nombre y firma del funcionario que efectuo las cotizaciones.
D. DISTRIBUCIÓN:
1. Original: Se le adjunta a la orden de compra y demas documentos.
CONTRALORiA GENERAL DE LA REPlhLICA DIRECCl6N DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS N” 24,446 Gaceta Oficiai, jueves 6 de diciembre de 2001 63
Forma Wd
ORDEN DE COMPRA INSTITUCIO’NAL
., R. U. C. No Paz y Salve, ìefior I I 1 I J I 1 ‘eléfono :echa de Vencimierito del PU y Salvo iírvase atender los bienes o servi,cios siguientes:
Precios -Renglón Cantidad Unidad Descripción Unitario ~Total
L ! ,, ,.
Total I.-
Partida Presuptiestaria Importe I I Comwas ---
Presupuesto -
Jefe de la Institución ’ Auditoría de Contralría
lk%pto: Recibido de:
hta: Para el’cobro de estos bienes o servicias, debe utilizar el formulario “Cuenta Contra el FO:~ que será suministrado por la institución y adjuntar el Paz y Salvo Nacional, timbre fiscal, factura y or: -,I dl iompra, original; Gaceta OficiaJ, jueves 6 de diciembo de 2001
Orden de Compra Institucional !,,,::’ ,.,;\ :- ” \q;,:,. ‘Y’ j; :.:: ,~,“,’ , (
A. OBJ,ETIVO: Tiene el propósito de formalizar por parte de la Instituc&?a$ la Casa Comercial la solicitud del bien o servicio requerido.
B. ORIGEN:’ Departamento de Compras.
C. DESCRIPCION: 1. Dia, Mes y Año: ~Fecha en que se confecciona la orden de compra., 2.~ Institución: ~Nombre de la institución. 3. N”: Prenumeración del formulario. 4. ,,SeAor: Nombre del proveedor. 5. Telefono: Anotar el.número telef6nico o fax del proveedor. 6. ~,R.U.C.: Número de identifkacibn del proveedor según registro único del contribuyente . 7.~ ,N” de Paz y Salvo: Número de Paz y Salvo Nacional. Fecha de Vencimiento: Fecha en que vence el Paz y Salvo Nacional. 9: Renglon: Numeracion de los renglones utilizados. 10. Cantidad: Número de bienes y servicios. ll. Unidad: Unidad de medida utiliida. 12. Descripción: ‘, Nombre y especificación del bien o servicio. 13. Precio unitario: Indica, los precios por artículo o serv@io. 14. Precio total: Resultado de la’multiplicaci6n delprec% ‘unitario por~la cantidad de los artículos. 15. Partida presupuestaria: Consignar codigo de la partida e importe.
0. DISTRIBUCION Original: Proveedor 2 copia 1: Contabilidad Copia ?: Alll-ldIi Copia 3: Compras
CONTNhLONh GENERAL DE U REPbLlCA DlNEiXI6N DE ?l!3lElK4S Y PNOCEDIWIWT~ Gaceta Oficial, jueves 6 de diciembre de 2001 65 No24446
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO CASA CLVE “EL COMPA MIDA” , ,~~‘~
,, INFORME.DIARIO DE INGRESOS . ‘.~ . .~.
INGRESO DE OPERACIONES: VENTA DE REFRESQUERiA ALQUILER DEL LOCAL MESAS DE JUEGO VENTAS MARlAS INGRESOS , BI.
MA,s: / ~‘. I _ CANCELiiCION Y ABONOS DE CLIENTES CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS SUB-TOTAL MENOS: CUENTAS POR COBRAR 7 CLIENTES DESEMBOLSOS: CÓDIGÓ: .,Bl;.
. ~I_m * ~~ TOTAL A pE.QF$? ., :~m’~ ,-~~<..~,. ~. ” TCiiAL DEPOSITADO ,~~ FALTANTES ( ) SOhNiEi ( ~~~~‘.,1.
,, ,. NFORME DIARIO DE BANCO
SALDO ANTERIOR DEPÓSITO l NOTA DE CRkDITO CHEQUES ANUlALÍOS SUBTOTAL
GASTos CHEQUES N’ ,ALN*-, \ NOTA DEDCBITO ~.~ .
SALDOA,LA FECHA
CONTADOR DE CASA CLUB ADMINISTRADOR DE LA CASA CLUB “EL COMPA MIDA” 66 Gaceta Ofi&l, jueves 6 de diciembre de 2001 N” 24,446 4 s
Púrma NT5 Informe Diario de Ingresos _ T,,‘,,,,:. y
A. QBJETIVO: Servir de documento sustentador de las operaciories diarias de ingresos realizadas en el CompaMida.
8. ORIGEN: ES preparado per la cajera del local.
C. DESCRIPCION: ~1. Fecha: Colocar el dia, mes y silo al que corresponde la información. 2. N”: :. Digito consecutivo ascendente que identifique el documento. 8. Ingresosde Oper#ones: Espacios para especificar el tipo de ingreso. 4. Mcrlás-CancelaciSn Y Abonos de Clientes Yempleados: Para ubicar ingresos provenientes de operaciones al crédito, realizados con anterioridad. 9. Menos-Cuentas Por Cobrar Clientes ‘~ ,v desembolsos: PaG registrar los pagos hechos con fondos de los ingresos del dla. lO.Totai i depos&& Detiositado-Fa,ltantes _.,---.~ Sobrintes: Se anotan en estos r&slones las entidades netai ent:, ingresos y desembolsos, que se deben depositar al Banco, las realmente ~depositadas y las por Jle diferencias ll. Informe Diarto de Banco: En este espacici se detallarA el movimiento de la cuenta bancaria, considerando el saldo del día anterior. más~la: operaciones de depósitos, Menos los cheques girados en la fecha del informe. D. DtSTRtWCION: Original: Departamento de Contabilidad. Copta: Unidad de Caja.
CONTRALORfA GENEF¿AL DE U REPÚBLICA ” DIRECGl6N DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS N” 24,446 Gaceta Oficial, jueves 6 de diciembre de 2001 67
ANEXO ,
ACTA DE ACUERDOS 27 de abril de 1999
Motivo de la reunión:
Revisión final y aprobación del Manual de Procedimientos para el Manejo de los Recursos Generados en el Compa MIDA. ~ Sitio de la Reunión:
Salón de reuniones de la Dirección be Presupues!? de la Nación.
Asistentes a la Reunión:
Por el Ministerio de Economia y Finanzas:
Lic. Adalina Cåmpos: Lic. Julia de Cisneros y Licenciado Pablo Brans.
Por La~Contraloria General de la República:
Lic. ~Benjamín, Alvarez; Lic. Idalides Jaén; Lic. Ramiro Camargo; y Lic. Antonio Campos.
Ing. Juan JkFranco P.; Lic. Amalia Bósquez;, y Lic. Juan Atencio.
ACUERDOSTOMADOS
1. Se aprueba y adopta el Manual elaborado por la Contraloria General de la República a través de la Dirección de Sistemas y Procedimientos, con las correcciorh finales que recomendt, la Dirección de Presupuesto de la Nación, de acuerdo, a copia adjuntar.
2. Los procedimientos del manual aprobado entrarán en vigencia a partir del dia ,le de mayo de 1999.
3 El saldo en banco al 26 de abril de 1999, por Veintiséis Mil Doscientos Cinco Balboas con noventa y seis centésimos (BI 26,205.96); y las cuentas de gestión de cobro a favor del Cpmpa MIDA, pendientes el reintegro por los ,depósitos de los meses de febrero y marzo de 1999, por Diez y Seis Mil ‘~ Trescientos Cuarenta y Cinco Balboas (BI 16,345.00), serán usados por el Ministerio de Desarrollo &ropecuario. para cancelar las: Cuentas por pagar por Trece Mil Diez y Seis Balboas con Setenta y Un Centésimos (BI 13.016.7,1) (de acuerdo a ,listado adjunto); además de las solicitudes de bienes en trámite y i,., ./Ii Gaceta Ofnzial, jueves 6 de diciembre de 2001 Ny 24,446
pendientes de órdenes de compra por Once Mil Seiscientos Cuatro B ‘$oz&‘-~ ,:con Veinticinco Centésimos (BI ll ,604.25) (de acuerdo a detalle adjuntoh ,$&.~:~.: adquisición de maquinaria y equipo de cocina (reposición de estufa industriar y-,~” maquina de’hielo). por un monto estimado de Diez y Siete Mil Balboas (BI 17.000.00).
4. El remanente de lo depositado len la cuenta y por recibir del mes de febrero y marzo, por Bproximadamente Novecientos Treinta Balboas (81930.00). quedaran como aporte inicial, de losOnce Mil Balboas (B111 .OOO.OO)de capital de, trabajo acordado.
5. Los depósitos efectuados hasta el 23 de abril por Nueve M,il Cuatrocientos Setenta y Cinco~~,Balboas con Noventa y, Cuatro Centésimos (BI 9.475.94). permanecerán en el Tesoro, Nacional (Cuentas No 210) y el MIDA nc presentará gestión de cobro contra dichos fondos.
6. Los ingresos excedentes. una vez reembolsado el Fondo, serán depositados diariamente al Tesoro Nacional (Cuenta No 210).
En fe de lo acordado, se firma esta ayuda memoria de,acuerdos, y se autoriza la puesta en ejecución del Manual y los procedimientos en él descritos.
NOTA MARGINAL DE .kDVJ%tTENCIA
REGISTRO F’t’BLICO> DIESISEIS DE NOVIEMBRE DE DOS MfL UN0
Vistos:
Según coristancias registrales el dia 18 de septicmbrc: de 1941 ingresa la Escritura Riblica No.1247 de 15 de septiembre rle 1941 cte la. Notaría Segunda k Circuito de Pahmá, bajo asiento 2939 del tomo 28 del diario! por fa cuaf ef Gobierno Nacional segrega y vende a la Señora María de fa Paz Araúz de Lozano el lote de h-reno número 368 de la Sección B de Chiöbre, Distri,to de Panamá~ in.sc&&xdo&e la misma el día 2~5’de septiembre: di 1941, constitqSndo.se la fum 1384.9 inscrita al tomo 379, folio 242 de h Sección de Propiedad. Provincia de Panamá. .’