Artículo 5. Periodicidad de los desembolsos del financiamiento público poselectoral. Los aportes del financiamiento público poselectoral se entregan en cinco anualidades iguales, contadas a partir del inicio del quinquenio, en el mes de julio después de las elecciones. Cada anualidad se entrega en cuatro desembolsos trimestrales, adelantando siempre un trimestre. Cada desembolso debe solicitarse, a través de una gestión de cobro presentada conforme a los plazos, requisitos y las condiciones establecidas por el Código Electoral, este decreto y otras disposiciones legales del Tribunal Electoral. Art. 6. Finalidad del financiamiento público poselectoral . El financiamiento público poselectoral únicamente puede ser utilizado para gastos que cumplan con las finalidades establecidas por el Código Electoral, reglamentadas en el presente decreto, en los términos siguientes: 1. Financiamiento público poselectoral que reciben los ciudadanos electos por libre postulación. El financiamiento público poselectoral que reciben los ciudadanos electos por libre postulación solo puede destinarse para financiar gastos relacionados con actividades académicas como educación universitaria, foros, seminarios y congresos; y los beneficiarios pueden ser: a. El ciudadano electo y su suplente. b. Las personas que integren su equipo de trabajo, mediante contrato de trabajo o por servicios profesionales. De existir familiares del ciudadano electo dentro del equipo de trabajo, quedan excluidos los que tengan parentescos con el principal o suplente, hasta el segundo grado de afinidad y cuarto grado de consanguinidad. En el caso de los miembros del equipo de trabajo que se beneficien con capacitaciones cuyo costo individual sea superior a mil balboas (B/.1,000.00), deberán permanecer en dicho equipo hasta concluir el quinquenio. Si se retira del equipo de trabajo antes de esa fecha, deberá reintegrar a la cuenta del financiamiento poselectoral, la parte proporcional que corresponda al tiempo que le falte para concluir el quinquenio. Para estos efectos, la persona beneficiada que no sea el principal o el suplente, deberá suscribir un compromiso con el ciudadano electo por libre postulación en el que conste esta obligación. Cuando se trate de capacitaciones cuyo costo individual sea inferior a mil balboas (B/.1,000.00), el beneficiario deberá permanecer en el equipo de trabajo el doble del tiempo de duración de la capacitación, y de ser despedido, no habrá obligación de reembolso a la cuenta. En el caso de la educación universitaria el beneficiario presentará los créditos originales que certifique su aprobación; de no aprobar, deberá reintegrar a la cuenta del financiamiento poselectoral el monto correspondiente. 2. Aporte fijo igualitario que reciben los partidos políticos. El monto del financiamiento público poselectoral que reciban los partidos políticos correspondiente al aporte fijo igualitario, debe ser destinado para contribuir con los gastos que demanden sus oficinas partidarias en las provincias y/o comarcas. 3. Aporte con base en los votos que reciben los partidos políticos. El aporte con base a los votos que reciban los partidos políticos debe destinarse para financiar actividades partidarias, atendiendo la siguiente distribución: a. Un máximo del cincuenta por ciento (50%) del total del aporte recibido con base a los votos, deberá ser destinado para gastos de funcionamiento, mejoras y mantenimiento de sus oficinas en provincias y/o comarcas no cubiertos por el aporte fijo igualitario; realización periódica de actividades consultivas, organizacionales y de bases, con el fin de contribuir con el fortalecimiento de su democracia interna; estudios de mercado, encuestas, grupos de enfoque, gastos de comunicación de la respectiva anualidad, entre otros gastos autorizados previamente por el Pleno del Tribunal Electoral. b. Al menos el cincuenta por ciento (50%) de este aporte anual con base a los votos, será destinado a la educación cívico-política, conforme a lo previsto en la ley y este decreto, del cual un porcentaje mínimo del veinte por ciento (20%) se utilizará para el desarrollo de las actividades para la capacitación de las mujeres. A solicitud de un partido político, sus actividades de capacitación podrán ser planificadas y/o administradas por el Tribunal Electoral, a través de su unidad de capacitación, en coordinación con dicho partido político y su Secretaría de la Mujer o su equivalente. En dichos casos el Tribunal Electoral retiene los montos cuya administración es su responsabilidad para utilizarlos en la ejecución de los respectivos planes y presupuestos. Capítulo III Preparación del Anteproyecto de Presupuesto de la anualidad y el Plan Anual de Capacitación Art. 7. Anteproyecto de Presupuesto de la anualidad. Los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación deben preparar un Anteproyecto de Presupuesto para la utilización de cada anualidad del financiamiento público poselectoral y presentarlo, de forma digital, en la plataforma electrónica establecida para este fin por el Tribunal Electoral para su aprobación, el cual dispondrá de hasta 15 días hábiles para ello. El Anteproyecto de Presupuesto debe elaborarse sobre variables económicas y costos históricos, indicando los objetivos y las metas presupuestarias para la anualidad respectiva. En el caso de los partidos políticos, el Anteproyecto debe estar organizado en al menos cuatro rubros, siendo estos: funcionamiento de oficinas, actividades partidarias, educación cívico-política y capacitación para la mujer; el de los ciudadanos electos por Libre Postulación debe detallar las actividades académicas como: educación universitaria, foros, seminarios y congresos. El Anteproyecto de Presupuesto debe presentarse en los formularios establecidos por el Tribunal Electoral para tal fin. Los montos asignados para los rubros deben estar ajustados a los mínimos porcentuales establecidos por el Código Electoral. En cada rubro deben asignarse cuentas para cada objeto de gasto elegible con cargo al financiamiento público, de acuerdo con el presente decreto. El Anteproyecto de Presupuesto presentado debe estar autorizado por la Junta Directiva del partido político o el organismo interno que de acuerdo al estatuto tiene esta facultad. El Anteproyecto de Presupuesto de la primera anualidad del quinquenio debe presentarse al Tribunal Electoral dentro de los 30 días siguientes a la comunicación del monto preliminar. Los siguientes Anteproyectos de Presupuesto, deben ser presentados 30 días antes de iniciar la siguiente anualidad. Art. 8. Modificaciones al Presupuesto de la anualidad . En caso de situaciones no previstas dentro de su planificación de actividades presupuestarias que incidan en los montos de la anualidad, el partido político debe presentar un Anteproyecto de Presupuesto al Tribunal Electoral para la aprobación correspondiente. Art. 9. Plan Anual de Capacitación . Los partidos políticos prepararán un Plan Anual de Capacitación de las actividades cívico-políticas (Capacitación Política y Capacitación de la Mujer), que realizarán con los fondos del financiamiento público poselectoral y lo presentarán junto con el Anteproyecto de Presupuesto de la anualidad ante el Tribunal Electoral para su aprobación, el cual dispondrá de hasta 15 días hábiles para ello. El Plan Anual de Capacitación debe presentarse, de forma digital, en la plataforma electrónica establecida para este fin por el Tribunal Electoral, en los formularios establecidos, identificando el nombre de la actividad, fecha, objetivos, temario, lugar de la capacitación, cantidad de participantes, población beneficiada, costo estimado, entre otros; y debe estar autorizado por la junta directiva del partido político o el organismo interno que de acuerdo al estatuto tiene esta facultad. En lo relativo a la capacitación de las mujeres, los planes deben ser elaborados por la Secretaría de la Mujer o su equivalente en cada partido y aprobados por la junta directiva o el organismo interno que de acuerdo al estatuto tiene esta facultad. Las actividades de capacitación realizadas por los partidos políticos, serán supervisadas por el Tribunal Electoral. En el caso que el partido político deba llevar a cabo una capacitación no planificada, comunicará y sustentará la misma ante el Tribunal Electoral previo a su ejecución. Capítulo IV Gestión de Cobro del financiamiento público poselectoral Art. 10. Presentación de la gestión de cobro trimestral del financiamiento público poselectoral . Los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación, deben presentar la respectiva gestión de cobro dentro de los primeros quince días de cada trimestre, de forma digital, en la plataforma electrónica establecida para este fin por el Tribunal Electoral, en el formulario electrónico establecido. La gestión de cobro debe cumplir con lo siguiente: 1. Incluir los montos no reconocidos por el Tribunal Electoral en concepto de gastos no justificables o no sustentados del informe de ejecución presupuestaria correspondiente al semestre anterior y que estuviesen pendientes. 2. Estar autorizada, con firma digital, por el ciudadano electo por libre postulación y en el caso de los partidos políticos, por el representante legal o a quien delegue esta tarea. 3. Adjuntar a la primera gestión de cobro de cada anualidad, la siguiente documentación, en los formularios electrónicos establecidos: a. El Anteproyecto de Presupuesto de la anualidad. b. La planilla de salarios y servicios profesionales, y los contratos vigentes. c. El plan anual de educación cívico-política y capacitación de mujeres, que indique objetivos, actividades y cronograma del plan de trabajo, en el formulario establecido por el Tribunal Electoral. d. La constancia de elaboración del plan anual de educación cívico-política y capacitación de mujeres, expedida por la Secretaría de la Mujer o su equivalente en cada partido político. e. La constancia de aprobación del presupuesto y del plan anual de educación cívico-política y capacitación de mujeres, emitida por la Junta Directiva del partido político o el organismo interno que de acuerdo al estatuto tiene esta facultad, y en el caso de ciudadanos electos por libre postulación, por el ciudadano. f. La constancia de designación de la unidad interna para el manejo del financiamiento público poselectoral, emitida por la Junta Directiva del partido político o el organismo interno que de acuerdo al estatuto tiene esta facultad, donde conste los datos de identificación y los roles de los integrantes de la referida unidad. 4. Cuando en el transcurso de la anualidad, los documentos referidos en el numeral anterior han sido modificados o eliminados, las subsiguientes gestiones de cobro deberán acompañarse de los documentos que acreditan dichas modificaciones o eliminaciones, en los formularios establecidos con dicho fin. 5. La gestión de cobro correspondiente al tercer trimestre de la primera anualidad, y las subsiguientes con periodicidad semestral deben estar acompañada por el informe de ejecución presupuestaria, sus documentos sustentadores y anexos correspondientes, de la totalidad de los gastos del semestre vencido. De no presentarse, la gestión de cobro no se tramita y los desembolsos quedan suspendidos. Lo dispuesto en el presente artículo es aplicable a los ciudadanos electos por libre postulación, según corresponda. Cada gestión de cobro trimestral de los ciudadanos electos por libre postulación debe estar acompañada por el informe de ejecución presupuestaria y los documentos sustentadores de la totalidad de los gastos incurridos en el trimestre vencido. En caso de no hacerlo, los desembolsos subsiguientes quedan suspendidos. Si de la auditoría a dicho informe resultara que hay gastos no sustentados por el ciudadano electo por libre postulación, éste debe reembolsar al Tribunal Electoral la suma no sustentada. Art. 11. Recepción y revisión de la gestión de cobro . El Tribunal Electoral recibirá, de forma digital, en la plataforma electrónica establecida para tal fin, la gestión de cobro, documentos sustentadores y sus anexos; revisará que cumpla con lo establecido en el artículo anterior y comunicará al partido político o ciudadano electo por libre postulación si debe subsanar algún requisito. Una vez se verifique el cumplimiento, se comunicará al Pleno del Tribunal Electoral para su aprobación. Capítulo V Manejo del Financiamiento Público Poselectoral Art. 12. Creación de la unidad interna para el manejo del financiamiento público poselectoral . Los partidos políticos quedan obligados a establecer una unidad interna para el manejo del financiamiento público poselectoral en función del monto que reciben, integrada como mínimo, por el siguiente personal calificado: una persona que la dirija y sirva de enlace ante el Tribunal Electoral y un contador público autorizado, el cual debe tener firma digital registrada en el Tribunal Electoral. El partido político debe acreditar la creación de la referida unidad y la identidad de sus miembros ante el Tribunal Electoral al presentar la gestión de cobro del primer trimestre de la primera anualidad, así como comunicar cualquier cambio en su integración en un plazo no mayor de quince días siguientes a la fecha en que el cambio ha sido efectuado. Art. 13. Funciones de la unidad interna . Son funciones de la unidad interna: 1. Revisar todas las operaciones financieras antes de su autorización, para verificar el cumplimiento de los controles mínimos de ejecución presupuestaria y de las obligaciones financieras derivadas del financiamiento público, establecidas por la normativa. 2. Proponer las medidas de control interno que resulten necesarias para el adecuado manejo del financiamiento público poselectoral. 3. Designar a las personas responsables de la revisión de las conciliaciones bancarias. 4. Mantener la contabilidad completa del partido político en el sistema y formularios que establezca el Tribunal Electoral. 5. Elaborar y presentar todos los informes requeridos por la ley electoral, incluyendo los informes de ejecución presupuestaria, documentos sustentadores y demás anexos requeridos. 6. Establecer las medidas destinadas a garantizar la transparencia de los ingresos y gastos del partido político. 7. Otras funciones que le delegue o autorice la junta directiva o su equivalente. Art. 14. Cuentas bancarias para el manejo del financiamiento público poselectoral . Para recibir los montos de financiamiento público poselectoral que les corresponde, los partidos políticos deberán abrir en el Banco Nacional de Panamá las siguientes cuentas bancarias: 1. Una para el manejo de recursos destinados para gastos de funcionamiento de oficinas y actividades partidarias en comarcas y/o provincias. En esta cuenta deberán depositar el total del aporte fijo igualitario y el saldo del aporte con base en los votos, luego de deducido lo presupuestado para la educación cívico-política. 2. Una para el manejo de los recursos destinados para las actividades de educación cívico-política organizadas por el partido político, equivalentes a no menos del cincuenta por ciento (50%) del aporte anual con base a los votos. 3. Una para el manejo de los recursos destinados exclusivamente para actividades de capacitación de la mujer, que deben ser equivalentes a no menos del veinte por ciento (20%)de los fondos de educación cívico-política. Los desembolsos de esta cuenta requieren la firma de dos personas, una de tipo A y otra de tipo B. Para cada tipo de firma debe haber disponible dos personas. La Firma A será de la Secretaría de la Mujer, o su equivalente según sus estatutos; o de la Primera Vicepresidenta de dicha Secretaría. La Firma B será la de uno de dos miembros del Consejo Ejecutivo Nacional (CEN) o Junta Directiva Nacional, según se denomine en cada partido, designados por esta. Los ciudadanos electos por libre postulación deben abrir solo una cuenta bancaria en el Banco Nacional de Panamá, para el manejo de los recursos provenientes del aporte con base en los votos, así: 1. En los casos en que el financiamiento público quinquenal a recibir, sea mayor a cinco mil balboas (B/. 5,000.00), deberá: a. Abrir una cuenta corriente o de ahorro en el Banco Nacional de Panamá, denominada “Financiamiento Público LP/ nombre del funcionario ”. b. Presentar un informe trimestral siguiendo las normas reglamentarias establecidas por el Tribunal Electoral, para el manejo y rendición de cuentas del financiamiento público poselectoral. 2. En los casos de montos quinquenales inferiores a cinco mil balboas (B/.5,000.00), tendrá las mismas obligaciones indicadas en el párrafo anterior, excepto que la cuenta debe ser de ahorros. Art. 15. Obligación de utilizar un sistema de contabilidad en línea proporcionado por el Tribunal Electoral . Para el manejo del financiamiento público poselectoral, los partidos políticos y los ciudadanos electos por libre postulación estarán obligados a usar el sistema de contabilidad en línea y las herramientas auxiliares que el Tribunal Electoral establezca para tal fin. Cada trimestre, deberán entregar el informe de cierre en el que conste el cumplimiento del ciclo completo de contabilidad. El sistema de contabilidad en línea debe cumplir con las siguientes características: 1. Mecanismos informáticos seguros, a través de los cuales los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación realizarán en línea los registros contables y al que el Tribunal Electoral accede sin restricciones como parte de sus facultades de fiscalización y auditoría. 2. Un módulo para el registro histórico de las transacciones que integran la información presupuestaria y contable. 3. Un catálogo de cuentas presupuestarias y contable unificado, de uso obligatorio, para identificar todas las transacciones a cargo del financiamiento público poselectoral. 4. Los formularios electrónicos requeridos para el manejo presupuestario del partido político. 5. Módulos con sus reportes: libro diario, libro mayor y los libros auxiliares. 6. Un registro electrónico de los documentos sustentadores digitalizados de las operaciones realizadas. 7. Mecanismos para reflejar la integridad de los datos y un registro congruente y ordenado de cada transacción que genere derechos y obligaciones derivadas de la gestión financiera. 8. Mecanismos para generar los reportes del ciclo de contabilidad, el informe de ejecución presupuestaria, los demás informes financieros y de presupuestos que la normativa establece, así como proyecciones y otros reportes con información estadística. 9. Un módulo de acceso público a disposición de la ciudadanía en general de los informes de ejecución del gasto presupuestario y demás reportes financieros, en formularios que permitan el análisis computarizado, de conformidad con lo que establece la legislación electoral. 10. Otros que el Tribunal Electoral establezca. Art. 16. Declaración Jurada . Los documentos presentados de forma digital, tendrán el valor de declaración jurada, en cuanto a su autenticidad y validez; no obstante, el Tribunal Electoral podrá requerir excepcionalmente, el soporte papel de la documentación presentada para corroborar la autenticidad del archivo digital. Art. 17. Registro de la firma digital . Los partidos políticos y los ciudadanos electos por libre postulación, deberán comunicar al Tribunal Electoral, el nombre de las personas autorizadas para el manejo del financiamiento público poselectoral, inclusive, la firma digital, a fin de que puedan presentar, gestionar y solicitar cualquier trámite en la plataforma electrónica. Igualmente, deberá comunicar el nombre y firma de la persona autorizada para el envío de la información en la plataforma electrónica que para tal fin establezca el Tribunal Electoral, así como de la persona que certifique la legitimidad de la misma. Art. 18. Medidas de control interno para el manejo del financiamiento público poselectoral . Para el manejo del financiamiento público poselectoral, los partidos políticos y los ciudadanos electos por libre postulación deben aplicar los siguientes procedimientos de control interno, sin perjuicio de los dispuestos en la Ley: a. Los partidos políticos llevarán un Sistema de Contabilidad que comprenda el catálogo y manual de las cuentas. b. Libros contables (Diario y Mayor General) y libro de banco. c. Preparar y presentar los informes financieros y presupuestarios. d. Las conciliaciones bancarias deber ser preparadas por una persona no vinculada al manejo de los fondos, custodia de cheques y registro de las operaciones y revisada por otra persona a quien se delegue. e. Realizar los registros contables y presupuestarios oportunamente. f. Conservar un archivo físico de todos los documentos que sustentan las operaciones realizadas, incluyendo los ingresos recibidos y los gastos ejecutados contra dicho financiamiento, hasta por cinco (5) años. Los documentos deben conservarse en buen estado permitiendo su fiscalización cuando el Tribunal Electoral lo considere necesario. g. Mantener un registro de inventario actualizado, en el que se identifique los activos mediante placas con número consecutivo de serie, modelo, descripción general, valor, y los detalles que se estimen necesarios, de acuerdo al formulario establecido por el Tribunal Electoral. h. Utilizar sello de “pagado” en las facturas y documentos que sustenten los pagos, por medios manuales o electrónicos. i. Aplicar medidas de seguridad adecuadas para la emisión de cheques, para la custodia de fondos y otros valores. j. Establecer fondos de caja menuda para cada sede u oficina del partido para atender pagos en efectivo que por su naturaleza o urgencia no ameriten el giro de cheques o transacciones bancarias electrónicas. Deben aplicarse las normas vigentes emitidas por Contraloría General de la República. Debe utilizarse equipos con cerraduras adecuadas para guardar la caja menuda, los cheques cancelados y los cheques en blanco. k. El Custodio y el o los autorizantes de Fondos de Caja Menuda, deben cumplir lo establecido en el Código Fiscal vigente, relativo a la probidad de los Empleados y Agentes de Manejo y no podrá ser la misma que esté a cargo de la emisión o firma de los cheques. Para ser empleado o Agente de Manejo es preciso gozar de buena reputación, no haber sido condenado a pena corporal por delitos de falsedad o contra la propiedad, no haber sido calificado por sentencia ejecutoriada como quebrado fraudulento o culpable y no ser deudor moroso del Tesoro. Tampoco puede ser empleado o Agente de Manejo quien, habiéndolo sido en otro tiempo, resultó alcanzado en sus cuentas, aun cuando los alcances hayan sido condonados o declarados prescritos, o cuando no haya rendido sus cuentas oportunamente, aunque de esa responsabilidad hubiera sido eximido. El Tribunal Electoral puede gestionar y recomendar capacitaciones de manejo de fondos dirigida al personal de los partidos políticos que se encarguen de esta labor. l. Las personas cuyas actuaciones generen erogaciones pecuniarias mediante autorizaciones de cheques o transferencias bancarias en el manejo de las cuentas de Funcionamiento, Capacitación Política y Capacitación de la Mujer, deben cumplir lo establecido en el Código Fiscal vigente, relativo a la probidad de los Empleados y Agentes de Manejo. Además, deben gozar de buena reputación, no haber sido condenado a pena corporal por delitos de falsedad o contra la propiedad, no haber sido calificado por sentencia ejecutoriada como quebrado fraudulento o culpable y no ser deudor moroso del Tesoro. Tampoco puede ser empleado o Agente de Manejo quien, habiéndolo sido en otro tiempo, resultó alcanzado en sus cuentas, aun cuando los alcances hayan sido condonados o declarados prescritos, o cuando no haya rendido sus cuentas oportunamente, aunque de esa responsabilidad hubiera sido eximido. m. Que la autorización de cada operación emane del organismo pertinente en el caso de los partidos políticos o del ciudadano electo por libre postulación. n. Que cada operación que se compromete corresponda a la naturaleza del gasto previsto en el plan, actividad o proyecto del presupuesto autorizado. o. Que exista disponibilidad presupuestaria suficiente en las asignaciones aprobadas para cubrir el monto requerido. p. Una vez recibida la respectiva asignación trimestral, el partido político deberá, de manera inmediata, cancelar las cuentas por pagar que mantenga. q. Que todas las operaciones sean clasificadas y registradas, así como presentadas a las instancias de decisión pertinentes. r. Que la suscripción de contratos que celebren los partidos políticos se haga por intermedio de las personas autorizadas para tal fin por el organismo competente del partido político, según sea su clasificación. s. Que los traslados de partida o de fondos, cuenten con la debida justificación y aquellos solicitados al Tribunal Electoral, cumplan con los requisitos y límites establecidos en la ley electoral. t. Los proveedores de bienes y servicios no deberán estar vinculados dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad con miembros de organismos directivos del partido político y/o con las Secretarias del partido o su equivalente. u. La persona responsable de la administración financiera del financiamiento poselectoral ante el Tribunal Electoral, debe revisar y verificar que las transacciones correspondan a las actividades descritas en el presupuesto autorizado. Si disposiciones legales o reglamentarias posteriores establecen nuevos procedimientos, requisitos o restricciones, se entenderán aplicables aun cuando no hayan sido recogidas en el presente decreto. Art. 19. Controles especiales y topes aplicables a salarios y honorarios . El presupuesto y gasto total en salarios, remuneraciones, prestaciones sociales y honorarios por servicios profesionales no excederá el cincuenta por ciento (50%) del total del financiamiento público poselectoral recibido por el partido político. Para el pago de cada salario u honorario profesional individual, el máximo permitido será hasta diez veces el salario mínimo. Las contrataciones de personal y servicios profesionales deben observar las disposiciones especiales establecidas por el Pleno del Tribunal Electoral. Art. 20. Controles aplicables al giro de cheques y conciliaciones bancarias . Los ciudadanos electos por libre postulación y los partidos políticos deben girar cheques en orden progresivo, cronológico, y establecer controles de registro de cheques girados y anulados. Además, utilizarán protectores o cinta adhesiva sobre la cantidad por la cual se emite un cheque, de manera que impidan la alteración de los montos consignados. Los cheques anulados deben ser identificados con el sello de “anulado”. No pueden reservarse cheques en blanco firmados para operaciones futuras o cheques firmados sin ser cobrados por más de quince días. En los casos que se generen cheques con cargo a varias cuentas, se deberá adjuntar al mismo un detalle o desglose de los montos pagados por cuenta y la descripción del gasto realizado. Cuando el monto de un cheque no sea utilizado en su totalidad, se deberá depositar el sobrante de dinero en la cuenta bancaria de donde proviene, previa comunicación al Tribunal Electoral que expedirá la certificación correspondiente. Los saldos en libros de las cuentas de banco deben conciliarse con los estados de cuentas bancarios dentro de los primeros quince días de cada mes, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. Los documentos de respaldo de la conciliación bancaria deben incluir el estado de cuenta del banco, cheques pagados, listado de cheques girados o transacciones electrónicas bancarias, listado de cheques en circulación, notas de débito y crédito; el listado de depósitos durante el mes con las volantes originales y el listado de cheques anulados. Art. 21. Controles para la adquisición de bienes y servicios . Los partidos políticos que contraten la adquisición de bienes y servicios y los ciudadanos electos por libre postulación que contraten servicios con cargo al financiamiento público poselectoral, deben cumplir con los controles que respondan a los principios de transparencia, economía, eficacia, eficiencia, responsabilidad, publicidad, y debido proceso. Según su cuantía, los procedimientos de contratación quedan sujetos a los siguientes controles mínimos: a. Cuando la cuantía de la contratación es superior a diez mil balboas (B/.10,000.00) e inferior o igual a cincuenta mil balboas (B/.50,000.00), se debe solicitar tres cotizaciones conteniendo cada una la oferta de los bienes o servicios a ser adquiridos, con indicación del precio ofertado, la descripción de los bienes o servicios, así como otras condiciones aplicables a la oferta. La justificación de la decisión sobre la oferta seleccionada debe constar en un informe y ser suscrita por la persona con la competencia para tomar dicha decisión. Cuando no se haya elegido la oferta de menor precio, el informe debe detallar las razones que sustenten la decisión. Los boletos aéreos deben ser clase económica; en caso de la adquisición de boletos clase ejecutiva, el beneficiario deberá cubrir la diferencia que resulte de más. b. Cuando la cuantía de la operación es superior a cincuenta mil balboas (B/. 50,000.00) se debe solicitar al Tribunal Electoral, la aprobación de dicho contrato. La solicitud debe acreditar la realización de una convocatoria pública de ofertantes por al menos cinco días hábiles, con la descripción detallada del bien o servicio cuya contratación se requiere. Cada oferta debe contener el precio ofertado, la descripción de los bienes o servicios, así como otras condiciones aplicables a la oferta. La decisión sobre la oferta seleccionada debe adjuntar un informe que sustente adecuadamente la decisión, y estar suscrito por la persona con autorización suficiente para tomar dicha decisión. Cuando no se haya elegido la oferta de menor precio, este informe debe detallar las razones que sustenten la decisión. El Tribunal Electoral aprobará la celebración del contrato cuando compruebe el cumplimiento de estos requisitos y que el monto en cuestión se encuentra presupuestado. Art. 22. Uso de formularios para el control administrativo . Los partidos políticos deben usar los formularios electrónicos establecidos por el Tribunal Electoral para el manejo de fondos con la información mínima requerida. Los formularios establecidos para los egresos de fondos deben estar enumerados progresivamente. Cada partido político tiene la obligación de utilizar los siguientes formularios: a. Solicitud de orden de suministro de combustible, pre-enumerado y debidamente autorizado por las personas que el partido político designe para tal fin. b. Registro de asistencia diaria para el personal que labora en las diferentes oficinas del partido político y cuyos salarios son pagados con fondos del financiamiento público poselectoral, en el que se detallará: el nombre del empleado, su firma, número de documento de identidad personal y cargo que desempeña, así como las horas de entrada y salida de la jornada laboral y de almuerzo. c. Formulario de viáticos por concepto de giras que debe contener el nombre de la persona que realiza la misión, cargo, sueldo y duración de la gira, trabajos a realizar, lugar a visitar, monto total del viático, objeto de gasto y firma de la persona que autoriza la misión. d. Planilla de salarios y servicios profesionales para la publicación de los salarios en el Boletín y la página web del Tribunal Electoral, el cual sustentará los cheques girados, en concepto del pago de salarios y honorarios, adicionando a éste una columna de totales. e. Notificación de vacaciones del personal. f. Otros que establezca el Tribunal Electoral. Art. 23. Transparencia de la sustentación del gasto del partido político . El Tribunal Electoral pondrá a disposición de la ciudadanía esta información en su página web, de conformidad con lo que establece la legislación. Esta obligación incluye además los presupuestos anuales, la ejecución presupuestaria y las planillas mensuales. Capítulo VI Gastos justificables con cargo al financiamiento público poselectoral y documentos sustentadores Art. 24. Rubros de gasto con cargo al financiamiento público poselectoral aplicable a los partidos políticos . Son rubros de gasto justificables para los partidos políticos con cargo al financiamiento público poselectoral los siguientes: a. Funcionamiento de oficinas. b. Actividades partidarias. c. Educación cívico-política. d. Capacitación a la mujer. Los objetos de gastos de cada rubro, se detallan en el anexo 1 de este decreto. Art. 25. Documentos sustentadores generales . Los partidos políticos deberán remitir digitalizado al Tribunal Electoral (de forma clara, legible, ordenada y foliada), los documentos sustentadores de todos los gastos incurridos con el Financiamiento Público Postelectoral requeridos en el presente decreto. Los documentos digitalizados deberán ser remitidos de acuerdo a los parámetros definidos por el Tribunal Electoral. El partido debe considerar la digitalización de: 1. La relación detallada del gasto, indicando los cheques girados o transacciones bancarias electrónicas durante el trimestre y los estados de cuenta bancarios. 2. Copia del comprobante del cheque girado o de la transacción bancaria electrónica, con la descripción del pago y el desglose según corresponda. 3. Recibos o facturas por la adquisición de bienes o servicios que cumplan con los requisitos fiscales establecidos por Ley y que contengan lo siguiente: nombre del partido político, descripción del bien o servicio suministrado, nombre de la persona o empresa proveedora, número de documento de identidad personal o Registro Único de Contribuyente del proveedor, ya sea persona natural o jurídica y firma de la persona que recibe el bien o servicio. Los actos de comercio realizados en áreas remotas y de difícil acceso pueden ser acreditadas con comprobantes que no sean facturas. 4. Comprobantes de pago emitidos para cada operación de gasto o salida de fondos, respaldados por su respectivo documento fuente, y con el sello restrictivo "pagado". Estos documentos deberán ser revisados por la Dirección de Fiscalización del Financiamiento Político y luego por la Contraloría General de la República o la Unidad de Fiscalización Interna. Art. 26. Objetos de gasto y documentos sustentadores con cargo al fondo de funcionamiento: para el funcionamiento de las oficinas y el desarrollo de actividades partidarias . Quedan contemplados dentro de este fondo, los siguientes gastos: 1. Gastos asignados a la apertura, funcionamiento, mantenimiento y mejoras de oficinas: del partido político en provincias y/o comarcas. 2. Actividades consultivas, organizacionales y de base: Incluye los gastos de organización de eventos, alimentación, movilización, alquiler de salas de reuniones, alquiler de mobiliarios, adquisición de materiales y suministros de oficina, y otros gastos directamente relacionados con la celebración de reuniones de los organismos del partido político, tales como asambleas, convenciones y/o congresos no financiados por el Tribunal Electoral. Las actividades pueden ser ordinarias o extraordinarias, siempre que hayan sido debidamente convocadas de conformidad con el objeto y los requisitos establecidos en el Código Electoral y los estatutos del partido político. Las reuniones pueden celebrarse por organismos de cualquier nivel, desde el local hasta el nacional. Los gastos incurridos en la realización de estas actividades pueden involucrar miembros del partido político y otros ciudadanos. Los gastos de la elección de convencionales y la organización y celebración del congreso o convención nacional para la elección de autoridades nacionales, no podrán cargarse al financiamiento público poselectoral. 3. Estudios de mercado, encuestas y grupos de enfoque: Incluye los honorarios por servicios profesionales prestados por personas naturales o jurídicas mediante contrato, para realizar estudios de mercado, encuestas y grupos de enfoque cuyos hallazgos y resultados sean esenciales para el funcionamiento de los organismos de dirección del partido político. Estos estudios de mercado, encuestas y grupos de enfoque, tienen por objeto conocer las preferencias electorales de la membresía y no podrán utilizarse para otros fines. 4. Gastos de comunicación, divulgación y publicidad: Comprende los gastos incurridos en materiales y suministros, honorarios por servicios profesionales, avisos y anuncios de promoción de actividades de funcionamiento ordinario en medios de comunicación tales como: canales de televisión, tanto abiertos como cerrados, por cable, satélite o microondas; emisoras de radio, prensa, internet y redes sociales. También incluye otros gastos relevantes para solventar las comunicaciones de los organismos de dirección de los partidos políticos para dar a conocer información relevante sobre actividades partidarias a sus miembros y ciudadanos, a través de publicación de revistas, boletines, documentos audiovisuales, u otros medios de difusión. Pueden ser considerados gastos de comunicación aquellos incurridos para sufragar los servicios de preparación del contenido de las comunicaciones tales como la elaboración, redacción, grabación, corrección de estilo, edición, diseño, montaje, publicación en página web, redes sociales e internet o impresiones; también los gastos de distribución de dichos contenidos, como servicios de mensajería, servicios postales u otros medios de difusión digital o electrónica. No son considerados gastos de comunicación el alquiler o adquisición de equipo o mobiliario. Igualmente, se incluyen los artículos promocionales que utilizará el partido en la celebración de sus elecciones internas. No se considerará dentro de este objeto de gasto la propaganda electoral ni cualquier otro gasto de comunicación realizado desde la convocatoria a elecciones generales hasta la realización de estas. Los objetos de gastos para el funcionamiento de las oficinas y el desarrollo de actividades partidarias, así como los documentos sustentadores se describen a continuación: 100. Salarios, remuneraciones, décimo tercer mes y liquidaciones. Comprende los salarios básicos y remuneraciones que deriven de ellos al personal permanente o eventual que presta servicios para el funcionamiento de las oficinas del partido político. Los documentos sustentadores son: a. Contratos de trabajo vigentes y las adendas que se hayan celebrado, registradas en el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral, con indicación de la naturaleza de las tareas a desempeñar, el periodo a laborar, y el monto mensual del salario a devengar, adjuntando los requisitos establecidos por esta entidad. b. La planilla de salarios con la pertinente firma de los empleados, en el formulario establecido por el Tribunal Electoral. c. Copia del Comprobante de cheque pagado o el comprobante de ACH. d. Resoluciones de vacaciones, carta de renuncia o despido, finiquito y hojas de cálculo de liquidaciones. e. Nota de autorización del beneficiario en el evento que otra persona retire el cheque, con fotocopia del documento de identidad de la persona que autoriza y de la autorizada. 101. Honorarios por servicios profesionales. Remuneración en concepto de honorarios y servicios profesionales prestados ocasionalmente sobre la base de un contrato, por profesionales o técnicos idóneos que no sean trabajadores fijos ni que se encuentren en la planilla del partido político; igualmente, incluye los honorarios por servicios prestados por personas jurídicas. Los documentos sustentadores son: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. Contrato de servicio profesional vigente y adenda si la hubiere. d. Autorización del Tribunal Electoral e informe de actividades trimestral o de progreso, cuando se trate de profesionales con honorarios mensuales superiores a tres mil balboas (B/. 3,000.00). e. Factura o recibo a nombre del partido político que respalden el servicio brindado e informe de actividades en los casos que el contrato lo establezca, así como firma de recibido conforme y el número de cédula. f. Nota de autorización del beneficiario en el evento que otra persona retire el cheque, con fotocopia del documento de identidad de la persona que autoriza y de la autorizada. 102. Prestaciones sociales. Aportes de seguridad social y otros que, sobre los salarios, pague cada partido político de conformidad con la normatividad establecida. Son documentos sustentadores: a. Recibo de pago de la cuota obrero patronal de la Caja de Seguro Social. b. Copia del Comprobante de cheque pagado o el comprobante de ACH. c. Detalle del desglose del pago Empleado-Patrono. 103. Alquileres. Gastos por concepto de alquiler de bienes muebles e inmuebles para actividades directamente asociadas al funcionamiento de las oficinas. Son documentos sustentadores para el alquiler de un bien: a. El Contrato vigente; de realizar una modificación deberá presentar la adenda. b. Factura o recibo de pago a nombre del partido político que incluya el detalle del bien alquilado: *Para el alquiler de local, indicar el mes y la dirección de la sede o local, la firma y número de cédula de la persona que recibió el bien o servicio. *Para el alquiler de vehículo presentar la misión y sustentación del gasto. En los alquileres de otros equipos deberá sustentar el gasto. 104. Servicios básicos. Pago de los servicios de agua, teléfono, televisión por cable, Internet, electricidad, aseo, gas u otro, instalados en los inmuebles donde funcionan las oficinas. También incluye los servicios de telefonía móvil contratados para directivos u otro personal administrativo autorizado dentro de la organización del partido político. Son documentos sustentadores: a. Detalle de la descripción del pago, incluyendo el mes, la sede o el local del que se paga los servicios básicos, o de la persona que utiliza el servicio de telefonía móvil. b. Factura del mes que se está pagando, a nombre del partido político con su respectivo sello o posteo de pagado. c. Para la utilización de Telefonía Móvil Post pago (Contrato), presentar solicitud avalada por el representante legal del partido al Tribunal Electoral, sustentando la necesidad del uso de este servicio. 105. Préstamos. Pagos al capital e intereses de préstamos para la adquisición o mejoras de bienes muebles e inmuebles autorizados por el Tribunal Electoral. Son documentos sustentadores: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. Estado de cuenta bancario. d. Detalle de los cargos bancarios. e. Copia de la gestión de cobro. f. En caso de préstamos el Tribunal Electoral gira el cheque o realiza la transferencia directamente a la entidad bancaria acreedora del crédito. g. Copia del acuerdo del Pleno que autoriza el préstamo. 106. Movilización. Se refiere a gastos dentro y fuera del país, tales como: transporte (Incluye el alquiler de vehículos, motos, bicicletas, motores fuera de borda, lanchas y otros medios de transporte), combustible, viáticos, costo de estacionamiento y peajes, así como fletes y encomiendas. Son documentos sustentadores: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. Factura a nombre del partido político d. Formulario de Orden de Combustible. e. Formulario de solicitud de viáticos de gira (describir misión, fecha, lugar y días que comprende la gira). Para los pagos de viáticos, deben regirse por la tabla establecida en la ley de presupuesto general del Estado vigente. f. Comprobantes o recibos de pago, en el caso de que el cheque no esté a nombre de la persona que cobra el viático de la gira. Estos comprobantes o recibos deben llevar la firma de la persona que entrega y de la que recibe el dinero. g. Comprobante de Caja Menuda en los casos que aplique. h. Comprobantes de pago por movilización (taxi). En el caso de los pagos de alimentación y transporte en concepto por horas extras, se debe adjuntar: 1. Planilla de pago por viáticos de alimentación. 2. Registro de asistencia debidamente autorizado, donde conste que se laboró después de horas normales (2 horas mínimo). 3. Recibo o factura de la compra de alimentos. 4. Los pagos de peaje de autopista y corredor, de los vehículos que presten apoyo a las diferentes actividades del Partido, adjuntando la justificación correspondiente. En el caso de los alquileres de medios de transporte, son documentos sustentadores: a. Contrato. b. Factura o recibo de pago a nombre del partido político que incluya el detalle del bien alquilado. c. Comprobante de pago para proveedores informales en áreas de difícil acceso. d. Nota de autorización por parte del Tribunal Electoral, en caso de requerirse. 107. Mobiliario y equipo. Incluye la adquisición de muebles e inmuebles para el funcionamiento de oficinas. Además, la compra de vehículos, motos, bicicletas, motores fuera de borda, lanchas y otros medios de transporte. Son documentos sustentadores: a. Informe de la adquisición, adjuntando tres cotizaciones u ofertas, y la justificación de la decisión sobre la oferta seleccionada. b. Factura a nombre del partido político, con la firma de recibido conforme. c. Copia de la garantía del mobiliario o el equipo adquirido. d. Notificación dela adquisición del bien mueble o inmueble, en los casos que aplique. e. Declaración Jurada firmada por el representante legal de la empresa que se le adjudica la compra, en la que declara que no están vinculados directa e indirectamente o por interpuesta persona con algún directivo del partido político al que se le brindó el servicio. La Declaración deberá ser presentada en original y la firma debe estar autenticada por un notario público. 108. Mantenimiento y reparación. Comprende los gastos que se originen para realizar el mantenimiento, reparación de daños y las mejoras en los inmuebles donde funcionan oficinas del partido político, mobiliario y equipo utilizado para el funcionamiento de dichas oficinas. También incluye el mantenimiento, reparación y mano de obra para los vehículos y/o motores fuera de borda, cuando sean propiedad del partido político. Son documentos sustentadores: a. Contrato de mantenimiento y/o de reparación el cual debe indicar el periodo que cubrirá el servicio, las firmas de las personas autorizadas para suscribirlo a nombre del partido político y de las que prestan el servicio. b. Factura o recibo de pago a nombre del partido político, con la descripción del servicio brindado, así como firma de recibido conforme y el número de cédula. c. Declaración Jurada firmada por el representante legal de la empresa que brinda el servicio, en la que declara que no están vinculados directa e indirectamente o por interpuesta persona con algún directivo del partido político al que se le brindó el servicio. La Declaración deberá ser presentada en original y la firma debe estar autenticada por un notario público. 109. Materiales y suministros. Adquisiciones de materiales y bienes en general tales como: útiles de oficina, útiles de aseo y limpieza, suscripción a medios de información (incluye compra de periódicos), cafetería y gastos de reuniones. Son documentos sustentadores: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. Factura a nombre del partido con firma de recibido conforme con el detalle de los artículos o materiales adquiridos. d. En los casos de las reuniones administrativas que se adquiera alimentación para los asistentes, deberán presentar la lista de asistencia que incluye el tema, la fecha y hora. 110. Publicidad. Pagos en concepto de avisos y propagandas, anuncios, comerciales o de promoción en diarios, revistas, notificaciones de compras, espacio de tiempo alquilado a radioemisoras o televisoras y agencias de publicidad para los anuncios y campañas de publicidad del partido político y redes sociales. Son documentos sustentadores: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. Facturas o recibo a nombre del partido político que respalden el servicio brindado por el medio o cada medio, con el detalle del mes, día y hora (duración de cada pauta para radio y televisión y espacio para prensa y redes sociales), así como firma de recibido conforme y el número de cédula. d. Contrato por servicios de comunicación, firmado por la persona autorizada del partido político y la persona natural o jurídica que presta el servicio de comunicación, que indique el precio del contrato y la duración. El contrato debe anexar los términos de referencia que describan el tipo de servicios y productos esperados. e. Informe de actividades en el caso de honorarios por servicios profesionales, adjuntando una copia del producto final entregado al partido político, con firma de recibido conforme a los términos de referencia. f. Adjuntar copia del anuncio o publicaciones de revistas o periódicos y todo documento que respalde la factura pagada. g. Grabación digital de cada una de las pautas. h. Adjuntar anuncios o publicaciones de revistas, periódicos o redes sociales y todo documento que respalde la factura pagada. i. Declaración Jurada firmada por el representante legal de la empresa que brinda el servicio, en la que declara que no están vinculados directa e indirectamente o por interpuesta persona con algún directivo del partido político al que se le brindó el servicio. La Declaración deberá ser presentada en original y la firma debe estar autenticada por un notario público. 111. Estudios de mercado, encuestas y grupos de enfoque. Incluye los honorarios por servicios profesionales prestados por personas naturales o jurídicas mediante contrato, para realizar estudios de mercado, encuestas, grupos de enfoque u otra modalidad cuyos hallazgos y resultados sean esenciales para el funcionamiento de los organismos de dirección del partido político. Estos estudios de mercado tienen por objeto conocer las preferencias electorales de la membresía y no podrán utilizarse para otros fines. Son documentos sustentadores: a. Contrato firmado por la persona autorizada por el partido político y la persona natural o jurídica que presta el servicio, cuyos términos de referencia describan el cronograma de trabajo por el periodo de contratación, la justificación, los objetivos, la población a la que va dirigido y el área geográfica del estudio, y cómo serán utilizados los resultados del estudio contratado en el funcionamiento de los organismos de dirección del partido político. b. Propuesta del estudio de mercado: encuestas, grupos de enfoque u otra modalidad, presentación de las variables utilizadas, resultados e interpretación de los resultados. c. Títulos académicos de los profesionales que prestarán el servicio, no inferiores a licenciatura en áreas afines a las encuestas públicas, como estadísticas, psicología, sociología, ciencia política y mercadotecnia. d. Hoja de vida de los profesionales que prestarán el servicio, que acrediten que poseen un mínimo de un año de experiencia en la elaboración de encuestas. e. Informe de los resultados del estudio de mercado con la firma de recibido conforme por la persona que firmó el contrato. 112. Gastos bancarios y de seguros. Incluye comisiones, cargos bancarios por el manejo de la cuenta y gastos de prima de seguros contra todo tipo de riesgos. Quedan excluidos los intereses sobre préstamos no autorizados por el Tribunal Electoral. Son documentos sustentadores: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. Copia de los estados de cuenta bancarias. d. Copia de la póliza de seguros. e. Factura a nombre del partido político con la descripción del concepto del gasto y la firma de recibido conforme. Art. 27. Objetos de gasto y documentos sustentadores con cargo al fondo de educación cívico-política . El cincuenta por ciento (50%) de los recursos provenientes del aporte con base en los votos debe invertirse en la ejecución del plan anual de educación cívico-política, del cual el veinte por ciento (20%) debe ser destinado para la capacitación de la mujer. Se entiende por educación cívico-política las actividades de generación y transmisión de conocimientos que pongan énfasis en la enseñanza de la democracia; la importancia del Estado de derecho; el papel de las autoridades elegidas mediante el voto popular en una sociedad democrática, participativa y representativa; los aspectos económicos, políticos, sociales y culturales de los programas de gobierno de cada partido político; la interculturalidad de los pueblos y de la Nación. Son objetos de gasto autorizados bajo este rubro, los siguientes: 200. Alquiler y adquisición de bienes. Son justificables los gastos incurridos en el alquiler y la adquisición de equipos audiovisuales, como proyectores, televisores, reproductores multimedia, computadoras, reproductor de video u otros como plantas de energía que sean necesarios para la ejecución de las actividades del plan de educación y capacitación de la anualidad correspondiente. Incluye también el arrendamiento de mobiliarios, salas o locales para la realización de las actividades de educación y capacitación, por el tiempo que requiera la realización de la actividad. Son documentos sustentadores: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. Factura sustentadora a nombre del partido, con el detalle de los equipos adquiridos y la firma de recibido conforme. d. Constancia de la autorización del Tribunal Electoral para la adquisición de equipos, de ser aplicable. e. Nota que contenga la justificación de la decisión sobre la oferta de alquiler seleccionada, adjuntando las tres cotizaciones u ofertas evaluadas, cuando por su cuantía resulte aplicable. f. Listas de asistencia diaria, según el formulario establecido por el Tribunal Electoral. g. Declaración Jurada firmada por el representante legal de la empresa que brinda el servicio, en la que declara que no están vinculados directa e indirectamente o por interpuesta persona con algún directivo del partido político al que se le brindó el servicio. La Declaración deberá ser presentada en original y la firma debe estar autenticada por un notario público. 201. Movilización. Se refiere a gastos incurridos en la contratación del servicio de transporte privado, pasajes en transporte colectivo, avión u otro medio de transporte; o el combustible de los vehículos utilizados para el traslado de los participantes a las actividades de educación y capacitación, que son parte integral del plan anual de educación cívico política y de capacitación de la mujer y del presupuesto de la anualidad respectiva. Son documentos sustentadores: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. Factura a nombre del partido político y/o comprobante de pago que especifique la fecha, actividad en la que se participa, el origen y destino del viaje, y las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan el desembolso del dinero. d. Copia del boleto de avión u otro medio de transporte, a nombre de los participantes en la actividad; que especifique la actividad en la que se participa, el origen y destino del viaje. 202. Honorarios por servicios profesionales para el desarrollo e implementación de actividades de educación cívico-política. Comprende los honorarios pagados por servicios profesionales o técnicos no permanentes (sin vínculo laboral ni subordinación jerárquica de la administración del partido político) a las personas con responsabilidad en el desarrollo de los contenidos de la actividad, así como su implementación, tales como desarrollo de páginas web, investigación, elaboración de archivos bibliográficos y materiales de capacitación, edición de material educativo, estudios de necesidades de capacitación, y estudio de evaluación del impacto de la capacitación. Igualmente, se podrá pagar bajo este rubro a empresas naturales o jurídicas que se dediquen al planeamiento, organización y desarrollo de actividades de formación. En la eventualidad de que el organizador del seminario sea un tercero y lleve a cabo también la función de facilitador, se le reconocerá el pago de honorarios por ambas funciones. Son documentos de sustento: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y la descripción del mismo. c. Contrato de servicio profesional vigente y adenda si la hubiere que defina las obligaciones (Inclusive el temario de la capacitación) y compromisos de las partes. d. Factura o recibo a nombre del partido político que respalden el servicio brindado e informe de actividades en los casos que el contrato lo establezca, así como firma de recibido conforme y el número de cédula. e. Nota de autorización del beneficiario en el evento que otra persona retire el cheque, con fotocopia del documento de identidad de la persona que autoriza y de la autorizada. 203. Gastos de alimentación, hospedaje y transporte. Son los gastos de alimentación, hospedaje y transporte que se requieran para los participantes en actividades de educación cívico-política, organizadas dentro del país por el partido político, y en que se incurran para permitir la participación de miembros del partido político y ciudadanos. Son documentos sustentadores: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. El formulario de solicitud de viáticos, autorizado. En el caso de utilizarse un cheque pagador de los viáticos, debe incluirse la constancia o planilla original que evidencie que los beneficiarios recibieron el pago pertinente. Los viáticos están sujetos a la tabla establecida por el Ministerio de Economía y Finanzas. d. En el caso del pago de hospedaje, las facturas deben ser a nombre del partido político en las fechas en que se haya realizado la actividad, indicando el costo por persona, y adjuntando la lista con los nombres y datos de identidad de los participantes efectivamente hospedados. Deben adjuntarse también las cotizaciones de las tres ofertas evaluadas y la justificación de la selección de la oferta utilizada, cuando por la cuantía del servicio resulte aplicable. e. En el caso del pago por consumo de alimentación, las facturas deben ser a nombre del partido político y detallar lo consumido, el número de personas que consumieron los alimentos, y la fecha en que se brindó la alimentación. Deben adjuntarse las cotizaciones de las tres ofertas evaluadas y la justificación de la selección de la oferta utilizada, cuando por la cuantía del servicio resulte aplicable. No aplica para bebidas alcohólicas. f. Facturas por compras de víveres (sodas, galletas, combos, desayunos, hielo, agua, entre otros) a nombre del partido político, con indicación de la fecha en que se realizó la actividad. g. Lista original de asistencia diaria con la identificación de los nombres completos de los participantes, número de documento de identidad personal, dirección de correo electrónico, nombre de la actividad, fecha y firma de las personas que asistieron. h. Comprobantes de pago por el costo de estacionamiento y de peaje de autopista y corredor, de los vehículos que hayan trasladado participantes a las actividades del partido político, con indicación del número de placa del vehículo y nombre de los ocupantes. i. Las facturas de combustible deben estar a nombre del partido político, con indicación del número de placa del vehículo, la firma de la persona que recibe el servicio, quien debe ser el organizador o un participante de la actividad, el precio del galón y la cantidad adquirida, así como estar acompañadas de la solicitud de orden de suministro de combustible autorizada por la persona designada por el partido político para este fin. j. En el caso de compra de boletos aéreos al extranjero, estos deben incluir el seguro de viaje. 204. Gastos de participación en actividades de educación organizadas por terceros. Comprende todos los gastos de movilización, hospedaje, alimentación y gastos suplementarios como seguridad, seguros de viaje, entre otros, que se justifiquen para asistir a actividades educativas dictados por terceros dentro o fuera del país, que estén acordes con el plan anual de educación cívico-política y capacitación para la mujer y el presupuesto respectivo. La sustentación de documentos relativos a los gastos de participación en actividades de educación organizadas por terceros, está sujeta a los mismos requerimientos establecidos para gastos de alimentación, hospedaje, transporte (movilización) y otros gastos suplementarios establecidos en el presente artículo, al igual que los documentos que lo certifiquen de acuerdo a la experticia. Adicional, debe incluir la autorización del Pleno del Tribunal Electoral, solicitada al menos con quince días de antelación a la realización de la actividad. Para determinar los montos de viáticos para viajes al exterior, se aplica la tabla establecida en la ley de presupuesto general del Estado vigente. Cuando se trate de cursos y conferencias fuera del país, se solicitará una autorización previa al Pleno del Tribunal Electoral. Con la petición se deberá adjuntar el objetivo, justificación, la programación del curso o conferencia en los que el o los miembros del partido participarán. Esta autorización deberá ser solicitada con quince días de antelación. 205. Material didáctico. Se refiere a la compra de materiales necesarios para el logro de los objetivos de capacitación tales como: libros, otros materiales de enseñanza, lápices, papel, portafolio, folder, ganchos, pendaflex , bolígrafos, borradores, cartapacios, gafetes y demás artículos de oficina. Son documentos sustentadores: las facturas a nombre del partido político, con la firma de recibido conforme y nombre de la persona que recibió los materiales. 206. Gastos de capacitación de activistas. Comprende, entre otros, los gastos de logística, alquiler del local, sus acondicionamientos, movilización y alimentación de los activistas que participen en la actividad de capacitación y los honorarios pagados a los facilitadores. La sustentación de los documentos está sujeta a los mismos requerimientos establecidos para todos los objetos de gasto del presente artículo. 207. Gastos bancarios. Incluye comisiones y cargos bancarios por el manejo de la cuenta. Son documentos sustentadores: a. Detalle del gasto. b. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. c. Copia de los estados de cuenta bancarias. Art. 28. Objetos de gasto y documentos sustentadores con cargo al fondo de actividades exclusivas para la capacitación de la mujer . Al menos el veinte por ciento (20%) de los recursos destinados para la educación cívico-política deberán ser utilizados en la capacitación de la mujer. El plan anual de educación cívico-política y capacitación de mujeres, debe ser elaborado por la Secretaría de la Mujer o su equivalente en cada partido político y aprobado por la junta directiva. Tanto el plan como el presupuesto para la respectiva anualidad, deberán detallar de manera separada las actividades exclusivas para la capacitación de la mujer y los respectivos montos presupuestales. Para este rubro son aplicables todos los objetos de gasto y documentos sustentadores de las actividades de educación cívico-política, siempre que la sustentación de dichos gastos demuestre que fueron efectivamente usados en las actividades exclusivas para la capacitación de la mujer previstas en el plan: 300. Alquiler y adquisición de bienes. 301. Movilización. 302. Honorarios por servicios profesionales. 303. Alimentación, hospedaje y transporte. 304. Participación en actividades de educación organizadas por terceros. 305. Material didáctico. 306. Capacitación de activistas. 307. Gastos bancarios. Art. 29. Rubros y objeto de gastos aplicables a los ciudadanos electos por libre postulación . Se refiere a gastos incurridos por el ciudadano electo por libre postulación, su suplente y equipo de trabajo para el traslado a la Universidad, Foros, Seminarios o Congresos en los que participen. Los rubros que se consideran como gastos con cargo al financiamiento público poselectoral son los siguientes: 400. Educación universitaria. Son documentos sustentadores: a. Certificación de la universidad que confirme el status del beneficiario. b. Copia de recibo de matrícula a nombre del beneficiario. c. Comprobante del pago de la colegiatura. 401. Foros, seminarios y congresos. Son documentos sustentadores: a. Comprobante del pago o de inscripción. b. Certificación de participación en la actividad académica. 402. Material Didáctico. Se refiere a la compra de materiales necesarios para el logro de los objetivos de capacitación tales como: libros (digitales o impresos), otros materiales de enseñanza y demás útiles. Son documentos sustentadores: a. Recibos o facturas a nombre del ciudadano electo por libre postulación, con la firma de recibido conforme y nombre de la persona que recibió los materiales. 403. Movilización. Se refiere a gastos incurridos por el ciudadano electo por libre postulación, su suplente y equipo de trabajo para el traslado a la universidad, foros, seminarios o congresos en los que participen. Son documentos sustentadores: a. Copia del método de pago con su comprobante y detalle de la descripción del pago. Art. 30. Traslado de partidas de objeto de gastos y transferencias entre fondos . Los partidos políticos pueden hacer traslado de montos presupuestales o partidas dentro del presupuesto del mismo fondo. Los traslados que se realicen dentro del mismo periodo trimestral no necesitan autorización por parte del Tribunal Electoral, pero deberán adjuntar: a. Formulario de traslado presupuestario. b. Ejecución de gasto del trimestre. La solicitud de traslado de partidas que involucre trimestres posteriores será autorizada por el Pleno del Tribunal Electoral, y deberá estar acompañada de los documentos que sustenten el motivo y la urgencia. Los partidos políticos podrán realizar transferencias financieras entre fondos, previa autorización de la Dirección de Fiscalización del Financiamiento Político del Tribunal Electoral, realizando el asiento contable respectivo. Una vez reciban la siguiente asignación trimestral, deberán devolver de manera inmediata el saldo que se le adeuda al fondo correspondiente, y enviarán la volante de depósito como constancia que el partido reembolsó el préstamo, exceptuando las transferencias que se realicen del Fondo de Capacitación al Fondo de Funcionamiento para cubrir elecciones internas no financiadas por el Tribunal Electoral. Los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación deberán devolver al Tribunal Electoral los montos de los gastos que no se ciñan a los objetos autorizados en el presente decreto y al presupuesto de la anualidad en curso. Queda prohibido realizar traslados del Fondo de Capacitación Política al Fondo de Capacitación de la Mujer y viceversa. Capítulo VII Rendición de Cuentas Art. 31. Periodicidad de los informes de ejecución presupuestaria del financiamiento público poselectoral . Los partidos políticos y los ciudadanos electos por libre postulación que reciben financiamiento público poselectoral, están obligados a preparar y presentar, de forma digital, en la plataforma electrónica del Tribunal Electoral, el informe de cierre del trimestre. La sustentación de todas las transacciones registradas en su contabilidad, deberá realizarse en los términos siguientes: a. Cada desembolso trimestral subsiguiente al primer adelanto que reciben los ciudadanos electos por libre postulación requerirá la presentación del informe de ejecución presupuestaria correspondiente al trimestre anterior, debidamente acompañado de los documentos sustentadores y demás adjuntos, en los términos, condiciones, formularios y a través de los medios requeridos en el presente decreto. El informe debe presentarse dentro de los primeros quince días del trimestre. b. Cada seis meses contados desde el tercer trimestre de la primera anualidad, los partidos políticos deberán sustentar la totalidad de los gastos en los términos previstos en el presente Decreto. El informe debe presentarse dentro de los quince días siguientes al vencimiento del referido semestre. La presentación de los informes no excluye que el Tribunal Electoral pueda realizar acciones de fiscalización de la ejecución presupuestaria durante el periodo. Mientras no se implemente el sistema de contabilidad en línea, los partidos políticos deberán presentar, en forma digital, el informe de cierre del trimestre y el formulario de la ejecución presupuestaria. Art. 32. Contenido del informe de ejecución presupuestaria . El informe de ejecución presupuestaria trimestral que presentan al Tribunal Electoral los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación, deberá contener lo siguiente: a. Saldo del trimestre anterior. b. Presupuesto trimestral. c. Monto del traslado. d. Monto de presupuesto modificado. e. Ejecutado *Monto *Porcentaje f. Saldo al final del trimestre no ejecutado. *Monto *Porcentaje Art. 33. Custodia de los documentos originales que sustentan el informe de ejecución presupuestaria . Los partidos políticos y los ciudadanos electos por libre postulación quedan obligados a conservar un archivo físico, debidamente organizado, de todos los documentos sustentadores originales hasta por cinco años, contados desde el vencimiento del quinquenio correspondiente al ejercicio en que fueron registrados. Los documentos deben ser originales y detallar con claridad toda la información sustentadora requerida en la normativa. Capítulo VIII Auditoría y fiscalización del financiamiento público poselectoral Art. 34. Funciones de auditoría y fiscalización del financiamiento público poselectoral . Para el ejercicio de las funciones de fiscalización del financiamiento político, el Tribunal Electoral cuenta con una dirección especializada en auditoría, fiscalización y seguimiento del financiamiento. Esta dirección aplicará la normativa, reglamentación y las herramientas que se requieran para el manejo de los fondos y su rendición de cuentas. Art. 35. Naturaleza de los controles aplicados por el Tribunal Electoral . El Tribunal Electoral, a través de la Dirección de Fiscalización del Financiamiento Político, ejercerá las funciones de fiscalizador de los recursos del Estado, aplicando técnicas de auditoría y procedimientos de control del gasto público establecidos en el Estado. Art. 36. Procedimientos de fiscalización y auditoría . En el ejercicio de sus funciones de fiscalización concomitante y auditoría, el Tribunal Electoral aplica los siguientes procedimientos: a. Verificar los proyectos de presupuesto de los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación, las gestiones de cobro y solicitudes de traslado de objeto de gastos para su autorización. b. Revisar la documentación sustentadora presentada por los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación, que se adjunta al informe de ejecución presupuestaria. c. Verificar la debida aplicación de las partidas presupuestarias y financieras en las operaciones que se realicen con fondos del financiamiento público. d. Verificar el uso adecuado de los recursos entregados a los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación según el presupuesto aprobado. e. Fiscalizar la aplicación y cumplimiento de los controles internos de acuerdo con las reglamentaciones y procedimientos vigentes, emitiendo las recomendaciones pertinentes. f. Realizar las validaciones del inventario de los activos fijos adquiridos con fondos del financiamiento público y participar en el descarte de estos. g. Realizar intervenciones especiales de auditoría a los fondos públicos que manejan los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación, a fin de determinar posibles afectaciones económicas al Estado. Art. 37. Fiscalización y auditoría del informe de ejecución presupuestaria . Recibidos los informes de ejecución presupuestaria con todos sus documentos sustentadores, el Tribunal Electoral realizará un audito, por medio del Departamento de Fiscalización y Auditoría de la Dirección de Fiscalización de Financiamiento Político. Durante la realización de la auditoría y basado en los hallazgos de inconsistencias, debilidades u otras observaciones e irregularidades que produzcan posibles afectaciones económicas, se comunicarán los resultados y recomendaciones al partido político y al ciudadano electo por libre postulación, quienes podrán presentar descargos o subsanaciones dentro de los siete días hábiles siguientes a la comunicación de los hallazgos. Art. 38. Transparencia de la rendición de cuentas. El Tribunal Electoral publicará, a través de su página electrónica, los informes de ejecución presupuestaria, así como los documentos sustentadores de los gastos del financiamiento público poselectoral. Capítulo IX Retención por incumplimiento en el manejo del financiamiento público poselectoral Art. 39. Retenciones por incumplimiento de obligaciones en el manejo del financiamiento público poselectoral . Cuando se compruebe el incumplimiento de las obligaciones establecidas para la recepción, manejo, gasto y rendición de cuentas del financiamiento público poselectoral, así como otras obligaciones establecidas por la ley, el Pleno del Tribunal Electoral aplicará las siguientes medidas: 1. Suspensión del financiamiento público poselectoral. El Pleno del Tribunal Electoral suspenderá la entrega del financiamiento público poselectoral del partido político, cuando este no cumpla con la obligación de renovar sus organismos o autoridades de dirección de acuerdo con sus estatutos y con la debida anticipación, de manera que, al vencimiento del plazo, cada uno de los nuevos integrantes puedan asumir sus funciones en la fecha que le corresponde. 2. Suspensión de desembolsos trimestrales. El Pleno del Tribunal Electoral suspenderá el trámite de la gestión de cobro trimestral y el desembolso respectivo de los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación, cuando compruebe que: a. La gestión de cobro trimestral no se ajuste al proyecto de presupuesto. b. La unidad interna de manejo del financiamiento del partido político ha dejado de funcionar con la integración mínima dispuesta por este decreto. c. El registro de transacciones previstas en el sistema de contabilidad en línea de los dos trimestres anteriores no esté cerrado, o en su defecto, no se haya cumplido con el cierre del ciclo contable. d. Las cuentas bancarias, requeridas para el manejo de los recursos de financiamiento público, hayan sido cerradas o suspendidas por el Banco Nacional de Panamá o el Tribunal Electoral. Capítulo X Cuenta privada única para funcionamiento de los partidos políticos Art. 40. Apertura de la cuenta única de funcionamiento de los partidos políticos . Cada partido político deberá abrir una cuenta bancaria en el Banco Nacional, para depositar y manejar en ella toda la recaudación de fuentes privadas destinada a contribuir al funcionamiento del partido. Art. 41. Procedimiento para la apertura de la cuenta única de funcionamiento . La apertura debe ser autorizada por el organismo competente del partido según sus estatutos; además deberá cumplir con los requisitos y regulaciones bancarias. Las personas autorizadas a firmar contra dicha cuenta, deben ser las previstas en los estatutos. Los partidos políticos que no logren la apertura de la cuenta, lo comunicarán al Tribunal Electoral para solicitar la excepción. La cuenta será administrada por cada partido en una relación directa con el banco, y la responsabilidad de manejo recaerá en el titular de la cuenta y sus firmantes. Art. 42. Manejo de la cuenta única de funcionamiento . Los partidos políticos están obligados a: 1. Garantizar que los fondos depositados se recibirán directamente del donante y sin intermediación de terceros, para financiar exclusivamente actividades de funcionamiento del partido. 2. Velar por el origen lícito de los fondos recibidos. 3. Llevar un registro de las contribuciones recibidas con indicación expresa del nombre, número de cédula o registro único de contribuyente en el caso de personas jurídicas, dirección, monto, número de celular y correo electrónico del donante. 4. Llevar los registros contables respectivos. 5. Remitir al Tribunal Electoral, anualmente, el informe de las contribuciones recibidas. Art. 43. Autorización de acceso a la cuenta única de funcionamiento . El partido autoriza expresamente al Tribunal Electoral a tener acceso en todo momento a los registros, cuenta bancaria y demás información relacionada con el financiamiento privado, para que este pueda llevar a cabo la auditoría que dispone el Código Electoral. Esta información será manejada por el Tribunal Electoral de manera confidencial. Art. 44. Prohibición para la utilización del fondo de la cuenta única de funcionamiento . El financiamiento privado de los partidos, destinados a funcionamiento, no será utilizado para sufragar gastos de campañas electorales. Art. 45. Auditoría . El Tribunal Electoral realizará las auditorías necesarias para verificar el cumplimiento de todas las normas en materia de apertura y manejo de la cuenta única de funcionamiento de los partidos políticos. Capítulo XI Disposiciones finales Art. 46. Reglas aplicables a los bienes adquiridos por los partidos políticos con el financiamiento público poselectoral . Los bienes adquiridos por los partidos políticos con el financiamiento público poselectoral no son objeto de secuestros ni embargos, excepto en aquellos casos en que estos sean a consecuencia de la ejecución de un gravamen prendario o hipotecario, el cual debe ser previamente autorizado por el Tribunal Electoral. La venta o el descarte de los bienes adquiridos con el financiamiento público deberán estar previamente autorizados por el Tribunal Electoral. Los inmuebles adquiridos por un partido político para el funcionamiento de sus oficinas están exentos del pago del impuesto de inmueble. Art. 47. Saldos del financiamiento público poselectoral . Transcurridas las cinco anualidades, los saldos e intereses bancarios del financiamiento público poselectoral ingresarán a la cuenta del Tribunal Electoral para contribuir al financiamiento de actividades de capacitación política con entidades organizadas de la sociedad civil. Art. 48. Reglas aplicables a saldos del financiamiento público poselectoral y otros bienes de partidos políticos en extinción . Cuando se extinga un partido político, por los casos señalados en el Código Electoral, los saldos del financiamiento público poselectoral y los bienes adquiridos con cargo a éste pasarán a formar parte de los activos del Tribunal Electoral. En el evento de extinción por fusión, los bienes pasarán a formar parte del patrimonio del partido que resulte de la fusión. Art. 49. Disposiciones transitorias . Mientras concluye el desarrollo del sistema de contabilidad en línea, los partidos políticos y ciudadanos electos por libre postulación harán uso de los formularios aprobados por el Tribunal Electoral para el cumplimiento de las obligaciones previstas en el presente decreto. Art. 50. Normas derogadas . Este decreto deroga el Decreto 6 de 16 de agosto de 2005, Decreto 2 de 12 de enero de 2006, Decreto 5 de 12 de abril de 2006, Decreto 7 de 31 de mayo de 2007, Decreto 14 de 19 de diciembre de 2007, Decreto 5 de 19 de marzo de 2008, Decreto 10 de 28 de abril de 2008, Decreto 10 de 24 de marzo de 2009, Decreto 11 de 24 de marzo de 2009, Decreto 26 de 4 de diciembre de 2009, Decreto 2 del 1 de febrero de 2010, Decreto 10 de 10 de mayo de 2012, Decreto 1 de 22 de enero de 2013, Decreto 13 de 24 de julio de 2013, Decreto 7 de 5 de junio de 2015, Decreto 23 de 5 de octubre de 2015 , Decreto 52 de 3 de octubre de 2018, Decreto 37 de 20 de agosto de 2019 y cualquier otra disposición que le sea contraria. Art. 51. Vigencia . Este decreto comenzará a regir el 15 de septiembre de 2020 y se ordena su publicación en el Boletín del Tribunal Electoral. Dado en la ciudad de Panamá, el veinte de agosto de dos mil veinte. Publíquese y cúmplase.