Artículo 1. La Dirección General del Registro Civil la constituyen las siguientes Dependencias: Una Dirección General, una Sub-Dirección General, un Departamento Jurídico, un Departamento de Divulgación, un Departamento Administrativo, un Departamento de Registro Civil, un Departamento de Archivos y un Departamento de Microfilmación y Teleproceso. La Dirección General, al mando de un Director General secundado por un Sub-Director General secundado por un Sub-Director General, tiene a su cargo la dirección y coordinación de todo el servicio del Registro Civil. De ella dependen directamente los Departamentos mencionados en el párrafo anterior.

Artículo 2. El Departamento Jurídico, tendrá los funcionarios abogados que el servicio requiere, según lo determine el Tribunal. Servirá de cuerpo consultor en materia legal a la Dirección General.

Artículo 3. El Departamento de Divulgación tendrá la responsabilidad de difundir las informaciones concernientes a las labores del Registro Civil. Organizar y orientar las actividades de información y divulgación.

Artículo 4. El Departamento Administrativo tiene a su cargo la administración del Presupuesto de Gastos del Registro Civil, el control del personal, recepción, control y distribución de la documentación y la proveeduría, equipo y materiales del servicio. Para cumplir sus funciones el Departamento Administrativo está compuesto de las siguientes secciones: a) Contabilidad. Tendrá a su cargo la administración del Presupuesto de Gastos, recaudar y custodiar los fondos asignados a la Dirección General del Registro Civil. b) Personal. Tendrá a su cargo la ejecución de los trabajos relacionados con la clasificación de puestos, selección, adiestramiento, asistencia, puntualidad, licencias, vacaciones y todo lo relacionado con las acciones de personal. Vigilancia del cumplimiento por parte del personal, de las disposiciones legales y reglamentarias. c) Correspondencia. Tiene a su cargo el despacho, recibo, distribución y control de los documentos. Está constituida por las Sub-Secciones de Recepción y Distribución, Control de Inscripciones e Información Interna. d) Proveeduría. Tiene a su cargo todos los trabajos relacionados con la adquisición, custodio y distribución de bienes para las dependencias del Registro Civil, así como también el mantenimiento del equipo.

Artículo 5. El Departamento de Registro Civil tiene bajo su responsabilidad todas las inscripciones de los hechos vitales así como las certificaciones de los mismos. Está constituido por las secciones de Índice, Proveedurías Provinciales, Inspecciones Provinciales y la Sección de Oficinas de la cual dependen todas las Oficinas Provinciales y todas las que se crean. Cada Oficina Provincial estará constituida por la División de Inscripciones que a su vez está dividida en la Sub-Sección de Nacimientos, la Sub-Oficinas de la cual dependen todas las Sub-Oficinas de la cual dependen todas las Sub-Oficinas creadas dentro del territorio jurisdiccional de la provincia. La Sección de Índice tiene bajo su responsabilidad llevar el registro completo de las inscripciones de los hechos vitales de toda la República, el cual será confeccionado en estricto orden alfabético, para cada hecho vital, en tarjetas perforadas, por el Departamento de Tabulación. La Sección de Proveedurías Provinciales tiene la responsabilidad de suministrar, oportunamente a las Oficinas y Sub-Oficinas, los libros de inscripción y solicitar para éstas al Departamento Administrativo todos los enseres y materiales para sus actividades. La Sección de Oficinas tendrá la supervisión de todas las Oficinas del Registro Civil que operan en la República. Cada Oficina Provincial y las que se crean tendrán a su cargo la inscripción de los nacimientos, defunciones, matrimonios y divorcios que ocurran dentro del territorio de su jurisdicción, así como la expedición de los certificados de comprobación de la ocurrencia de tales hechos. Para cumplir con sus funciones la Sección de Oficinas está constituída por tres divisiones: La División de Inscripciones que se encargará por intermedio de las diferentes Sub-Secciones de la inscripción de los hechos vitales. La División de Certificaciones tendrá a su cargo; llevar el tarjetario índice de la Provincia, el archivo de las inscripciones y la expedición de certificaciones incluyendo el teleproceso. La División de Sub-Oficinas se encargará del control del trabajo de inscripción efectuadas por todas las Sub-Oficinas ubicadas tienen bajo su responsabilidad la inscripción de los nacimientos y defunciones que ocurran dentro del área de su jurisdicción.

Artículo 6. El Departamento de Archivo se encargará de guardar los documentos vitales efectuados de todas las inscripciones de los hechos vitales efectuados en la República.

Artículo 7. El Departamento de Microfilmación y Teleproceso tiene a su cargo la microfilmación de los documentos de las inscripciones, el archivo de las tarjetas microseal, la fotocopia de inscripciones y la operación del Teleproceso.

Artículo 8. Al frente de cada Departamento habrá un Jefe que además de coordinar las labores tanto en el aspecto técnico como administrativo de las secciones a su cargo, tendrá las funciones señaladas en este Reglamento y las que le asigne el Director General.

Artículo 9. Al frente de cada Sección y de cada oficina habrá un jefe, que además de la función directora de los trabajos que se realicen en la Sección u Oficina, deberá mantener un alto nivel de eficiencia y de disciplina entre los empleados a su cargo.

Artículo 10. El Director General será subrogado, en sus ausencias temporales, por el Sub-Director General y éste, por el Jefe del Departamento Jurídico. Si el Jefe del Departamento Jurídico, por efectos de la subrogación, le correspondiera asumir la jefatura del servicio, substituirán en los cargos de Sub-Director y Jefe del Departamento Jurídico, respectivamente, los abogados más antiguos de este Departamento, siguiendo el orden en que se encuentren en el escalafón de mérito. Los demás jefes del servicio para el desempeño de cuyo cargo no se exija ser abogado, serán subrogados por el funcionario de la misma Oficina y localidad, que sigan a aquellos en el escalafón de mérito.

Artículo 11. Corresponde al Director General sin perjuicio de su calidad de jefe superior con autoridad sobre todos los funcionarios del servicio, las siguientes en particular: a) Respetar y cumplir con lealtad la Constitución, la Ley, los Reglamentos y demás disposiciones del trabajo; b) Dirigir y responder por la marcha administrativa, técnica y orgánica del servicio a su cargo; c) Velar por el cumplimiento de las leyes y los reglamentos que rigen el servicio, de las que dicen relación la filiación de las personas y con la organización legal de la familia; d) Proponer al Tribunal Electoral la creación de Oficinas y Sub-Oficinas del registro Civil; e) Proponer el nombramiento de los funcionarios del Servicio y solicitar al Presidente del Tribunal Electoral la suspensión o destitución del empleado del Registro Civil que transgreda lo dispuesto en la Ley del Registro Civil y en el Reglamento; f) Conocer sobre los permisos, licencias, ascensos y suplencias, del personal del Registro Civil, de acuerdo con la legislación vigente sobre la materia; g) Disponer la instrucción de sumarios e investigaciones administrativas y aplicar a los funcionarios que resulten responsables las sanciones administrativas pertinentes; h) Proponer a la autoridad que corresponda, la actualización de las leyes y reglamentos que rijan al servicio; i) Dirigir la administración económica del servicio; j) Realizar los estudios técnicos para la mejor marcha o desenvolvimiento de las labores del servicio, y redactar los ante-proyectos de Decretos de Gabinete o leyes necesarios para su presentación a las autoridades respectivas; k) Programar la política futura de construcción de edificios o locales a través del país, para el funcionamiento adecuado de las oficinas del servicio, sobre la base de planes quincenales o decenales; l) Informar a los Tribunales de Justicia y a los demás organismos públicos, sobre rectificación de partidas de los hechos vitales y demás materias que digan relación en el funcionamiento del servicio; m) Firmar o suscribir certificaciones, providencias, resoluciones, órdenes de servicio que resuelvan o digan relación con asuntos que afectan o se refieran a todo el servicio, o que establezcan derechos permanentes para uno o más funcionarios del mismo, y los que se dirijan, y deban producir efecto o digan relación con autoridades ajenas al Registro Civil; n) Cursar al Departamento de Registro Civil las inscripciones de cartas de naturaleza definitiva y hechos vitales ocurridos en el exterior; ñ) Impartir instrucciones a los Oficiales del Registro Civil sobre la recolección y suministro de información para elaborar las estadísticas vitales, sanitarias y para otros servicios; o) Presentar mensualmente al Presidente del Tribunal Electoral un informe sobre las labores más sobresalientes efectuadas por el Registro Civil.

Artículo 12. Corresponde al Sub-Director General: a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias por las cuales se rige el servicio, y las órdenes e instrucciones impartidas por el Director General; b) Subrogar legal y automáticamente al Director General con iguales facultades que éste, en caso de ausencia o impedimento del mismo; c) Autorizar las transcripciones de las resoluciones, órdenes de servicio y demás documentación que deba ser transcrita y que emane del Director General, del Tribunal Electoral o de las otras autoridades; d) Firmar y suscribir certificaciones, así como informes, oficios, providencias y resoluciones que digan relación con asuntos que afecten o se requieran a todo el servicio en general; e) Informar a los Oficiales del Registro en materias de su incumbencia; f) Calificar a los funcionarios bajo su dirección; g) Ejecutar todas las otras labores en consonancia con la categoría del cargo que desempeña, las que le encomiende el Director General y las que emanen de orden de autoridades competentes; h) Proponer al Director General en colaboración con el Departamento Jurídico, las modificaciones necesarias de la legislación vigente, y la dictación de nuevas disposiciones que sean necesarias; i) Mantener bajo su cargo el examen periódico del funcionamiento de las Oficinas y Sub-Oficinas del registro Civil y el asesoramiento, al Jefe del Departamento del Registro Civil, sobre el permanente control de dichas oficinas y Sub-Oficinas.

Artículo 13. Corresponde al Jefe del Departamento Jurídico: a) Subrogar al Sub-Director General; b) Distribuir el trabajo del Departamento; c) Cursar las rectificaciones administrativas; d) Redactar las resoluciones que deben recaer en sumarios administrativos o en investigaciones sumarias; e) Redactar denuncias a los Tribunales de Justicia; f) Redactar consultas de orden jurídico para los Tribunales de Justicia; g) Redactar la correspondencia del Departamento; h) Evacuar consultas en derecho para dentro del servicio; i) Calificar al personal a sus órdenes; j) Presentar semestralmente al Director General un informe de las actividades del Departamento.

Artículo 14. Corresponde al Jefe del Departamento de Divulgación: a) Planificar y dirigir todas las actividades concernientes a las relaciones públicas del Registro Civil; b) Organizar y realizar campañas de propaganda sobre la importancia y funciones del Registro Civil, con el objeto de promover en el público en interés por la inscripción oportuna de los hechos y actos constitutivos del estado civil, y para que todos los sectores de la población conozcan y aprecien los beneficios que se derivan del registro de tales hechos; c) Organizar y ejecutar campañas de divulgación pública sobre las características del sistema del Registro Civil imperante y de los cambios o modificaciones que se le introduzcan, así como de los procedimientos que deben seguirse para que el público pueda obtener en una forma rápida y expedita los servicios que ofrece el Registro Civil; d) Redactar y distribuir entre los distintos medios de difusión las noticias e informaciones referentes a las funciones y actividades del Registro Civil; e) Preparar y ejecutar programas de radio y televisión con miras a dar a conocer debidamente la organización y funcionamiento del Registro Civil y difundir el principio de que dicha Institución no puede cumplir debidamente sus funciones sin la debida cooperación del público; f) Establecer y mantener las mejores relaciones con los diferentes órganos de prensa y medios de difusión y tomar las medidas necesarias para lograr la coordinación de aquellas entidades públicas y privadas que puedan colaborar en el desempeño de sus labores; g) Preparar y procesar el material necesario para la edición de boletines, folletos, manuales y otras publicaciones en que se describan de manera sencilla los principios técnicos elementales del Registro Civil, para conocimiento del público, así como los funcionarios que presten servicios en dicho organismo y de las instituciones afines; h) Coordinar todas sus actividades con el Director General del Registro Civil y la Dirección General del Registro Civil y la Dirección General de Información y Relaciones Públicas de la Presidencia; i) Mantener informada a la Dirección General del Registro Civil sobre el estado de los respectivos programas. Presentar informes mensuales.

Artículo 15. Corresponde al Jefe del Departamento Administrativo: a) Encauzar y coordinar todos los trabajos que guarden relación con el desarrollo de programas de índole económica o financiera, la administración económica del servicio, promociones, licencias, traslados, permisos y destituciones de los funcionarios de todo el servicio, cumplimiento de las obligaciones de éstos, así como el recibo y distribución de toda la documentación y correspondencia que se reciba en la Institución e información al público; b) Ejercer vigilancia o inspección inmediata sobre la ejecución de las labores encomendadas a las secciones de Contabilidad, de Personal, de Correspondencia y la Proveeduría, que forman el Departamento, y cuyas atribuciones se determinan más adelante; c) Asesorar a los jefes de las referidas secciones en el desempeño de sus labores; d) Impartir a los jefes de secciones y personal del Departamento las órdenes e instrucciones necesarias para el cumplimiento de todas las labores que corresponden al Departamento; e) Proponer al Director General la adopción de medidas que tiendan al mejoramiento de los servicios que presta el Departamento; f) Pedir a los funcionarios bajo sus órdenes inmediatas los datos e informes que deban recaer para la ejecución de los trabajos o funciones pertinentes al Departamento; g) Redactar la correspondencia correspondiente al Departamento; h) Calificar al personal bajo su cargo; i) Presentar mensualmente al Director General y a la Dirección Superior, un informe sobre las actividades del Departamento;

Artículo 16. Corresponde al Jefe de la Sección de Contabilidad; a) Confeccionar las planillas de sobretiempo, viáticos, y otras que sean necesarias y enviarlas a la Dirección General de Contabilidad; b) Efectuar los pagos y entregas de dinero que haya de efectuarse al personal; c) Llevar un registro presupuestario para el Control de los gastos; d) Velar para que se paguen los impuestos que causan los servicios del Registro Civil; e) Asesorar, en unión del Jefe del Departamento Administrativo al Director General en los problemas que digan relación con movimiento de fondos y adquisiciones del servicio en toda la República; f) Recaudar y custodiar los ingresos recibidos por concepto de servicios prestados por el Registro Civil en toda la República, que pertenecen al Fondo Especial del Tribunal Electoral; g) Confeccionar al Presupuesto Anual del servicio sobre la base de las necesidades del mismo; h) Presentar mensualmente al Jefe del Departamento Administrativo un informe sobre las labores de la Sección.

Artículo 17. Corresponde al Jefe de la Sección Personal: a) Llevar al día el historial de todos los funcionarios del servicio, sin excepción alguna, desde el ingreso de estos hasta la terminación de funciones, de las licencias, traslados y demás antecedentes que digan relación con la actividad de cada uno; b) Confeccionar los diversos escalafones de mérito y antigüedad del personal del servicio, sobre la base de las calificaciones anuales afinadas; c) Proponer ante el Jefe del Departamento Administrativo, en relación con el resultado de los exámenes, el orden de nombramiento de los postulantes, en el último grado administrativo del servicio; d) Presentar por intermedio del Jefe del Departamento Administrativo para su resolución, debidamente informadas, las solicitudes de renuncia voluntarias o forzadas de los funcionarios, las declaraciones de vacancia de los cargos, las resoluciones de destitución y las solicitudes de permuta de los mismos, e) Presentar por intermedio del Jefe del Departamento Administrativo para su resolución, debidamente informadas, las solicitudes de renuncia voluntarias o forzadas de los funcionarios, las declaraciones de vacancia de los cargos, las resoluciones de destitución y las solicitudes de permuta de los mismos; f) Proponer ante el Jefe del Departamento Administrativo; las fechas en que debe hacer uso de sus vacaciones el personal del servicio y cursar los permisos y licencias por enfermedades; g) Redactar los concursos internos para llenar cargos; h) Calificar a los funcionarios de su oficina y los demás que le encomiende el Jefe del Departamento Administrativo y el Director General; i) Tramitar y registrar, en las hojas de servicios de los funcionarios, las resoluciones que les aplican medidas disciplinarias; j) Llevar un libro índice de dictámenes administrativos, y un archivo ordenado del texto de los mismos; k) Comunicar de oficio al Director General del Registro Civil y a la Sección de Contabilidad, la fecha en que los empleados asumen funciones y la en que dejan de prestar servicios, sea en forma permanente o transitoria; l) Dar conocimiento oportuno al Director General, del movimiento del personal de servicio en todo el país; m) Proponer toda medida administrativa tendiente al mejor desempeño de las funciones de la Sección de Personal; n) Presentar mensualmente al Jefe del Departamento Administrativo un informe sobre las labores de la Sección.

Artículo 18. Corresponde al Jefe de la Sección de Correspondencia: a) Dirigir, coordinar y supervisar las labores de las Sub-Secciones de Recepción y Distribución, Control de Inscripción e Información Interna, a su cargo; b) Velar por la oportuna tramitación de los asuntos que se ventilen o promueven ante el Registro Civil y dar parte al Jefe del Departamento Administrativo del Estado de dichos asuntos y de las causas que motivan su paralización o demora, si es el caso, para que se tomen las medidas a que haya lugar; c) Evaluar el personal a su cargo; d) Organizar y dirigir el servicio de mensajería; e) Desempeñar las demás funciones o atribuciones que por índole de su cargo le competen y las que le asigne el Director General y el Jefe del Departamento Administrativo; f) Presentar mensualmente al Jefe del Departamento Administrativo un informe sobre las actividades de la Sección.

Artículo 19. Corresponde al Jefe de la Sub-Sección de Recepción y Distribución: a) Recibir toda la correspondencia, peticiones y documentación que se dirija o presente al Registro Civil; ordenar su registro y disponer su distribución entre los Departamentos y Secciones que deben atender los asuntos de que se trate; b) Despachar la correspondencia y toda documentación que envía el Registro Civil; c) Llevar un efectivo control del movimiento de toda la correspondencia, solicitudes y documentación que se reciba en el Registro Civil, con el objeto de establecer, en un momento dado, en manos de qué funcionario se encuentra tal o cual asunto; d) Calificar el personal bajo su mando; e) Presentar mensualmente a su jefe inmediato un informe sobre las actividades de la Sub-Sección.

Artículo 20. Corresponde al Jefe de la Sub-Sección de Control de Inscripción: a) Controlar efectivamente el recibo y numeración de las inscripciones; b) Calificar el personal bajo su mando; c) Presentar mensualmente a su Jefe inmediato un informe sobre las actividades de la Sub-Sección.

Artículo 21. Corresponde al Jefe de la Sub-Sección de Información Interna: a) Informar y orientar al público sobre los trámites a seguir para la consecución de los servicios que presta el Registro Civil; b) Calificar el personal bajo su mando; c) Presentar mensualmente a su jefe inmediato un informe sobre las actividades de la Sub-Sección.

Artículo 22. Corresponde al jefe de la Sección de Proveeduría: a) Supervisar los trabajos relacionados con la adquisición de muebles, maquinarias y equipo, útiles y enseres para el Registro Civil, así como el mantenimiento de los mismos; b) Aprobar la adquisición de muebles, útiles y enseres; c) Controlar que los almacenes generales del servicio lleven al día un estado de situación de las existencias; d) Velar para que las solicitudes al almacén general se atiendan oportunamente; e) Mantener vigilancia para que el mobiliario y maquinarias se mantengan en buen estado. Ordenar las reparaciones necesarias; f) Calificar el personal bajo su mando; g) Presentar al Jefe del Departamento Administrativo un informe mensual sobre las actividades de la Sección; h) Confeccionar las nóminas de adquisiciones anuales de muebles, útiles y enseres para los almacenes generales del servicio, sobre la base de las necesidades de todos los despachos y el Presupuesto; i) Adquirir, para todo el servicio, los bienes y materiales de trabajo; j) Custodiar los almacenes generales; k) Distribuir oportunamente a todos los despachos los bienes y materiales que se le solicitan; l) Presentar al Jefe del Departamento Administrativo un informe mensual de las actividades de la Sección.

Artículo 23. Corresponde al Jefe del Departamento del Registro Civil: a) Supervisar la marcha técnica y administrativa de las secciones de Índice, Proveedurías Provinciales y de las Oficinas de Registro Civil Provinciales, Distritoriales y demás locales, incluso de las Sub-Oficinas; b) Proponer al Director General todas las medidas de carácter técnico, administrativo y de distribución y traslados de personal, necesarias para la buena marcha de las oficinas de Registro Civil; c) Ordenar las inscripciones y sub-inscripciones de los nacionalizados y los hechos vitales ocurridos en el exterior; d) Hacer estudios periódicos sobre la dotación de personal necesaria para cada oficina, señalando al Director General la falta o exceso de funcionarios en las oficinas, en consonancia con la labor que desarrolla cada una de ellas; e) Aplicar al personal de su dependencia las medidas disciplinarias que procedan y proponer al Director General la aplicación de aquellas que no sean de su competencia; f) Calificar al personal bajo su mando; g) Proponer visitas de inspección a las oficinas; h) Presentar un informe mensual al Director General sobre las labores del Departamento.

Artículo 24. Corresponde al Jefe de la Sección de Índice: a) Llevar al día en tarjetarios especiales en orden alfabético el registro de todos los hechos vitales inscritos en el Registro Civil; b) Atender, verificar e informar las solicitudes sobre el número de cédulas de las personas (clasificación cronológica de la inscripción del nacimiento dentro de cada Provincia) y de la ubicación de los otros hechos vitales; c) Velar para que las tarjetas Índice sean confeccionadas oportunamente por el Departamento de Tabulación; d) Evaluar el personal a su cargo; e) Presentar al Jefe del Departamento de Registro Civil un informe mensual sobre las actividades de la Sección.

Artículo 25. Corresponde al Jefe de la Sección de Proveedurías Provinciales: a) Llevar el control de los libros de inscripción; b) Calificar el personal bajo su cargo; c) Organizar y distribuir con la debida oportunidad a las diferentes oficinas y sub-oficinas de inscripción y llevar el control de los mismos.

Artículo 26. Corresponde al Jefe de Inspecciones Provinciales: a) Realizar visitas periódicas de inspección a las oficinas Provinciales y a las sub-oficinas, si fuere necesario; b) Remitir al Director General y al Jefe del Departamento de Registro Civil las actas de las visitas realizadas; c) Presentar al Director General, trimestral o semestralmente, el programa de visitas que deben efectuarse a las oficinas y proponer otras visitas cuando las circunstancias así lo aconsejen; d) Emitir informes que le ordene evacuar el Director General; e) Redactar instrucciones generales o especiales para la buena marcha de la Inspección o de las Oficinas; f) Redactar la correspondencia relacionada con sus funciones; g) Cumplir las comisiones que le encomiende el Director General; h) Calificar a los empleados bajo su mando; i) Presentar mensualmente al Director General un informe sobre las actividades del Departamento.

Artículo 27. Corresponde al Jefe de la Sección de Oficinas: a) Organizar, dirigir y coordinar todos los trabajos que se ejecuten en las Oficinas y Sub-Oficinas de sus respectivas Provincias; b) Velar por la marcha técnica y administrativa de dichas oficinas y sub-oficinas; c) Evaluar el personal a su cargo; d) Presentar mensualmente al Director Provincial, un informe sobre las labores efectuadas.

Artículo 28. Corresponde al Director Provincial de Registro Civil a cargo de una oficina: a) Organizar, dirigir y coordinar el servicio de Registro Civil en la Provincia; b) Custodiar y conservar los talonarios que contienen las inscripciones duplicadas que los Oficiales del Registro Civil de las provincias bajo su jurisdicción le envían, así como los legajos o expedientes que contienen los documentos que dieron origen a dichas inscripciones; c) Practicar y firmar la inscripción de los nacimientos y defunciones que le corresponden; d) Practicar y firmar las anotaciones o sub-inscripciones dorsales en la inscripción respectiva y enviarlas a la Dirección General; e) Expedir y firmar las copias integradas o certificados autorizados de las inscripciones que le sean requeridas; f) Responder ante la Sección de Contabilidad, por los gravámenes que emanen de los servicios prestados por el Registro Civil en la Provincia; g) Cuidar los libros y formularios a su cargo y de la autenticidad y exactitud de las inscripciones contenidas en ellos; h) Enviar a la Dirección General el duplicado o cupón de las inscripciones de nacimientos, matrimonios y defunciones que practiquen y los que se reciban de los Registradores Auxiliares que operan dentro de su jurisdicción, dentro del tiempo requerido por la Ley; i) Llevar al día en tarjetarios especiales, en orden alfabético, el registro de todos los hechos vitales ocurridos en la provincia bajo su jurisdicción; j) Enviar semanalmente a la Dirección de Estadística y Censo las informaciones que ésta le solicite así como también en su debida oportunidad las que le solicite el Departamento de Salud Pública y las demás Instituciones o Servicios Públicos que las leyes señalan; k) Supervisar la labor del Teleproceso dentro de su jurisdicción; l) Evaluar el personal a su cargo; m) Presentar mensualmente a la Dirección General un informe sobre las labores efectuadas.

Artículo 29. Corresponde al Registrador Auxiliar a cargo de una Sub-Oficina: a) Practicar y firmar la inscripción de los nacimientos y defunciones que ocurran en el área de su jurisdicción; b) Cuidar de los libros y formularios a su cargo y de la autenticidad y exactitud de las inscripciones contenidas en ellos; c) Enviar semanalmente a su Dirección Provincial del Registro Civil, el duplicado o cupón de las inscripciones de los nacimientos y defunciones que practiquen y en su oportunidad, el libro talonario debidamente clausurado; d) Enviar semanalmente a la Dirección de Estadística y Censo las informaciones que ésta le solicite así como también en su debida oportunidad las que le solicite el Departamento de Salud Pública y las demás Instituciones o Servicios Públicos que las leyes señalan; e) Tomar las medidas necesarias para que el público esté informado de la necesidad de la inscripción y de los procedimientos y requisitos para efectuarla; f) Expedir los permisos de entierro.

Artículo 30. Corresponde a los Cónsules de Panamá en el Exterior, como Oficiales del Registro Civil: a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias por las cuales se rige el servicio y las órdenes e instrucciones impartidas por el Director General; b) Custodiar y conservar los talonarios que contienen las inscripciones duplicadas y enviarlos a la Dirección General en su oportunidad; c) Practicar y firmar la inscripción de los nacimientos, matrimonios y defunciones que le corresponden; d) Cuidar de los libros y formularios a su cargo y de la autenticidad y exactitud de las inscripciones contenidas en ellos; e) Enviar semanalmente a la Dirección General el duplicado o cupón de las inscripciones de nacimientos, matrimonios y defunciones que practiquen, acompañados con los documentos que dieron origen a dichas inscripciones debidamente autenticados por las autoridades del país de origen y por él mismo.

Artículo 31. Para que en los libros que se llevan en los despachos de los Representantes Diplomáticos y Consulares Panameños se proceda a la inscripción de los nacimientos, matrimonios y defunciones de panameños ocurridos en el extranjero, es indispensable que los interesados presenten los documentos que acrediten dichos Hecho y Actos, traducidos al idioma español, si estuviesen redactados en otro idioma, por intérprete reconocido por el Agente Diplomático o Consular. En los mismos casos, cuando dicha inscripción haya de realizarse en la Oficina del Registro Civil, dichos documentos deben estar autenticados por el Representante Diplomático o Consular de Panamá, del lugar donde ocurrió el Hecho o Acto y en ausencia de éste por el del lugar más cercano y finalmente por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si estuviesen redactados en un idioma distinto al Español, se acompañarán de una traducción a este idioma hecha por un Intérprete Público Autorizado de Panamá. El mismo procedimiento se seguirá con los documentos de nacimientos, matrimonios y defunciones de extranjeros ocurridos en el exterior y que deseen inscribir en las Oficinas del Registro Civil. En todos los casos anteriormente mencionados, las inscripciones se practicarán en los libros destinados al efecto.

Artículo 32. Corresponde a los Jueces Municipales, Ministros Religiosos y Juntas Comunales, como Oficiales del Registro Civil: a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias por las cuales se rige el servicio y las órdenes e instrucciones impartidas por el Director General; b) Responder por la custodia y conservación de todos los documentos de la Oficina Central del Registro Civil relacionado con las inscripciones; c) Practicar y firmar la inscripción de los matrimonios que se celebren; d) Enviar semanalmente a la Dirección Provincial el duplicado o cupón de las inscripciones de los matrimonios que practiquen con sus respectivas actas y en su oportunidad, el libro talonario debidamente clausurado; e) Enviar semanalmente a la Dirección de Estadística y Censo las informaciones que ésta le solicite así como también en su debida oportunidad las que le solicite el Departamento de Salud Pública y las demás Instituciones o Servicios Públicos que las leyes señalan; f) Los Ministros Religiosos no podrán celebrar bautismo sin que previamente se le presente la constancia, de haber sido inscrito el nacimiento.

Artículo 33. Corresponde al Jefe del Departamento de Archivos: a) Responder por la custodia y conservación de todos los documentos de la Oficina Central del Registro Civil relacionado con las inscripciones; b) Supervisar la clasificación, codificación, catalogación y archivo de todos los documentos que se reciban o se despachen en la Dirección General del Registro Civil; c) Supervisar las labores de encuadernación y empaste de los documentos; d) Atender las consultas sobre los documentos; e) Mantener control sobre los documentos; f) Evaluar el personal a su cargo; g) Presentar mensualmente a la Dirección General un informe sobre las labores realizadas en el Departamento.

Artículo 34. Corresponde al Jefe del Departamento de Microfilmación y Teleproceso: a) Organizar, dirigir y coordinar las labores de las Secciones de Microfilmación y de Teleproceso; b) Velar para que los procesos de la microfilmación de los documentos se ejecuten adecuadamente; c) Velar para que el tarjetario microseal sea confeccionado y archivado adecuadamente; d) Supervisar el sistema de Teleproceso; e) Supervisar la expedición de las fotocopias de los documentos e iniciar las mismas; f) Evaluar el personal bajo su mando; g) Presentar mensualmente al Director General un informe sobre las labores del Departamento.

Artículo 35. Corresponde al Jefe de la Sección de Microfilmación: a) Atender la preparación y desarrollo de los trabajos de fotografía, revelado, verificación, etc. de los documentos; b) Atender la preparación de las tarjetas microseal; c) Supervisar el archivo y control de las tarjetas microseal; d) Supervisar la producción de fotografías para la expedición de Certificados; e) Iniciar las fotocopias; f) Atender las solicitudes de fotocopias; g) Presentar un informe mensual de las actividades de la Sección; h) Evaluar el personal bajo su cargo.

Artículo 36. Corresponde al Jefe de la Sección de Teleproceso: a) Supervisar los trabajos inherentes al teleproceso tanto en la Oficina Central como en las Oficinas Provinciales, b) Vigilar que el equipo esté siempre en perfectas condiciones; c) Atender que las normas establecidas sobre el manejo del equipo y del material sean atendidas por todo el personal tanto en la Oficina Central como de las Provinciales; d) Evaluar el personal a su cargo; e) Presentar un informe mensual.

Artículo 37. Se llevarán cuatro clases de libros que son: de nacimientos, de defunciones, de matrimonios y de naturalizaciones. Cada libro tendrá la cantidad de hojas numeradas que señale la Dirección General, fijadas con base a las necesidades locales de las Oficinas y Sub-Oficinas. Habrá libros de 25, 50, 100 y 200 hojas destinadas para las inscripciones. Cada libro de inscripciones tendrá una hoja al comienzo y otra al final, destinadas a los certificados de apertura y clausura, que permanecerán adheridas al libro talonario. Al final del libro habrán hojas especiales destinadas a la confección del índice particular de cada libro. En el certificado de apertura se consignará la fecha y la individualización del Oficial del Registro Civil y de la primera partida con que se inicia cada libro; y en el de clausura los primeros dos antecedentes y el de la última partida. Cada hoja numerada de dichos libros estará destinada a una sola inscripción duplicada y sus menciones serán impresas. El dorso de estas hojas se destinará a las anotaciones y sub-inscripciones que correspondan a cada inscripción. Cada una de las hojas numeradas del libro estará dividida en el centro por una línea vertical punteada que permita la fácil separación del lado derecho de la misma, que se denominará "cupón" y que corresponderá al ejemplar de la inscripción duplicada que debe ser enviada a la Dirección General con sede en la ciudad de Panamá. El lado izquierdo de la hoja, que se denominará "talonario", contendrá el otro ejemplar duplicado de la inscripción y quedará adherida al libro en poder de la Oficina del Director Provincial del Registro Civil a la provincia respectiva. Los libros se usarán dentro del año. Se iniciarán el 1º de enero de cada año y se terminarán el 31 de diciembre del mismo año, aún cuando no hayan sido ocupadas todas sus hojas. Las hojas no usadas el 31 de diciembre serán inutilizadas por una línea oblicua, procediendo enseguida a la clausura del libro y a su envío a la Dirección Provincial del Registro Civil respectivo. Los libros de inscripción serán públicos y por lo tanto, cualquier persona puede pedir copia de las inscripciones que contengan.

Artículo 38. En cada uno de los libros destinados a una misma clase de inscripciones duplicadas, se enumerarán éstas en orden correlativo. En las hojas destinadas a las inscripciones, tanto los rubros que contengan al anverso y reverso, cuanto los que aparezcan en blanco para ser llenados a mano, se omitirán las abreviaturas y guarismos e iniciales. Las cantidades y las fechas se expresarán siempre en letras.

Artículo 39. Para cada inscripción se destinará una página del respectivo libro, destinándose el dorso de dicha página para las anotaciones y sub-inscripciones.

Artículo 40. Toda inscripción debe practicarse inmediatamente en el libro que corresponda, sin que sea lícito al Oficial del Registro Civil, tomar apuntes para verificarla con posterioridad a la anotación.